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1.1快速處理數(shù)據(jù)
企業(yè)信息化平臺的搭建實現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部所有軟件系統(tǒng)的集合。這些系統(tǒng)軟件的使用使信息數(shù)據(jù)更易于存儲，對數(shù)據(jù)的計算、統(tǒng)計、分析的速度更快、更全面，同時數(shù)據(jù)在企業(yè)內(nèi)部的流動更容易。這些優(yōu)勢是人工情況下無法實現(xiàn)的。
1.2提高企業(yè)的生產(chǎn)、管理效率
信息化軟件不管對數(shù)據(jù)的存儲或分享，還是數(shù)據(jù)的計算或統(tǒng)計，都依照一定的機(jī)器語言和規(guī)則來完成，就整體來說，即為企業(yè)管理機(jī)制在信息系統(tǒng)中的再現(xiàn)。如此一來，因人為因素(人情、意識、行為習(xí)慣等)導(dǎo)致業(yè)務(wù)運作受到滯阻的情況有所減少，工作效率得到了提高。通過系統(tǒng)督促、提醒人員按時進(jìn)行工作處理，能夠強(qiáng)化組織執(zhí)行力，使企業(yè)的管理更加有效。
1.3整合資源，避免浪費
由于信息化管理系統(tǒng)的建立，必須對已有的信息和設(shè)備進(jìn)行重新審視，即這些信息和設(shè)備需要符合企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展和運行需求。如果不符合，就需要看有沒有進(jìn)行改造的可能，同時也要看改造是否經(jīng)濟(jì)可行。因此，在信息化建設(shè)過程中，需要對原有的信息化數(shù)據(jù)、設(shè)備、資產(chǎn)作出合理的方案并進(jìn)行處置。信息化系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，是組織運作的重要載體和資產(chǎn)，通過對數(shù)據(jù)的分析和整合，能有效利用資源，避免浪費，提高企業(yè)內(nèi)部經(jīng)費使用效率。
2目前企業(yè)信息化存在的問題
目前，在我國大中型企業(yè)，計算機(jī)已經(jīng)在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理的各個環(huán)節(jié)得到應(yīng)用，各種計算機(jī)管理軟件不斷涌現(xiàn)，如財務(wù)系統(tǒng)、生產(chǎn)管理系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)等。可以看到，隨著企業(yè)自身的發(fā)展，其對信息化的要求必然提高，而企業(yè)信息管理應(yīng)用領(lǐng)域的拓寬，使信息化與核心業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)度不斷提高。同時，信息化的復(fù)雜程度也在增加。在當(dāng)前一些所謂實現(xiàn)信息化的企業(yè)中，人、財、物等各種資源的投入帶來的不是信息化過程的加速，而是系統(tǒng)經(jīng)常出現(xiàn)各種問題，計算機(jī)輔助管理的效果不明顯，從而造成“信息化成本高，效益難以顯現(xiàn)”的尷尬局面。造成這一問題的原因主要有以下幾個方面：
2.1信息與數(shù)據(jù)的問題難以發(fā)揮信息系統(tǒng)的作用
在企業(yè)信息系統(tǒng)中，容易出現(xiàn)信息分散，數(shù)據(jù)不同等問題，這是由于系統(tǒng)不同、服務(wù)的部門不同、崗位不同，使企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)互相割裂，數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一，無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，還會造成同一數(shù)據(jù)的反復(fù)錄入。這種情況導(dǎo)致相同數(shù)據(jù)在不同系統(tǒng)中反映出來的結(jié)果不同，既浪費了人力和物力，還給管理工作帶來了困難。
2.2無專業(yè)人員維護(hù)數(shù)據(jù)與系統(tǒng)
企業(yè)購買一套系統(tǒng)，一般是由廠家進(jìn)行幾次培訓(xùn)之后就交付管理人員直接使用。在使用過程中如出現(xiàn)問題，一是管理人員自己摸索解決，二是尋求廠家的幫助。實際上，信息系統(tǒng)的維護(hù)與管理工作是分割的，沒有專業(yè)人員對系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和使用。在工作中，一些管理人員認(rèn)為，用或不用信息化管理系統(tǒng)，對于管理工作并無大的影響，而學(xué)習(xí)使用新的系統(tǒng)繁瑣復(fù)雜，傳統(tǒng)的人工辦公形式在企業(yè)中依然可用可行。這種思想的存在，直接導(dǎo)致了有系統(tǒng)無人用的局面，也使管理系統(tǒng)成為了面子工程。
2.3將信息系統(tǒng)作為事后記錄的工具
由于企業(yè)內(nèi)部一些員工的學(xué)習(xí)能力不強(qiáng)，在實際工作中較少使用信息系統(tǒng)，而只是在總結(jié)歸納工作整體情況時利用系統(tǒng)匯總數(shù)據(jù)，出具分析報告。這樣，系統(tǒng)就成為一個事后記錄工具，通過記錄工作中的一些數(shù)據(jù)，導(dǎo)出管理者需要的報表，實現(xiàn)影響決策的目的。這樣使用信息系統(tǒng)在總結(jié)分析工作中確實提高了效率，但在日常工作中并未改變企業(yè)原有的傳統(tǒng)人工模式和管理流程，也就喪失了競爭優(yōu)勢，創(chuàng)造的效益也微乎其微。
2.4信息系統(tǒng)的更新問題
一些企業(yè)購買信息系統(tǒng)時間較早，但并未使用，待實際使用時，系統(tǒng)已不能滿足信息化的要求。一方面，管理工作的需求是與時俱進(jìn)的，對信息系統(tǒng)的要求也是要緊跟時展，這就要求信息系統(tǒng)不斷進(jìn)行升級和更新；另一方面，企業(yè)追求的是成本支出的最小化與效益獲取的最大化，在某些不影響生產(chǎn)經(jīng)營的環(huán)節(jié)上，企業(yè)不愿意支付大量的資金對信息系統(tǒng)進(jìn)行升級改造。此外，領(lǐng)導(dǎo)的重視程度、員工的配合程度等也是信息化系統(tǒng)上線使用的重要因素。
3企業(yè)信息化實施策略
隨著時代的發(fā)展與技術(shù)的進(jìn)步，信息化管理已成為企業(yè)發(fā)展的必由之路，企業(yè)要提高管理效率，應(yīng)在信息化系統(tǒng)規(guī)劃設(shè)計之前，解決以下問題：
3.1規(guī)劃設(shè)計統(tǒng)籌階段全公司核心部門
信息化管理系統(tǒng)的開發(fā)不只是技術(shù)人員的工作，由于每個核心管理部門都會使用到信息系統(tǒng)，因此在設(shè)計之初應(yīng)讓所有核心管理人員參與系統(tǒng)開發(fā)，完善系統(tǒng)的各個工作環(huán)節(jié)。只有經(jīng)過員工充分討論才能真正設(shè)計出適合實際工作的信息系統(tǒng)，在未來使用過程中規(guī)避一些問題。同時，設(shè)計討論的過程也是員工熟悉系統(tǒng)、參與學(xué)習(xí)的過程，從而使一些固守傳統(tǒng)的員工能夠真正體會到系統(tǒng)帶來的便利，提高他們在實際工作中使用系統(tǒng)的熱情。
3.2制定信息化發(fā)展的長遠(yuǎn)規(guī)劃
企業(yè)信息化不是攀比，也不是榮譽(yù)，其目的是解決企業(yè)管理工作中的問題。因此，這項工作應(yīng)設(shè)定為長遠(yuǎn)工作。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，管理工作日趨龐大，信息化系統(tǒng)則應(yīng)結(jié)合企業(yè)的實際情況不斷更新。信息化系統(tǒng)既要能解決當(dāng)下企業(yè)管理工作中存在的問題，也要能預(yù)見未來3～5年內(nèi)企業(yè)發(fā)展變化帶來的新需求。
3.3將信息化理念植入員工思想
信息化在企業(yè)中能否成功普及，一方面在于領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，資金的投入力度；另一方面，也是尤為關(guān)鍵的一方面是企業(yè)員工是否真正愿意使用該系統(tǒng)，他們的理念是否“更新”。因此，在企業(yè)內(nèi)部應(yīng)從上到下深入灌輸信息化的理念，讓全體員工能夠并且愿意隨信息化一同發(fā)展進(jìn)步。
4企業(yè)信息化管理系統(tǒng)列舉
企業(yè)的信息化管理系統(tǒng)應(yīng)以管理、溝通、協(xié)作為目標(biāo)，將信息處理、流程管理和知識管理融合為一體，實現(xiàn)個人辦公、協(xié)同辦公、公文流轉(zhuǎn)、工作流、郵件管理、信息共享、人事管理等功能以及人員相互之間的有效交流和溝通，及時提供各方面的信息和動態(tài)。
4.1電子郵件系統(tǒng)
該系統(tǒng)可包含企業(yè)各部門公共E-mail地址以及“領(lǐng)導(dǎo)信箱”，便于公司內(nèi)部各部門之間的溝通和信息傳遞，如通知、公告及發(fā)文等有關(guān)文件的傳閱。對傳閱給各管理部門領(lǐng)導(dǎo)的文件，請領(lǐng)導(dǎo)“簽名”反饋。同時，可增設(shè)“重點工作反饋”欄目，將一些熱點工作反饋給公司領(lǐng)導(dǎo)或部門領(lǐng)導(dǎo)。還可設(shè)“公司BBS”，員工可在網(wǎng)上就工作問題發(fā)表感想，暢所欲言，拉近職工間的距離。
4.2公文管理系統(tǒng)
該系統(tǒng)包括“行政公文”和“生產(chǎn)管理文件”兩大部分，行政公文主要是將近期企業(yè)內(nèi)規(guī)章制度，內(nèi)部發(fā)文、收文的條目進(jìn)行公示；生產(chǎn)管理文件可公示生產(chǎn)部門的成果與進(jìn)度，以及銷售部門的業(yè)績等。
4.3檔案系統(tǒng)
該系統(tǒng)可上載企業(yè)近兩年來收集的文件目錄，供職工查找自己所需文檔，從而也簡便了檔案部門的工作。可設(shè)“檔案信箱”，收集各部門當(dāng)年準(zhǔn)備存檔且可通過網(wǎng)絡(luò)傳送的文件。還可設(shè)“檔案知識”，宣傳檔案的重要性以及文件存檔的條件，保證全年檔案的系統(tǒng)性與完整性。
5結(jié)語
企業(yè)信息化是一個復(fù)雜的過程，在此過程中應(yīng)進(jìn)行前期的規(guī)劃設(shè)計，實施過程應(yīng)落實到每位員工。只有以適用于本企業(yè)為原則，同時兼顧系統(tǒng)性和可拓展性，在硬件的配置、軟件的開發(fā)、系統(tǒng)的建設(shè)等各方面都注意到企業(yè)今后發(fā)展的需要，對于企業(yè)而言，必將成為最終的最大受益者。
作者：陳娟 單位：同濟(jì)大學(xué)