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一、分門別類的個(gè)人檔案管理

(一)個(gè)人檔案管理的內(nèi)容

哈佛大學(xué)人事檔案可分為四大類:教師檔案、高級(jí)管理人員檔案、學(xué)生和校友的檔案以及家庭檔案。從上述分類可看出，個(gè)人無(wú)論是教師還是管理層亦或是學(xué)生，其所產(chǎn)生的個(gè)人檔案成為了哈佛大學(xué)人事檔案管理中最主要的部分。個(gè)人檔案包括:自傳材料(包括個(gè)人簡(jiǎn)歷、榮譽(yù)、獎(jiǎng)勵(lì)、學(xué)歷、新聞稿、日記、口述史和訪問(wèn)、家族情況、傳記出版物)、咨詢材料(包括建議書、合同、報(bào)告、通信和筆記)、專業(yè)/職業(yè)聯(lián)系文件(包括信件、電子郵件的打印稿、審查和推廣記錄、論文和文章、簡(jiǎn)歷和媒體報(bào)導(dǎo))、專業(yè)組織和會(huì)議文件(包括議程、會(huì)議記錄、報(bào)告、筆記)、證明材料(包括與主題直接關(guān)聯(lián)的文件、目錄、指南、個(gè)人參考書目和期刊)、項(xiàng)目工程研究文件(包括建議書和計(jì)劃、研究簡(jiǎn)報(bào)、研究數(shù)據(jù)、證明文件、調(diào)查結(jié)果的分析報(bào)告、會(huì)議記錄)、特殊介質(zhì)(包括照片、底片、幻燈片、音頻、錄像帶、樣品和手工藝品、激光唱片、動(dòng)畫電影、地圖、規(guī)劃、圖紙、三維物體模型和大事記)、演講和業(yè)務(wù)陳述文件(包括演講注釋、摘要和幻燈片)、學(xué)術(shù)評(píng)估和推薦材料、教學(xué)材料(包括授課記錄、課程教學(xué)大綱、作業(yè)、考試、評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)、手冊(cè)、筆記本、成績(jī)單、到課記錄、作業(yè)或考試、論文)、工作檔案(包括手稿、未發(fā)表的論文、草稿或筆記、出版商的合同以及相關(guān)的回復(fù)、評(píng)論、報(bào)告和長(zhǎng)條校樣)等。哈佛大學(xué)檔案館十分樂(lè)于收集教職員工的個(gè)人檔案以及通過(guò)管理教職員工產(chǎn)生或負(fù)責(zé)的檔案來(lái)對(duì)他們提供幫助。

(二)個(gè)人檔案管理的方法

哈佛大學(xué)個(gè)人檔案的管理方法分為以下幾種:按檔案名稱管理;按檔案形成日期管理;按檔案名稱的首字母順序進(jìn)行管理;綜合管理。1．名稱排序法即根據(jù)檔案內(nèi)文件的名稱進(jìn)行排序的方法。這種檔案管理方法簡(jiǎn)單方便，對(duì)于內(nèi)容較少、時(shí)間跨度小的檔案管理更為實(shí)用。2．首字母順序法即根據(jù)檔案內(nèi)項(xiàng)目或組織名稱的首字母順序?qū)n案進(jìn)行排序的的方法。這種檔案管理方法適合于小型項(xiàng)目檔案的管理。3．時(shí)間排序法在個(gè)人檔案的類型確定并已區(qū)分開來(lái)的條件下，可根據(jù)檔案形成的時(shí)間順序進(jìn)行管理。這是一種公認(rèn)的適應(yīng)性較強(qiáng)的檔案管理方法。適用范圍包括:自傳材料，演講演示材料等。4．綜合排序法當(dāng)個(gè)人檔案包含的內(nèi)容多而雜時(shí)，采用綜合性的檔案管理方法很有必要。這種綜合性的檔案管理方法分兩種，一種即將檔案進(jìn)行分類整理之后，按照每一類檔案的名稱、主題、年份等要素進(jìn)行管理;當(dāng)個(gè)人檔案涉及的年度跨度過(guò)大，可采用第二種綜合管理方法，即將個(gè)人檔案先按照年份進(jìn)行整理后，再在各個(gè)年份的檔案中按照檔案名稱的首字母順序進(jìn)行整理。適用范圍包括:教學(xué)檔案，工作檔案等。

(三)個(gè)人檔案管理的特別注意事項(xiàng)

個(gè)人檔案的內(nèi)容多，類型豐富，管理起來(lái)有一定難度，應(yīng)當(dāng)特別注意以下幾點(diǎn)。1．特殊介質(zhì)檔案的雙套制管理在對(duì)個(gè)人檔案中的特殊介質(zhì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，應(yīng)特別注意將電子檔案及其相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案如論文等一起存放，以保證檔案的完整性。除了給特殊介質(zhì)檔案按照名稱、日期、主題等做好標(biāo)識(shí)之外，還應(yīng)當(dāng)做好注釋，以方便日后的查找利用工作。2．個(gè)人檔案管理應(yīng)依法規(guī)行事非本校工作產(chǎn)生的檔案按照聯(lián)邦法規(guī)或合同規(guī)定進(jìn)行管理。為確保可獲得性，合同材料應(yīng)當(dāng)與對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目文件一起放在有明顯標(biāo)記的文件夾內(nèi)。如在對(duì)出版商的合同以及回復(fù)進(jìn)行歸檔時(shí)應(yīng)當(dāng)清楚地在單獨(dú)的文件夾上做出標(biāo)識(shí)。3．確保個(gè)人檔案的機(jī)密性保證檔案的機(jī)密性是檔案管理的原則性要求之一，人事檔案管理同樣也需遵守這一硬性要求。在對(duì)個(gè)人檔案進(jìn)行管理時(shí)，檔案管理人員不僅需要牢記各種規(guī)章制度，而且需要用專業(yè)的檔案管理手段包裝檔案的機(jī)密性。如關(guān)于同事或其他專業(yè)人員的評(píng)估和建議文件可以用單獨(dú)的文件夾保存以確保機(jī)密性。

二、規(guī)范有效的電子檔案管理

同紙質(zhì)檔案一樣，電子檔案是高校功能、政策、決策、程序、運(yùn)轉(zhuǎn)及其他活動(dòng)的見(jiàn)證，其包含的信息具有歷史價(jià)值。哈佛大學(xué)人事檔案管理中的電子檔案管理介紹了電子檔案的管理方案、電子郵件的管理建議以及電子檔案的命名規(guī)范和掃描工具的利用。

(一)利用電子檔案系統(tǒng)來(lái)管理各種電子檔案

哈佛大學(xué)人事檔案管理的經(jīng)驗(yàn)表明，可以利用電子郵件的分層目錄結(jié)構(gòu)(多層郵箱或文件夾系統(tǒng))以及桌面的電子檔案系統(tǒng)來(lái)管理電子郵件和其他電子檔案。通常來(lái)說(shuō)有三種方案。方案一，建立不同類別的文件夾，將個(gè)人文件移到文件夾中保存。方案二，建立不同類別文件夾并為每個(gè)類別建立按年份排列的子文件夾，再將個(gè)人檔案移到各文件夾中保存。方案三，先按年度創(chuàng)建文件夾，再根據(jù)類別在年度下建立文件夾，從而將個(gè)人檔案放到不同文件夾保存。

(二)對(duì)于電子郵件的管理建議

電子郵件的超大容量使其比其他任何檔案的管理更有難度。哈佛大學(xué)檔案館提出的對(duì)于電子郵件的管理建議如下:將電子郵件按文件夾的形式組織起來(lái)易于識(shí)別其存放位置和內(nèi)容;當(dāng)歸檔管理時(shí)要考慮到附件的內(nèi)容;使用系統(tǒng)提供的規(guī)則程序來(lái)整理和篩選接收到的電子郵件存放進(jìn)相應(yīng)的文件夾中;用相同的方式組織接收和發(fā)送的信息;在沒(méi)有加密的情況下不要通過(guò)電子郵件發(fā)送機(jī)密信息，電子郵件并不是一種安全的傳輸方式;運(yùn)用命名規(guī)范來(lái)使組織和排序簡(jiǎn)便化。

(三)采用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的命名規(guī)范

電子檔案表現(xiàn)形式與紙質(zhì)檔案明顯不同，如若不注意規(guī)范電子檔案的命名，而使用電子軟件默認(rèn)的初始化命名，則勢(shì)必使電子檔案的查找利用難度增大，同時(shí)也不利于電子檔案的分類保存，因此電子檔案必須使用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的命名規(guī)范。哈佛大學(xué)檔案館認(rèn)為，使用命名規(guī)范能夠在文件和共享驅(qū)動(dòng)器中保持一致性，使得分類整理更具有預(yù)測(cè)性，同時(shí)能夠控制版本并在沒(méi)有仔細(xì)檢查的情況下提供文件和文件夾的內(nèi)容線索。創(chuàng)造的命名規(guī)范將滿足有用的分類，節(jié)約空間、縮寫、符號(hào)、格式日期等條件，以提高排序，保持盡可能簡(jiǎn)短的名字，讓它們?nèi)菀组喿x，并使用文件名來(lái)表達(dá)作者和版本控制信息。

(四)充分利用掃描工具，保證備份

哈佛大學(xué)檔案館認(rèn)為，很多珍貴的紙質(zhì)檔案因?yàn)槟攴菥眠h(yuǎn)，保存難度大，其檔案價(jià)值難以發(fā)揮，即使對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行修補(bǔ)也不能保證其完整性，且這些原始文件為實(shí)現(xiàn)永久保存，不能提供原件利用，只能以復(fù)制件的方式提供利用，掃描件便成了珍貴檔案提供利用的一種有效方式。掃描是一種管理檔案和強(qiáng)化工作流程的有力工具。對(duì)于原始檔案和掃描件的處理必須遵循高校檔案的管理、保存和銷毀的法律法規(guī)。同時(shí)，為了保證掃描件的提供利用，需要加強(qiáng)與掃描件相關(guān)的元數(shù)據(jù)的管理，元數(shù)據(jù)提供了上下文、記錄的內(nèi)容和結(jié)構(gòu)，沒(méi)有此元數(shù)據(jù)，掃描檔案將失去大部分的證據(jù)價(jià)值和內(nèi)容。此外，要注重掃描件存儲(chǔ)所需的軟件和計(jì)算機(jī)硬件得到定期維護(hù)保養(yǎng)，使得檔案易于讀取利用。

三、在線利用的干部檔案管理

作為高校人事檔案的主要內(nèi)容之一，干部檔案無(wú)疑是高校人事檔案管理中的一個(gè)不可或缺的部分。哈佛大學(xué)人事檔案管理中的干部檔案管理可謂是與當(dāng)今社會(huì)接軌，不僅實(shí)現(xiàn)了干部檔案的在線利用，而且開展了檔案數(shù)字化工程，干部檔案管理技術(shù)性頗強(qiáng)。

(一)通過(guò)聯(lián)機(jī)檢索系統(tǒng)在線利用的干部檔案

哈佛大學(xué)干部檔案管理的代表組成部分即校長(zhǎng)檔案。校長(zhǎng)檔案不僅介紹了校長(zhǎng)的職責(zé)、建校四百多年來(lái)校長(zhǎng)角色的轉(zhuǎn)變，而且收集了歷任校長(zhǎng)的行政辦公文件和個(gè)人文檔。其中行政文件記錄了校長(zhǎng)從制定機(jī)構(gòu)政策到參與學(xué)術(shù)項(xiàng)目的各種高校正式業(yè)務(wù)，個(gè)人文檔則刻畫了校長(zhǎng)們的生平，包括任職前后的事業(yè)以及學(xué)術(shù)追求和家庭活動(dòng)。更值得一提的是，關(guān)于大多數(shù)校長(zhǎng)們的個(gè)人文檔的詳細(xì)敘述資料都是提供在線閱覽的。除了那些易碎的難以保存的原始文件限制利用以外，很多文件都是開放利用的。可在網(wǎng)頁(yè)上直接瀏覽的個(gè)人文檔分為兩類:文件目錄和HOLLISsearch。HOLLIS是哈佛大學(xué)建立的聯(lián)機(jī)檢索系統(tǒng)，可以通過(guò)名稱或者例如“教師”、“學(xué)生”、“通信”、“日記”、“剪貼簿”等檢索詞進(jìn)行人事檔案目錄的網(wǎng)上索引，人事檔案在HOLLIS系統(tǒng)上都可以查詢到目錄。除了檢索人事檔案的目錄之外，部分人物傳記檔案也可以在HOLLIS系統(tǒng)上檢索出來(lái)，如希歐多爾•羅斯福收藏集(TheodoreRooseveltCollection)和埃米莉•迪根森檔案(TheEmilyDickinsonArchive)等人事檔案的主要內(nèi)容都存儲(chǔ)在HOLLIS系統(tǒng)中可供查找利用。

(二)干部檔案的數(shù)字化工程

哈佛大學(xué)干部檔案已全面實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理。從2004年開始，哈佛大學(xué)檔案館開始對(duì)收存的檔案進(jìn)行二次加工，并于2009年對(duì)檔案進(jìn)行了數(shù)字化處理。信息技術(shù)的開發(fā)利用離不開資金的投入，西德尼•維伯基金的支持使得這一檔案數(shù)字化工程開展十分順利并取得了成效。其中，檔案數(shù)字化工程對(duì)早期校長(zhǎng)們的論文進(jìn)行了數(shù)字化處理使其成為了在線利用資源，同時(shí)部分文檔還有電子掃描件。檔案數(shù)字化工程讓哈佛大學(xué)的人事檔案管理在一定程度上實(shí)現(xiàn)了電子檔案和紙質(zhì)檔案的雙套制管理，這一數(shù)字轉(zhuǎn)換使得珍貴的不能提供原件利用的檔案也能以電子檔案的形式實(shí)現(xiàn)其檔案價(jià)值，也保證了檔案原件的完整和永久保存。同時(shí)也為不能來(lái)館查找利用檔案的人員提供了遠(yuǎn)程查找的便利性。

四、離職員工檔案的全方位管理

哈佛大學(xué)的人事檔案管理工作十分重視離職員工的檔案管理。在學(xué)校的管理規(guī)章制度中，有專門的關(guān)于離職員工檔案管理的規(guī)定，可以說(shuō)哈佛大學(xué)離職員工檔案的管理是有規(guī)章可循的。哈佛大學(xué)的離職員工檔案管理涵蓋了離職員工檔案管理的方針政策、責(zé)任劃分、檔案的處理以及離職員工預(yù)先自行整理檔案的指導(dǎo)意見(jiàn)。

(一)以學(xué)校規(guī)章為據(jù)，妥當(dāng)管理離職員工檔案

哈佛大學(xué)的人事檔案管理特別注重按照國(guó)家的法律法規(guī)以及學(xué)校的規(guī)章制度的要求來(lái)管理，離職員工檔案的管理也不例外。當(dāng)一位員工離職時(shí)，根據(jù)學(xué)校文件管理政策，所有經(jīng)其負(fù)責(zé)的文件都要進(jìn)行評(píng)估和處理。哈佛大學(xué)檔案館要求學(xué)校辦公室設(shè)置好程序以確保員工在離職時(shí)其所有的文件都得到了恰當(dāng)管理，同時(shí)，重要的學(xué)校信息不能因?yàn)槭韬龆粨p壞或公開。

(二)明確的責(zé)任劃分，完善離職員工檔案的移交工作

哈佛大學(xué)檔案館對(duì)離職員工檔案管理的責(zé)任給出了明確的劃分。預(yù)離職員工及其領(lǐng)導(dǎo)以及檔案的交接人員對(duì)檔案的管理負(fù)有責(zé)任。離職之前，員工應(yīng)向其上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提供一份其所占有的學(xué)校文件的清單并告知每份文件的存放位置。可能的話，員工及其領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)一同對(duì)文件進(jìn)行檢查。否則，員工的直接上司須對(duì)確保文件被正確地保管、移交或銷毀負(fù)責(zé)任。這些程序可以作為離職手續(xù)如離職清單的一部分記錄下來(lái)。當(dāng)需要信息技術(shù)人員確保電子文件的移交、保管或刪除的準(zhǔn)確性時(shí)，員工的領(lǐng)導(dǎo)有責(zé)任運(yùn)用學(xué)校的政策對(duì)員工的電子文件進(jìn)行處理。辦公室應(yīng)當(dāng)設(shè)置好電子文件清理的初始化程序。在沒(méi)有得到離職員工的領(lǐng)導(dǎo)的明確批準(zhǔn)的情況下，信息技術(shù)人員不得采取任何刪除學(xué)校文件的行動(dòng)。

(三)加強(qiáng)對(duì)離職員工預(yù)先處理檔案的指導(dǎo)

哈佛大學(xué)檔案館對(duì)于預(yù)離職員工離職前自行處理檔案給出了一些指導(dǎo)意見(jiàn)。對(duì)于現(xiàn)行文件和非現(xiàn)行文件的處理應(yīng)該區(qū)別對(duì)待。現(xiàn)行文件應(yīng)當(dāng)移交其他員工進(jìn)行保管，在特定情況下，員工的地位以及文件的敏感性可能要求移交記錄應(yīng)存檔。在查閱一般的文件目錄以及任何特別文件目錄之后，再?zèng)Q定非現(xiàn)行文件是否保存。非現(xiàn)行電子文件需要打印的，取決于電子文件價(jià)值的時(shí)間長(zhǎng)度以及電子文件的電子形式是否有存在的必要。在決定對(duì)文件進(jìn)行保存或銷毀之前應(yīng)當(dāng)聯(lián)系文件管理服務(wù)中心。在離職之前，可以與同事或領(lǐng)導(dǎo)溝通交流他們所需要的資料，以大致確定保管和銷毀的文件范圍，為確保檔案材料的保全性，可查閱文件目錄來(lái)決定文件是應(yīng)當(dāng)被銷毀還是交由同事或移交檔案館，確定之后可先自行分類然后交由單位處理。哈佛大學(xué)檔案館特別強(qiáng)調(diào)，要注意所有格式的檔案的保存或銷毀或移交的規(guī)則，也應(yīng)當(dāng)檢查所有公共工作空間和個(gè)人工作空間的可存放文件的地方，以防有所遺漏。

五、專業(yè)的檔案管理人員

在專業(yè)人員的配備方面，哈佛大學(xué)的人事檔案管理不僅具有一支專業(yè)的檔案管理人才隊(duì)伍，且每個(gè)檔案管理人員都具有專門的職責(zé)分工，相較于其他檔案館單一的檔案文員而言具有絕對(duì)的優(yōu)勢(shì)。

(一)檔案管理人員各司其職，分工明確

哈佛大學(xué)檔案館每一位檔案管理人員都有自己專門負(fù)責(zé)的檔案管理部分，同時(shí)其檔案館的主頁(yè)上都有每位工作人員的工作內(nèi)容和聯(lián)系方式。這樣一支訓(xùn)練有素、專業(yè)能力強(qiáng)、分工明確的檔案管理人員隊(duì)伍由以下人員組成:綜合檔案管理人員(包括高校檔案管理員、檔案館助理)，館藏服務(wù)類檔案管理人員(包括館藏服務(wù)檔案專家、加工處理檔案專家、特殊材料編目/處理檔案專家、項(xiàng)目經(jīng)理)，公共服務(wù)類檔案管理人員(包括研究員、高級(jí)參考檔案專家、參考資料助理、資產(chǎn)管理助理、公共服務(wù)檔案專家)，館藏發(fā)展類檔案專員(包括館藏發(fā)展聯(lián)合高校檔案專家、館藏發(fā)展/鑒定檔案專家)以及檔案管理專員(包括檔案管理服務(wù)的聯(lián)合高校檔案專家、高級(jí)電子檔案分析專家、檔案操作專員、檔案管理助理、檔案經(jīng)理、檔案分析師)等。各位檔案管理員不僅具備基礎(chǔ)的檔案專員知識(shí)，而且都能熟練進(jìn)行計(jì)算機(jī)操作，同時(shí)不同檔案管理專員能滿足各種檔案管理的需求，切實(shí)做到了各司其職，人盡其用。這種分工明確的專業(yè)化的檔案管理得益于哈佛大學(xué)幾百年來(lái)檔案管理經(jīng)驗(yàn)的積淀，也使得哈佛大學(xué)檔案管理工作開展得愈發(fā)成功。

(二)檔案管理人員培訓(xùn)

哈佛大學(xué)的人事檔案管理無(wú)一例外地是在與聯(lián)邦政府的合作下進(jìn)行的。哈佛大學(xué)檔案館每年將選派人員參加由聯(lián)邦政府展開的檔案管理人員培訓(xùn)班，以定期培訓(xùn)的形式強(qiáng)化檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)和素養(yǎng)，提升其檔案管理水平。同時(shí)，各種檔案協(xié)會(huì)也會(huì)定期開展檔案學(xué)術(shù)交流，并對(duì)檔案人員進(jìn)行知識(shí)培訓(xùn)。哈佛大學(xué)專業(yè)檔案人才隊(duì)伍的養(yǎng)成除了各位檔案管理人員先前的學(xué)術(shù)修養(yǎng)的鋪墊外，也得益于定期的檔案管理人員培訓(xùn)。

作者：陳奕 單位：湖南第一師范學(xué)院