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【摘要】在全球市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，辦公室作為保障企業(yè)正常運(yùn)行的基礎(chǔ)單元，發(fā)揮著重要作用和根本影響。本文主要闡述新形勢(shì)下綜合辦公室的精細(xì)化管理，從而提升企業(yè)綜合實(shí)力和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

【關(guān)鍵詞】綜合辦公室；精細(xì)化；管理

綜合辦公室是企業(yè)或單位的中樞管理部門，起到外部接待和內(nèi)部溝通銜接的重要作用，保障各部門的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。綜合辦公室的責(zé)任重大，任何事物如果處理不到位都有可能影響企業(yè)各部門的運(yùn)轉(zhuǎn)效率，推進(jìn)綜合辦公室實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，有助于規(guī)范企業(yè)發(fā)展，提升市場(chǎng)環(huán)境下的競(jìng)爭(zhēng)力。

一、綜合性辦公室精細(xì)化管理概述

（一）重要性。現(xiàn)階段國(guó)際市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)如此激烈，無(wú)論對(duì)企業(yè)還是行業(yè)而言，專業(yè)化、精細(xì)化的職能劃分才足以應(yīng)對(duì)殘酷的競(jìng)爭(zhēng)，維護(hù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)利益最大化。綜合辦公室作為企業(yè)對(duì)外的窗口，負(fù)責(zé)處理各項(xiàng)對(duì)外事務(wù)，同時(shí)也是企業(yè)提升管理能力的基礎(chǔ)，是向各部門下達(dá)企業(yè)高層決策和各項(xiàng)規(guī)章制度的重要路徑。對(duì)于辦公室而言，精細(xì)化管理有助于將繁瑣的工作進(jìn)行高效的分類，根據(jù)時(shí)間的輕重緩急程度合理統(tǒng)籌安排，有效提升企業(yè)的工作效率。

（二）特點(diǎn)。綜合性、樞紐性、時(shí)效性、服務(wù)性是辦公室職能的四項(xiàng)基本特點(diǎn)，充分體現(xiàn)了綜合辦公室實(shí)行精細(xì)化管理的迫切性，只有精細(xì)化管理才能確保各項(xiàng)工作準(zhǔn)確無(wú)誤運(yùn)行。綜合性辦公室承擔(dān)著整個(gè)企業(yè)或單位外事、行政、通信、公文、機(jī)要、印章等管理職能，同時(shí)負(fù)責(zé)各級(jí)高層領(lǐng)導(dǎo)的服務(wù)保障、組織協(xié)調(diào)和接待等工作，工作內(nèi)容范圍廣泛，多而繁雜，幾乎無(wú)現(xiàn)有的規(guī)章或規(guī)律可參考和參照，很多內(nèi)容屬于臨時(shí)交代，這就要求辦公室合理安排、分清主次，才能確保工作運(yùn)轉(zhuǎn)正常。

二、綜合辦公室的精細(xì)化管理措施

綜合辦公室精細(xì)化管理，簡(jiǎn)要來(lái)說(shuō)，就是崗位責(zé)任和工作內(nèi)容的精細(xì)化分工，在細(xì)化的過(guò)程中應(yīng)對(duì)不同的職位和職責(zé)制定相應(yīng)的要求和標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格執(zhí)行績(jī)效考核制度，推動(dòng)綜合辦公室實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理。

（一）提升管理理念和責(zé)任意識(shí)。綜合辦公室是企業(yè)重要的中樞神經(jīng)，涉及的工作責(zé)任重大且繁雜，需要精細(xì)化的管理理念和方式，提高服務(wù)意識(shí)和員工的責(zé)任意識(shí)才能確保各項(xiàng)工作順利、無(wú)誤地運(yùn)行。精細(xì)化管理需要將辦公室職能從傳統(tǒng)的被動(dòng)服務(wù)形式更改為主動(dòng)服務(wù)，不僅服務(wù)好各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，同時(shí)還需要處理基層各部門的關(guān)系，增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，本著嚴(yán)謹(jǐn)負(fù)責(zé)的態(tài)度，確保各項(xiàng)事務(wù)準(zhǔn)確無(wú)誤。

（二）簡(jiǎn)化辦公流程。經(jīng)營(yíng)規(guī)模和領(lǐng)域繁雜的企業(yè)，其內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)必定龐大，作為企業(yè)的綜合辦公室需要同時(shí)具備行政管理、人事、財(cái)務(wù)、對(duì)外宣傳等多項(xiàng)職能和功能，是系統(tǒng)而復(fù)雜的管理部門。綜合辦公室的日常工作量巨大，內(nèi)容繁雜，推進(jìn)精細(xì)化管理方式、簡(jiǎn)化辦公室流程，梳理日常事務(wù)的繁雜程度使其清晰明了，同時(shí)將整體目標(biāo)進(jìn)行階段性劃分，細(xì)化到具體負(fù)責(zé)人進(jìn)行任務(wù)分解，促進(jìn)完成辦公室整體工作任務(wù)，這樣能夠有效避免發(fā)生雜亂無(wú)序的狀況，保障事務(wù)處理的完整性。

（三）公文處理能力。企業(yè)綜合辦公室的基本技能——公文的書寫和處理能力必不可少，在日常的工作中調(diào)查研究報(bào)告、撰寫文稿、提供數(shù)據(jù)信息等都需要良好的寫作能力和公文處理能力。精細(xì)化管理要求辦公室人員必須具備和掌握各種公文相關(guān)的寫作理論和規(guī)劃，并且熟識(shí)公文處理各個(gè)環(huán)節(jié)的注意事項(xiàng)，主動(dòng)向經(jīng)驗(yàn)豐富的人員請(qǐng)教和確認(rèn)，保證公文語(yǔ)言組織的合理性和準(zhǔn)確性，言簡(jiǎn)意賅、清晰明了，保證正式?jīng)Q策的順利傳達(dá)到位。企業(yè)綜合辦公室對(duì)于公文的處理需要建立完善的公文傳閱登記制度，針對(duì)公文的傳閱實(shí)行登記和跟蹤，詳細(xì)記錄文件編號(hào)、送閱或?qū)徟块T、接收人及時(shí)間、退回時(shí)間及其他相關(guān)備注信息，避免公文正在傳閱過(guò)程中出現(xiàn)丟失或積壓的情況。注意公文傳閱的督辦，提升公文流轉(zhuǎn)速度，從而有效提高辦公效率和辦公室精細(xì)化管理水平。利用現(xiàn)代化管理軟件對(duì)公文進(jìn)行精細(xì)化管理，提升辦公效率，在交接過(guò)程中需嚴(yán)格檢查文件的數(shù)量和質(zhì)量，確保其數(shù)據(jù)符合目錄所列，并詳細(xì)記錄公文交接等手續(xù)。注重公文歸檔和保密工作的處理，精細(xì)化管理審批、傳閱、完結(jié)、歸檔、涉密等文件，確保各項(xiàng)文件資料安全、完整，并交由檔案管理室進(jìn)行備案。

（四）決策依據(jù)的確定。綜合辦公室通過(guò)精細(xì)化管理掌握企業(yè)內(nèi)外部各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)信息和數(shù)據(jù)，為管理層提供有效的決策依據(jù)，保障企業(yè)正常有序的管理和經(jīng)營(yíng)。精細(xì)化管理將各項(xiàng)工作細(xì)化為若干任務(wù)，依據(jù)管轄范圍直接分配給相關(guān)負(fù)責(zé)人，明確崗位職責(zé)和任務(wù)，并安排相應(yīng)的辦公室員工實(shí)時(shí)跟進(jìn)狀態(tài)，及時(shí)回饋確保解決對(duì)策方向性無(wú)誤，任務(wù)順利完成。

（五）工作效率的提升。眾所周知，綜合辦公室的工作內(nèi)容繁雜，因此難免會(huì)在具體事務(wù)上出現(xiàn)疏漏，工作職能和流程上出現(xiàn)不清晰和混亂的情況。對(duì)辦公室各項(xiàng)工作任務(wù)進(jìn)行精細(xì)化劃分，提升辦公室各項(xiàng)工作效率。同時(shí)注意完善和健全辦公室工作流程、明確崗位職能、量化工作績(jī)效考核等內(nèi)容，有助于企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的提升。

（六）外事事務(wù)的處理。外事事務(wù)是綜合辦公室重要工作職能之一，是企業(yè)與外界的官方對(duì)話窗口。精細(xì)化管理不僅要應(yīng)對(duì)各領(lǐng)導(dǎo)層或上下級(jí)之間工作聯(lián)系和往來(lái)，同樣需要處理好外事關(guān)系，使企業(yè)始終保持在和諧融洽的企業(yè)氛圍中。

三、結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)或單位機(jī)關(guān)綜合辦公室實(shí)行精細(xì)化管理是必然之舉，對(duì)于繁瑣和龐雜的辦公室日常工作而言，其特殊的企業(yè)管理地位和責(zé)任，將精細(xì)化管理與各階段工作任務(wù)、目標(biāo)和發(fā)展計(jì)劃等各方面相結(jié)合，有效提升辦公室工作水平，為企業(yè)的發(fā)展提供支持。

【參考文獻(xiàn)】

[1]徐靜.綜合辦公室的精細(xì)化管理探析[J].現(xiàn)代企業(yè)文化,2015(07):83.

[2]楊從杰.推進(jìn)精細(xì)化管理，提升辦公室工作效能[J].中國(guó)化工貿(mào)易,2011(07):103.

作者:李靜 單位:中國(guó)航空規(guī)劃設(shè)計(jì)研究總院有限公司