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摘要：企業(yè)員工人事檔案管理盡管已逐步向更加科學(xué)規(guī)范的方向轉(zhuǎn)變，但仍存在一些需要解決的問(wèn)題。本文首先從管理方式上闡述了企業(yè)員工人事檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀，進(jìn)而分析了企業(yè)員工人事檔案管理存在的問(wèn)題，最后從管理、理念、人員、設(shè)備等方面對(duì)如何提高企業(yè)員工人事檔案管理水平提出個(gè)人建議。

關(guān)鍵詞：企業(yè)員工人事檔案;發(fā)展現(xiàn)狀;措施

企業(yè)員工人事檔案管理歷經(jīng)數(shù)十年發(fā)展與變革，隨著檔案管理制度化和規(guī)范化建設(shè)工作的需要以及檔案管理水平的提升，原有較為粗泛的管理已逐步向嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范、科學(xué)的方向轉(zhuǎn)變，形態(tài)更顯便捷、細(xì)致、合理。筆者從一個(gè)流動(dòng)人員人事檔案管理工作者的角度，綜合分析自身在近20年的從業(yè)生涯中接觸到的企業(yè)員工人事檔案，對(duì)其發(fā)展現(xiàn)狀、存在問(wèn)題及對(duì)策提出個(gè)人淺見(jiàn)如下。

1企業(yè)員工人事檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀

企業(yè)員工人事檔案自誕生以來(lái)，從傳統(tǒng)的手工記錄臺(tái)賬管理，逐步向先進(jìn)的計(jì)算機(jī)管理為主、臺(tái)賬備份為輔的管理形式轉(zhuǎn)變，其內(nèi)容與方式已形成了豐富多樣的發(fā)展趨勢(shì)，在管理方式上基本分為自行管理與委托管理兩種。

1.1自行管理

凡企業(yè)資產(chǎn)屬全民所有制的企業(yè)，經(jīng)上級(jí)主管部門(mén)授權(quán)，可具備人事調(diào)配及檔案管理資格，自行管理企業(yè)正式員工的人事檔案。企業(yè)于人事管理部門(mén)下設(shè)檔案管理專職崗位，負(fù)責(zé)管理員工人事檔案，并為其提供檔案接轉(zhuǎn)、檔案整理、資料收集、資料歸檔、資料利用等與檔案相關(guān)的服務(wù)。

1.2委托管理

委托管理，顧名思議，指的就是委托第三方機(jī)構(gòu)管理，企業(yè)主要在下述2種情況下，采取委托管理的方式管理員工檔案。自2008年1月1日國(guó)家實(shí)施勞動(dòng)合同法起，企業(yè)員工不再進(jìn)行正式員工與臨時(shí)工的界定，許多企業(yè)與人才服務(wù)機(jī)構(gòu)簽訂企業(yè)人事協(xié)議，在錄用新員工時(shí)，即將其人事關(guān)系委托人才服務(wù)機(jī)構(gòu)管理，員工檔案也由人才服務(wù)機(jī)構(gòu)統(tǒng)一管理。企業(yè)人事只需負(fù)責(zé)員工的招聘、培訓(xùn)、使用，以及在授權(quán)系統(tǒng)中根據(jù)企業(yè)招聘及離職人員情況進(jìn)行企業(yè)員工名冊(cè)的增減，同時(shí)，負(fù)責(zé)收集工作中形成的學(xué)歷教育、專業(yè)技術(shù)職務(wù)、考核等動(dòng)態(tài)信息資料，提交人才服務(wù)機(jī)構(gòu)歸檔即可，與檔案管理有關(guān)的一應(yīng)事宜均全權(quán)委托人才服務(wù)機(jī)構(gòu)辦理。企業(yè)中的勞務(wù)派遣員工，由于派遣用工的用人主體為勞務(wù)派遣公司，實(shí)際用工單位與勞動(dòng)者之間只是勞務(wù)關(guān)系，不能管理其人事檔案，而勞務(wù)派遣公司承擔(dān)了勞務(wù)派遣員工招聘錄用、勞動(dòng)合同管理、工資管理、績(jī)效管理、保險(xiǎn)福利管理、安全生產(chǎn)管理、計(jì)劃生育管理等整套人力資源管理服務(wù)工作，唯獨(dú)在檔案管理方面，沒(méi)有獲得相應(yīng)權(quán)限。實(shí)際用工單位或勞務(wù)派遣單位對(duì)員工檔案重視的，即委托人才服務(wù)機(jī)構(gòu)代管派遣員工人事檔案，缺乏檔案管理意識(shí)的，則不聞不問(wèn)。

2企業(yè)員工人事檔案管理存在的問(wèn)題

2.1檔案整理不規(guī)范

企業(yè)員工人事檔案在檔案整理方面，存在著未整理、早期少部分整理等普遍現(xiàn)象，翻開(kāi)檔案袋，其檔案材料未整理的問(wèn)題五花八門(mén)：有的未按照人事檔案十大類(lèi)分類(lèi)；有的簡(jiǎn)單分類(lèi)后未對(duì)第四、九大類(lèi)進(jìn)行二級(jí)分類(lèi)；有的對(duì)不符合A4或16開(kāi)大小的紙張未做托裱、折疊等相應(yīng)處理；有的未逐份對(duì)檔案資料進(jìn)行編碼，而是將不同時(shí)期同材料名稱的資料合成一份資料，只編一個(gè)順序號(hào)，頁(yè)碼連編；有的將應(yīng)列入人事檔案十大類(lèi)的材料放入了重復(fù)多余袋（例如：就業(yè)報(bào)到證、工資與行政介紹信等原屬于文書(shū)檔案現(xiàn)已劃入人事檔案的材料）；甚至有些企業(yè)連上一個(gè)管檔部門(mén)對(duì)檔案的密封都未拆除，更談不上對(duì)檔案資料的整理了。

2.2檔案材料收集不完整

檔案材料的缺失也是企業(yè)員工人事檔案的一大問(wèn)題。企業(yè)員工人事檔案在資料收集管理上不太重視，員工獲得高一級(jí)學(xué)歷時(shí)，未向員工索要新學(xué)歷的學(xué)籍檔案；員工考取專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格時(shí)，也未向員工提出將“專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格考試合格人員登記表”歸入人事檔案的要求；每年的年度考核表與工資晉升審批表未在一年內(nèi)歸入人事檔案；入黨志愿書(shū)等發(fā)展黨員有關(guān)材料在黨員轉(zhuǎn)正后未從基層黨委轉(zhuǎn)入人事檔案；員工進(jìn)崗時(shí)人事檔案未到位的，企業(yè)人事部門(mén)亦未繼續(xù)催調(diào)，而是另行為其建立工作檔案，導(dǎo)致“一檔多投”現(xiàn)象出現(xiàn)。諸多跡象，均不符合國(guó)家對(duì)“三齡二歷一身份”的核查要求。

2.3檔案管理人員專業(yè)性不足

檔案管理人員業(yè)務(wù)能力差、專業(yè)性不足，在檔案資料收集、整理、分類(lèi)及“三齡二歷一身份”信息審核上專業(yè)知識(shí)缺乏，究其原因，主要是單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此項(xiàng)工作不夠重視，具體體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是未設(shè)立專職崗位，多數(shù)企業(yè)檔案管理人員由人力資源部人事職員兼任，且人員流動(dòng)性大，其主要職責(zé)范圍為招聘、培訓(xùn)、薪酬管理等，檔案管理僅作為輔助性工作安排；二是檔案管理人員進(jìn)崗前未接受過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)，未取得檔案從業(yè)人員資格證書(shū)，企業(yè)未制定相應(yīng)的學(xué)習(xí)制度，極少安排檔案管理人員參加業(yè)務(wù)主管部門(mén)舉辦的各類(lèi)業(yè)務(wù)指導(dǎo)培訓(xùn)班。

2.4檔案信息化應(yīng)用匱乏

雖然目前計(jì)算機(jī)應(yīng)用已相當(dāng)普及，但在檔案管理上的應(yīng)用還是稍顯匱乏。檔案信息化不能僅僅是局限于使用計(jì)算機(jī)制作一張表單、建立一個(gè)文檔，甚至是使用foxpro基礎(chǔ)軟件建立一個(gè)小型數(shù)據(jù)庫(kù)，將紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)換為文本信息，也還是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，而應(yīng)該將計(jì)算機(jī)、VPN虛擬網(wǎng)網(wǎng)與檔案管理這門(mén)學(xué)科相結(jié)合，將其上升到專業(yè)性的計(jì)算機(jī)應(yīng)用上來(lái)，使員工人事檔案成為企業(yè)選人、用人及人才分析的可靠數(shù)據(jù)來(lái)源。

3提高企業(yè)員工人事檔案管理水平的措施

3.1重視管理，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)

一是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視人事檔案管理工作，把它放在企業(yè)發(fā)展的全局統(tǒng)籌考慮和布局謀劃之中，納入整體工作安排，提供必須的人力、財(cái)力和物力保障，確保人事工作扎實(shí)有序穩(wěn)步推進(jìn)；二是企業(yè)應(yīng)結(jié)合人事檔案管理工作政策性強(qiáng)、工作細(xì)致度要求高的主要特點(diǎn)，建章立制，制定并嚴(yán)格執(zhí)行《檔案管理工作人員守則》《崗位工作職責(zé)》《檔案查（借）閱規(guī)定》《檔案室管理規(guī)定》等與人事檔案工作息息相關(guān)的管理規(guī)定，規(guī)范崗位管理；三是工作中實(shí)行專人負(fù)責(zé)制、AB崗工作制，并納入企業(yè)績(jī)效考核辦法，確保各項(xiàng)工作有效執(zhí)行，對(duì)出現(xiàn)空崗、缺位的情況，需追究相關(guān)人員的責(zé)任。

3.2轉(zhuǎn)換理念，倡導(dǎo)優(yōu)質(zhì)服務(wù)

企業(yè)人事管理部門(mén)應(yīng)摒棄行政管理部門(mén)高高在上的官僚意識(shí)，以“員工滿意”為最高目標(biāo)，堅(jiān)持以飽滿的工作熱情以及良好的工作態(tài)度為全體員工提供高效優(yōu)質(zhì)的檔案管理與服務(wù)。一是始終保持工作環(huán)境整潔，掛牌明示服務(wù)窗口工作內(nèi)容，上墻公布檔案管理各項(xiàng)服務(wù)的有關(guān)規(guī)定、辦事流程；二是提高為民服務(wù)、為人才服務(wù)的水平及群眾的滿意度，以作風(fēng)建設(shè)和優(yōu)質(zhì)服務(wù)為重點(diǎn)，創(chuàng)新管理服務(wù)辦法，弘揚(yáng)“服務(wù)，創(chuàng)新，誠(chéng)信，奉獻(xiàn)”的企業(yè)精神；三是加強(qiáng)工作監(jiān)督，設(shè)置工作人員去向牌，并在企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)站設(shè)立意見(jiàn)欄，認(rèn)真收集員工有效建議，不斷完善檔案管理的服務(wù)工作，持續(xù)改進(jìn)工作作風(fēng)。

3.3注重教育，建設(shè)專業(yè)化隊(duì)伍

一是重視人才培養(yǎng)，大膽選拔使用青年干部，不斷拓寬各類(lèi)專業(yè)人才晉升通道，定期推選業(yè)績(jī)優(yōu)異、技術(shù)過(guò)硬且綜合素養(yǎng)較高的優(yōu)秀人才，在企業(yè)內(nèi)部予以表彰與獎(jiǎng)勵(lì)；二是全面實(shí)施人才隊(duì)伍建設(shè)規(guī)劃，健全在崗培訓(xùn)制度，定期開(kāi)展思想、政治及業(yè)務(wù)交流與學(xué)習(xí)，不斷優(yōu)化結(jié)構(gòu)，提高檔案管理整體服務(wù)水平；三是鼓勵(lì)員工積極參加各項(xiàng)專業(yè)技能培訓(xùn)，逐步提升員工的業(yè)務(wù)技能、服務(wù)質(zhì)量和工作水平，定期組織員工參加各級(jí)業(yè)務(wù)主管部門(mén)舉辦的干部人事檔案工作培訓(xùn)及相關(guān)繼續(xù)教育培訓(xùn)；四是實(shí)行“走進(jìn)來(lái)，走出去”的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)辦法，通過(guò)邀請(qǐng)資深的專業(yè)人士進(jìn)企業(yè)現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)工作及開(kāi)展與其它企事業(yè)單位人事檔案管理部門(mén)的交流學(xué)習(xí)，有力促進(jìn)檔案業(yè)務(wù)水平進(jìn)一步提升。

3.4完善功能配套，提升軟硬件水平

軟硬件設(shè)施的優(yōu)劣對(duì)人事檔案管理水平有著十分重要的影響力，屬于資金到位即可解決的問(wèn)題，必須狠抓落實(shí)。一是采購(gòu)專業(yè)的檔案管理軟件，功能涵蓋檔案信息采集、查詢、修改、統(tǒng)計(jì)及檔案著錄、掃描、目錄與圖片資料數(shù)據(jù)掛接、信息利用審批、信息共享等多方面；二是按照國(guó)家檔案庫(kù)房標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)檔案室，配套中央空調(diào)、抽濕機(jī)、滅火器、防盜門(mén)窗、溫濕度表、電風(fēng)扇、排氣扇、防腐防蟲(chóng)物品、檔案打孔切割機(jī)等安全防護(hù)、檔案整理裝訂設(shè)備，自動(dòng)調(diào)節(jié)溫濕度等儀器，努力實(shí)現(xiàn)全自動(dòng)化管理，采取科學(xué)有效的方法達(dá)到防火、防盜、防潮、防高溫、防光、防蛀、防塵、防有害氣體等“八防”要求。

作者:陳張靖 單位:中國(guó)海峽人才市場(chǎng)