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【摘要】檔案管理是政府采購工作的重點。政府采購工作內(nèi)容較為繁雜，需要大量的人力，在檔案管理方面常存在不足。本文分析了政府采購管理工作的意義及存在的問題，并提出了解決對策，以供業(yè)界同人參考。

【關(guān)鍵詞】政府采購；檔案管理

政府采購亦稱公共采購，通常指各級政府部門及所屬的機構(gòu)，為順利開展工作，在政府財政部門與社會公眾監(jiān)督的背景下，以國家法定的程序、方法和方式采購貨物、工程和服務(wù)的過程。政府采購檔案是采購工作期間的書面見證、記錄，能直接展現(xiàn)出政府機構(gòu)采購工作的過程，記錄采購過程的決策行為，為后續(xù)政府開展其他工作提供一定的依據(jù)與參考。然而，當前政府采購檔案管理工作仍存在不足之處，需要政府部門加強對采購檔案管理的重視，制定針對性的解決措施，不斷提高檔案管理成效。

政府采購檔案管理的意義

詳細記錄采購活動

政府采購工作遵循公正、公開、公平原則，通常以招標方式組織實施，發(fā)揮其促進廉政建設(shè)、維護社會與國家公共利益、保護采購人員合法權(quán)益等作用。政府采購檔案的真實性、完整性以及系統(tǒng)性會在一定程度上影響政府采購工作的施行，也直接反映政府采購水平的高低。從宏觀視角看，政府采購檔案管理不僅能給委托單位保存、提供采購的數(shù)據(jù)資料，還能為政府相關(guān)部門提供更加便捷的參考材料，以作出更科學的決策，推進經(jīng)濟建設(shè)；從微觀視角看，政府采購檔案管理能為政府職員提供幫助，是政府職員提高自身職業(yè)素質(zhì)的重要途徑。

有效降低采購風險

高效、完善的政府采購檔案管理工作能規(guī)范采購工作流程，有效降低采購期間的風險，減少與防范法律責任問題。在政府采購活動中，可能出現(xiàn)質(zhì)疑、投訴等問題。通過開展政府采購檔案管理工作，不僅能為采購問題提供完整、具體的資料信息，還能當作問題解決的主要證據(jù)，厘清法律責任，在一定程度上降低了司法成本。

政府采購檔案管理工作中存在的問題

缺少專業(yè)人員，管理意識薄弱

目前，政府采購檔案管理因缺少專業(yè)人員、管理意識薄弱等，很難保證檔案管理的有效性。一方面，許多采購人未認識到采購工作檔案管理的價值，沒有配備高素質(zhì)的專業(yè)檔案管理人員，使得檔案管理效果不佳。雖然部分單位設(shè)立了采購檔案管理職位，但真正任職的人員往往缺少充足的采購檔案管理經(jīng)驗，無法滿足采購檔案管理的實際需求。另一方面，部分采購人沒有設(shè)置專門的檔案櫥柜、庫房，導致采購檔案難以得到及時的裝訂和整理，易出現(xiàn)損壞、丟失等情況。另外，對于采購檔案的歸納，檔案管理人員的工作不細致，如未一并收集開評標的質(zhì)疑投訴資料、音像資料等，影響了政府采購監(jiān)督工作的有序開展。

管理手段落后，忽略信息化建設(shè)

信息化時代的到來，對政府采購工作提出了新的需求和更高要求。若要保證采購工作的順利實行，需要采取現(xiàn)代化的檔案管理手段。然而，就目前政府采購檔案管理而言，部分采購人仍采取傳統(tǒng)管理模式，影響了采購工作的效率，浪費了大量財力、物力和人力，不利于政府采購檔案管理工作的高效開展。財政部出臺的《政府采購代理機構(gòu)管理暫行辦法》中提出，采購文件可通過電子檔案的形式存儲，在一些地區(qū)，該項要求尚未得到有效落實。實際生活中，我國政府采購檔案在信息化建設(shè)中仍存在一定不足，較為滯后，難以實現(xiàn)采購檔案信息共享的目的。

管理保密性不強，收集時間長

政府采購檔案是機密類文檔，若檔案信息出現(xiàn)泄密，會導致諸多問題。目前，政府采購檔案管理最為明顯的問題便是保密性不強。實際工作中，采購代理機構(gòu)在評標時因泄密而被起訴的現(xiàn)象屢見不鮮，在社會中引發(fā)了較大議論，影響了采購檔案管理的成效。同時，部分采購人由于缺少相關(guān)的制度規(guī)范，采購文件資料收集時間過長，存在采購檔案缺失、檔案資料不完整等問題，不利于提升采購檔案管理質(zhì)量。

政府采購檔案管理工作的對策

組建專業(yè)隊伍，增強管理意識

為提高政府采購檔案管理工作的成效，采購人需要組建專業(yè)的采購檔案管理隊伍，不斷提高人員的綜合素質(zhì)，增強采購檔案管理意識。首先，需重視優(yōu)秀人才的培養(yǎng)與招聘，通過面向社會公開招聘或與高校合作交流等形式，遴選更多的優(yōu)秀人才，滿足采購檔案管理的實際需求。做好對采購人員和采購檔案管理人員的培訓工作，利用外出進修和在職學習等，幫助人員掌握現(xiàn)代化的采購檔案管理技術(shù)與管理理念，積累更多的檔案管理工作經(jīng)驗。同時，還要加強采購檔案管理人員的職業(yè)道德教育，培養(yǎng)其愛崗敬業(yè)的精神與責任感，從而保障采購檔案管理工作的順利實行。其次，對于采購領(lǐng)導人員缺少檔案采購檔案管理意識的問題，需加大采購檔案管理工作重要性的宣傳力度，使領(lǐng)導人員將采購檔案管理工作納入主要議事的日程中，并在財力資源、物力資源和人力資源等方面投入一定的資金，促進檔案管理工作的全面展開。最后，著重監(jiān)督采購檔案管理人員學習管理技術(shù)，掌握與了解《政府采購法》《檔案法》的相關(guān)內(nèi)容，樹立正確、科學的法治觀念，確保采購檔案管理工作的法治化、科學化發(fā)展。

更新管理手段，加強信息化建設(shè)

當前社會已步入互聯(lián)網(wǎng)時代，加強政府采購檔案管理的信息化建設(shè)是時代發(fā)展的必然趨勢。目前，信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用到各個行業(yè)領(lǐng)域，推進了行業(yè)的進步與發(fā)展。在政府采購檔案管理工作中，引進信息技術(shù)，打造信息化的采購檔案管理體系，不僅能實現(xiàn)采購管理的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化與智能化發(fā)展，還能彌補傳統(tǒng)采購檔案管理的不足。為此，采購人應(yīng)基于現(xiàn)有的檔案管理體系，靈活運用信息技術(shù)和新型檔案管理理念，改革原有的采購檔案管理結(jié)構(gòu)，積極開發(fā)檔案信息資源，最大限度地發(fā)揮采購檔案信息的作用，實現(xiàn)采購檔案信息的統(tǒng)一集中管理，進一步提升采購檔案管理的質(zhì)量與效率。另外，政府采購檔案工作的開展還需注重軟件與硬件的建設(shè)，通過建立專門的檔案室，購置裝訂機、打印機、計算機、打碼機、檔案數(shù)字化管理軟件等，突出采購檔案管理信息化的優(yōu)勢作用，有效共享檔案信息資源，保證采購檔案管理的成效。在此期間，采購檔案室的建立要滿足防火、防高溫、防塵、防蟲、防光、防潮、防盜等要求，確保采購檔案信息的安全性。

注重保密管理，節(jié)約收集時間

在政府采購檔案管理中，需要加強采購文件與采購資料的保密工作，通過分類立卷儲存的形式，節(jié)約采購文件的收集與整理時間，保證文件資料收集的完整性。首先，檔案管理人員要按照規(guī)定的管理制度存儲文檔，重視采購檔案信息的安全性與保密性，避免因檔案改動、損壞等因素影響檔案的真實性。在招投標文件管理中，由于此類文件內(nèi)容相對特殊，所以在儲存時，若未得到有關(guān)人員的認可，檔案管理人員不可私自開封文件或公開文件。其次，政府采購活動是較為復雜的活動，在采購檔案管理工作中，通常會產(chǎn)生大量的原始資料，若檔案管理人員未及時整理與分類，可能會影響政府工作的順利進行。我國法律明確規(guī)定了采購文件是由采購預算、招投標文件、采購過程相關(guān)記錄等內(nèi)容組成，因而在開展采購檔案管理工作時，要根據(jù)采購文件的類型進行儲存，按照采購文件的先后順序進行整理，確保文件的完整性與連貫性。

完善管理制度，重視檢查監(jiān)督

在政府采購檔案管理工作中，需及時制定健全的管理制度，加強對采購文件管理的檢查監(jiān)督，保證采購檔案管理的有效性與安全性。管理制度是檔案管理工作順利開展的前提。采購人要從以下3個方面完善管理制度：一是制定采購檔案的借閱制度。對于已整理歸納好的采購檔案文件，若沒有相關(guān)領(lǐng)導的允許與批準，不得私自查閱或借閱。若是由于自身工作原因，需借閱、查詢采購檔案信息，那么借閱者需通過填申請表、寫申請書等形式詳細說明自己所借檔案信息的日期、數(shù)量、名稱以及檔案的保管方法和具體原因，上交至領(lǐng)導審核，通過后才能前往檔案室借閱文件。在此期間，商業(yè)類的機密投標文件不可隨意借閱，避免泄露政府的機密文件。二是要以完整的規(guī)章制度規(guī)范采購檔案信息，明確規(guī)定資料的收集、保存、分類、歸檔、利用等流程，根據(jù)具體的采購方式制定采購檔案管理的模板，統(tǒng)一歸檔相關(guān)信息內(nèi)容，達到借閱有規(guī)定、歸檔有范圍的目的，從細節(jié)處確保檔案工作的規(guī)范性與制度化。三是采購人應(yīng)將采購檔案管理納入內(nèi)部考核中，每月對比采購項目情況和具體標準清點、驗收項目檔案裝訂的歸檔信息，做到季度通報、每月考核，強化對管理工作的監(jiān)督，使有關(guān)人員能明確采購檔案管理的重要性，避免出現(xiàn)歸檔不及時、不完整的情況。

規(guī)范檔案信息，健全管理體系

政府采購檔案管理人員在建檔時，需要確保書寫字跡的清晰、可辨識，要注意對不規(guī)范文檔進行及時處理，確保采購檔案的完整性。資料歸檔后，不允許隨意修改或變更。在采購檔案借用期間，不能在檔案資料上進行折頁、劃線、圈點等標記，保證檔案信息的有效性與全面性。在采購檔案管理工作期間，采購人還要選擇專門的工作人員，詳細記錄采購檔案管理的過程及政府的采購決策、采購活動內(nèi)容，并將收集好的政府采購檔案，按照檔案的特征或時間順序進行合理編排、分類及管理，避免不良因素破壞采購檔案信息，提升采購檔案信息的使用年限與利用效率。此外，政府采購活動各環(huán)節(jié)的負責人員在完成工作后，也應(yīng)主動將項目資料信息交接給檔案管理人員，由專人負責資料建檔。

結(jié)語

綜上所述，政府采購檔案管理工作不僅能降低政府采購風險，還能提升采購工作效率。目前，政府采購檔案管理尚存在缺少專業(yè)人員、管理手段滯后、管理保密性不強等問題，影響了采購檔案管理成效。對此，采購人需高度重視采購檔案管理工作，及時組建高素質(zhì)的檔案管理團隊，提高人員素養(yǎng)；更新檔案管理手段，注重信息化建設(shè)；制定完善的管理制度，節(jié)約檔案收集時間，保證檔案信息的保密性、完整性，使政府檔案采購管理真正發(fā)揮應(yīng)有的作用。

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作者:王巖 單位:德惠市財政局采購中心