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檔案管理是基層單位各項管理工作必不可少的組成部分，檔案工作對基層單位的發(fā)展發(fā)揮著重要的作用。基層單位只有重視檔案工作，結(jié)合自身檔案特點，管好、用好檔案，為基層單位各項決策提供服務(wù)，才會促進基層單位檔案工作的迅速發(fā)展。在經(jīng)濟社會高速發(fā)展的今天，基層檔案管理工作不能再固守原來的管理模式，而應(yīng)與時俱進，查找問題，發(fā)現(xiàn)不足，并積極尋求合理有效的應(yīng)對措施，促進基層單位檔案工作的健康發(fā)展。
一、存在的問題
1.歸檔材料不夠齊全完整。
在日常收集工作中，某些項目的審批文件、審批手續(xù)不齊全、不完整，造成檔案資料缺失。一些大型的工程建設(shè)往往需要持續(xù)很長時間，如果沒有專門的人員負責(zé)跟蹤收集，很容易出現(xiàn)文件收集不全、丟失的情況，更談不上完整歸檔了。非正常收發(fā)渠道的文件材料歸檔更加困難，諸如合同、協(xié)議、備忘錄等文件材料，文書處理部門很難控制，這些材料的歸檔要比紅頭文件難得多。
2.檔案整理不規(guī)范。
在檔案整理過程中隨意性較大、分類不科學(xué)、組卷不合理、保管期限劃分不準(zhǔn)確、卷內(nèi)資料漏失等現(xiàn)象比較普遍。此外，紙質(zhì)文件和電子文件歸檔不配套，多數(shù)基層單位沒有使用現(xiàn)代化設(shè)備開展檔案管理工作。
3.檔案保管條件落后。
有的基層單位領(lǐng)導(dǎo)缺乏對檔案工作重要性的認識，財力投入少，沒有專人負責(zé)。有的單位甚至沒有檔案室，檔案分散在工作人員手中。有些單位雖然購買了不少先進的檔案管理設(shè)備，但由于檔案管理人員操作不熟練，導(dǎo)致先進設(shè)備沒有起到應(yīng)有的作用。
4.檔案利用水平低。
隨著信息管理的不斷深入，越來越多的基層單位建立了檔案信息管理系統(tǒng)，但基層單位建立的是文件級檔案目錄數(shù)據(jù)庫，其在方便利用方面也存在著很大的局限性。利用者只能查到檔案的目錄，要查閱檔案原文還需到檔案室，影響了檔案的利用水平。
二、改進基層單位檔案管理的對策
1.建立考核機制，確保歸檔文件材料齊全完整。
首先，要提高單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識，采取積極有效的措施，帶動單位工作人員對檔案工作的投入和責(zé)任感的提升，檔案工作的質(zhì)量才會得到保障。其次，結(jié)合單位檔案工作的特點，制定相應(yīng)的制度和考核機制。堅持檔案工作統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，形成一個嚴密的管理體系，才能為文件材料歸檔工作提供保障。同時制定文件材料歸檔制度、確定歸檔范圍、層層理順歸檔職責(zé)。在制度上保證檔案歸檔工作的順利進行，使歸檔工作有章可循。將文件材料歸檔工作作為一個單獨的考核項目納入考評體系，明確考核內(nèi)容要求和獎懲措施等。
2.開展檔案宣傳工作，提高基層人員檔案意識。
對基層單位進行檔案宣傳，要有很強的針對性，從宣傳的內(nèi)容、方法和途徑都要有正確的定位，做到宣傳到位有效而不流于形式。長期以來基層單位是檔案普法工作的薄弱環(huán)節(jié)，再加上單位工作人員少，流動性強，疲于應(yīng)付各種事務(wù)性工作，所以對檔案工作缺乏必要的認識。有些單位工作人員甚至覺得檔案及檔案工作離自己較遠，對檔案的法制意識更是普遍缺乏，影響到檔案工作的正常開展。對于《檔案法》及檔案工作的宣傳，一定要注意體現(xiàn)親民性和檔案的親和力，用貼近生活、貼近基層、貼近百姓的宣傳內(nèi)容和宣傳方式來達到宣傳的效果，通過宣傳讓干部和職工感受到檔案是現(xiàn)實，檔案是歷史，檔案是文化，昨天的工作記錄是今天的檔案，今天的工作記錄也是明天的檔案，在潛移默化中，真正感受到檔案的重要作用。
3.加大投入，改善檔案保管條件，提高檔案人員素質(zhì)。
要保證檔案保管工作專項經(jīng)費，不斷改善檔案保管條件，引進先進技術(shù)和設(shè)備，努力實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化。只有具備過硬的軟硬件條件，才能實現(xiàn)檔案信息資源的科學(xué)管理。加強檔案人員的專業(yè)培訓(xùn)工作，提高檔案專業(yè)方面的知識和技能，掌握檔案管理軟件和信息化的知識，熟練運用計算機技術(shù)，并將之運用到實際的檔案管理工作中去。
4.優(yōu)化和整合檔案信息資源，為提供利用打下基礎(chǔ)。
隨著檔案管理范圍的不斷擴大，檔案的種類和數(shù)量不斷增多，優(yōu)化和整合檔案信息資源，才能滿足基層單位檔案提供利用、有效服務(wù)的需要。只有做好檔案的利用工作，才能擴大檔案工作的社會影響，為基層單位擴大業(yè)務(wù)、拓展管理工作提供機會。所以要加大利用工作的力度，不斷滿足基層單位查閱利用檔案的需要，為基層單位今后的發(fā)展提供參考依據(jù)。
作者：李雪梅 單位：洮南市社會福利事業(yè)管理中心