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一、檔案管理基礎(chǔ)工作的作用

檔案管理的基礎(chǔ)工作一般包括檔案資料的整理、分類、鑒定、保管、登記、注銷等工作，工作內(nèi)容比較單一，但工作量非常大。檔案管理的基礎(chǔ)工作大多由人工完成，在進(jìn)行檔案資料整理和分類等過(guò)程中會(huì)由于疏忽或其他因素的影響，造成檔案資料信息記錄不完整，甚至是檔案丟失，給檔案管理機(jī)構(gòu)帶來(lái)不利的影響。因此，檔案管理機(jī)構(gòu)和檔案管理工作人員必須重視檔案管理基礎(chǔ)工作，充分認(rèn)識(shí)檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性和作用。

1.促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化。

檔案管理基礎(chǔ)工作可以使檔案管理更加的規(guī)范化，檔案管理基礎(chǔ)工作主要是對(duì)檔案資料進(jìn)行分類、整理、保管等一系列操作，認(rèn)真、準(zhǔn)確的完成檔案基礎(chǔ)工作可以簡(jiǎn)化后續(xù)工作，加快提取有效的信息的速度和質(zhì)量，提高工作效率，此外，還可以明確檔案資料的分類和編號(hào)，方便進(jìn)行檔案資料查找，使檔案資料管理工作更加的規(guī)范。

2.提高檔案資料的準(zhǔn)確性。

檔案管理基礎(chǔ)工作是后續(xù)檔案管理工作的基礎(chǔ)和依據(jù)，提高檔案管理基礎(chǔ)工作的準(zhǔn)確性會(huì)對(duì)后續(xù)工作的進(jìn)行有很好的幫助。特別是隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為必然的趨勢(shì)，因此，檔案資料信息的編輯、匯總、分類等工作準(zhǔn)確性就變的更加重要。

3.加快檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。

當(dāng)代社會(huì)，檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)已經(jīng)成為必然。檔案管理基礎(chǔ)工作與可檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)是相輔相成的關(guān)系，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)大的引擎和運(yùn)算能力的幫助下，檔案資料的檢索和調(diào)取速度可以得到極大的提高。而檔案管理基礎(chǔ)工作的準(zhǔn)確性和規(guī)范性，也減小了檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的工作量，保障了資料錄入的準(zhǔn)確性。

二、檔案管理基礎(chǔ)工作中常見(jiàn)的問(wèn)題

檔案資料的數(shù)量龐大，在進(jìn)行整理和分類時(shí)，檔案管理工作人員的工作強(qiáng)度非常大，往往忽視了對(duì)檔案資料的檢查，在加上檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)于檔案管理基礎(chǔ)工作不重視，就使檔案管理工作經(jīng)常出現(xiàn)一些問(wèn)題。

1.檔案管理基礎(chǔ)工作不受重視。

檔案管理基礎(chǔ)工作是對(duì)檔案資料進(jìn)行整理、分類、鑒定、保管、登記、注銷等工作，檔案管理的基礎(chǔ)工作往往工作強(qiáng)度很大，而且工作內(nèi)容單一，容易使檔案管理工作人員產(chǎn)生枯燥乏味的感覺(jué)，從而引起對(duì)工作的抵觸或者是應(yīng)付了事。此外，許多檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性認(rèn)識(shí)不到位，日常工作制度也不完善，使得檔案管理工作混亂，檔案資料損壞或者是丟失問(wèn)題頻發(fā)，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的正常進(jìn)行，給后續(xù)整理工作造成影響。

2.檔案的分類不合理。

檔案資料分類不合理也是檔案管理基礎(chǔ)工作中常出現(xiàn)的問(wèn)題。由于檔案資料數(shù)量龐大，檔案管理機(jī)構(gòu)管理不到位，使檔案資料分類不合理，甚至是混亂。尤其是有一些檔案管理機(jī)構(gòu)沒(méi)有規(guī)范的分類標(biāo)準(zhǔn)，在進(jìn)行檔案分類時(shí)往往是盲目的按時(shí)間分類，忽視了檔案資料的內(nèi)容，給檔案資料的查找?guī)?lái)很大的困難，增加了檔案管理人員的工作強(qiáng)度。

3.檔案的編號(hào)不準(zhǔn)確。

檔案編號(hào)就像是檔案資料的身份證件一樣，每份檔案都是獨(dú)一無(wú)二的，但是在檔案管理工作中常常會(huì)出現(xiàn)一個(gè)編號(hào)多份檔案或者是一份檔案多個(gè)編號(hào)的問(wèn)題，嚴(yán)重的影響了檔案資料的查找和歸檔工作。

4.缺少高素質(zhì)的檔案管理人員。

許多檔案管理機(jī)構(gòu)不重視人才的培養(yǎng)，造成高素質(zhì)檔案管理人員嚴(yán)重短缺，許多資歷深的工作人員還是按照傳統(tǒng)的檔案管理模式工作，無(wú)法理解和應(yīng)用信息化的檔案管理方法，對(duì)數(shù)字化檔案管理體系不了解，在一定程度上限制了檔案管理工作的發(fā)展。

三、加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)工作的方法

檔案管理基礎(chǔ)工作對(duì)于整個(gè)檔案管理工作是非常重要的，因此，檔案管理機(jī)構(gòu)必須采取科學(xué)有效的措施來(lái)加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)工作，確保檔案資料的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)的準(zhǔn)確性和規(guī)范性，保障檔案管理工作的正常進(jìn)行。

1.提高工作人員對(duì)檔案管理基礎(chǔ)工作的認(rèn)識(shí)。

在檔案管理工作中由于檔案管理機(jī)構(gòu)的不重視或者是檔案資料基礎(chǔ)工作工作強(qiáng)度太大，檔案管理工作人員往往忽視了檔案管理基礎(chǔ)工作，工作狀態(tài)散漫，檔案資料管理不規(guī)范，影響了檔案管理工作的正常進(jìn)行，因此，檔案管理機(jī)構(gòu)必須要加強(qiáng)對(duì)工作人員的教育和培訓(xùn)，要讓每一個(gè)工作人員認(rèn)識(shí)到檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性，在工作中規(guī)范自己的行為，保證檔案資料的準(zhǔn)確和規(guī)范。

2.加強(qiáng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，使其更正規(guī)化系統(tǒng)化。

檔案管理工作主要是對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理等一系列的工作過(guò)程，在對(duì)龐大的檔案資料進(jìn)行整理時(shí)，往往會(huì)由于管理不到位而產(chǎn)生錯(cuò)誤，影響了檔案管理的后續(xù)工作。此外，由于檔案管理機(jī)構(gòu)的管理模式和規(guī)章制度各不相同，沒(méi)有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，在進(jìn)行檔案資料的傳遞和共享時(shí)，會(huì)產(chǎn)生許多的問(wèn)題。因此，必須要加強(qiáng)檔案管理的正規(guī)化、系統(tǒng)化建設(shè)。國(guó)家和各級(jí)政府要統(tǒng)一檔案管理制度，建立行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，各檔案管理機(jī)構(gòu)要加強(qiáng)本單位的正規(guī)化建設(shè)，完善自身的管理體系，加強(qiáng)檔案管理工作人員的教育工作，提高檔案管理工作人員的自覺(jué)性，在工作中嚴(yán)格遵守規(guī)章制度。

3.強(qiáng)化檔案管理信息系統(tǒng)。

信息技術(shù)的快速發(fā)展使得它在檔案管理系統(tǒng)中發(fā)揮著重要的作用，檔案信息大多已經(jīng)變成數(shù)字信息化。但信息管理系統(tǒng)還不夠健全，在很大程度上影響了檔案信息檢索的準(zhǔn)確性。若想實(shí)現(xiàn)信息化的管理模式就要完善信息管理系統(tǒng)。首先在信息管理上要優(yōu)化分類，將檔案信息分類填寫細(xì)致，在設(shè)置關(guān)鍵詞時(shí)要準(zhǔn)確，提高檢索效率。其次在信息分類中要避免使用符號(hào)或意義不明的詞匯，控制題名的長(zhǎng)度。在設(shè)置檢索信息時(shí)要優(yōu)先一些新的檔案信息，分清主次。同時(shí)丟失的檔案也要標(biāo)明，方便查閱。強(qiáng)化信息管理系統(tǒng)的主要目的還是要提高檔案檢索的速度和準(zhǔn)確率。既然在檔案管理工作中融入信息處理系統(tǒng)那就要不斷地進(jìn)行更新，保持與現(xiàn)代技術(shù)的同步性，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。

4.提高檔案管理的安全性。

確保檔案管理和檔案資料的安全性也是檔案管理基礎(chǔ)工作必不可少的一部分。檔案資料的數(shù)量龐大，在進(jìn)行管理時(shí)會(huì)非常的困難，一些檔案管理工作人員會(huì)疏忽對(duì)檔案資料的檢查，無(wú)法及時(shí)的發(fā)現(xiàn)檔案資料損壞或者是丟失，因此，檔案管理工作人員必須重視檔案管理的安全性建設(shè)，要定期的對(duì)檔案資料進(jìn)行檢查和整理，一旦發(fā)現(xiàn)檔案資料損壞和丟失要及時(shí)采取補(bǔ)救措施，對(duì)于有條件的管理機(jī)構(gòu)，要在檔案室安裝監(jiān)控系統(tǒng)，確保檔案資料的安全。

四、結(jié)語(yǔ)

檔案管理基礎(chǔ)工作是一切檔案管理工作的依據(jù)，基礎(chǔ)工作的準(zhǔn)確與否直接影響著后續(xù)工作的進(jìn)行，因此，檔案管理工作人員必須認(rèn)識(shí)到檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性，在工作中認(rèn)真負(fù)責(zé)，確保檔案資料的準(zhǔn)確性和完整性，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

作者：王麗麗 單位：秦皇島市新型農(nóng)村合作醫(yī)療管理中心