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摘要：作為中職衛(wèi)校信息化建設(shè)的一部分，教學(xué)檔案規(guī)范化管理的重要性不言而喻。隨著信息技術(shù)在中職衛(wèi)校各項工作中的普及，在教學(xué)檔案規(guī)范化管理實現(xiàn)過程中，計算機技術(shù)的應(yīng)用也更為廣泛。計算機技術(shù)作為教務(wù)科教務(wù)檔案管理的有效手段，在提高檔案管理科學(xué)性、規(guī)范性、統(tǒng)一性方面具有不可比擬的優(yōu)勢。本文就以中職衛(wèi)校教務(wù)檔案規(guī)范化管理為內(nèi)容，對計算機信息技術(shù)在教務(wù)檔案管理加強數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，搭建教務(wù)檔案信息資源共享平臺，積極開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)化的教學(xué)檔案管理軟件，加強綜合教務(wù)管理系統(tǒng)的安全建設(shè)等面中的應(yīng)用情況進(jìn)行探討分析。為提升中職衛(wèi)校教務(wù)檔案工作提供一些更加規(guī)范有效的措施和方法，來提高和優(yōu)化檔案管理的質(zhì)量水平。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化檔案；檔案信息化；教務(wù)檔案；中職衛(wèi)校

0引言

教務(wù)檔案規(guī)范化管理是學(xué)校教學(xué)管理的重要內(nèi)容。計算機技術(shù)在教務(wù)檔案管理中的應(yīng)用，推動了教務(wù)檔案管理的規(guī)范化進(jìn)程，提高了檔案管理的質(zhì)量，優(yōu)化了教務(wù)檔案管理的環(huán)境。在構(gòu)建教務(wù)檔案信息化管理平臺的過程中，管理者要結(jié)合學(xué)校實際情況和教務(wù)檔案管理要求，構(gòu)建規(guī)范化的管理平臺，靈活運用數(shù)據(jù)庫技術(shù)，從而促進(jìn)教務(wù)檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程[1，2]。

1教務(wù)檔案管理加強數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

信息化時代，教務(wù)科在進(jìn)行檔案管理的過程中，要積極引入信息技術(shù)，并加強數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。在檔案建設(shè)管理工作中，最基礎(chǔ)的部分就是教務(wù)檔案數(shù)字化。教務(wù)檔案數(shù)字化在計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)字錄音、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)的支持下，形成一種新型的檔案信息管理形態(tài)，它將檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案信息儲存起來以備調(diào)用，再通過網(wǎng)絡(luò)化的形式將這些檔案信息儲存器相互連接起來，利用計算機系統(tǒng)建立統(tǒng)一的管理，從而形成一個規(guī)范化的檔案信息庫。這個信息庫具有無限空間和無限時間限制，能夠形成資源的共享。強化學(xué)校教務(wù)檔案管理信息化的第一步就是加強數(shù)字化建設(shè)。在數(shù)字化建設(shè)過程中，數(shù)字庫建設(shè)是非常重要的一步，學(xué)校要制定相關(guān)的規(guī)范管理標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一構(gòu)建數(shù)字化教學(xué)檔案室。現(xiàn)階段，我國很多中職衛(wèi)校已經(jīng)構(gòu)建了數(shù)字化檔案管理庫，實現(xiàn)了從紙質(zhì)檔案管理向電子檔案管理的轉(zhuǎn)變。利用云數(shù)據(jù)儲存，能夠進(jìn)行信息檔案整體備份，使得信息的準(zhǔn)確性得到保障，不會出現(xiàn)因為系統(tǒng)更新和維護出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失的問題。在進(jìn)行數(shù)據(jù)圖案采集的時候，要先建立一個整體信息目錄，利用Office辦公系統(tǒng)的Word和Excel進(jìn)行圖文處理，這樣能夠使檔案數(shù)據(jù)更加具體、更加清晰。不同信息文件的份數(shù)、頁數(shù)，必須要跟電子檔案一一對應(yīng)，這樣才能夠達(dá)到良好的設(shè)計效果。在教務(wù)管理數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)過程中，還應(yīng)該做好信息系統(tǒng)交互界面的處理工作。經(jīng)過前臺處理之后的檔案信息會更加規(guī)范、更加精確，后臺維護人員可以隨時調(diào)取和使用信息，并對系統(tǒng)進(jìn)行維護和處理[3]。

2搭建教務(wù)檔案信息資源共享平臺

借助數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化的強大優(yōu)勢，構(gòu)建學(xué)校檔案信息資源共享平臺，不僅能夠為學(xué)校教育教學(xué)提供支持，而且能夠為學(xué)校管理者制定管理策略提供標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)。教務(wù)信息資源平臺的構(gòu)建，促進(jìn)了學(xué)校之間的資源共享，彌補了學(xué)校內(nèi)部的資源不足。學(xué)校內(nèi)部教務(wù)管理部門應(yīng)該結(jié)合學(xué)校實際情況，從學(xué)校自身情況出發(fā)，構(gòu)建規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的課程管理、教學(xué)管理、教案管理以及培養(yǎng)方案管理體系。另外，借助信息化技術(shù)，還應(yīng)該加強中職衛(wèi)校之間的交流與教務(wù)往來，搭建跨地區(qū)中職衛(wèi)校教檔案信息管理資源平臺，并將其納入學(xué)校和部門整體發(fā)展規(guī)劃之中，從而進(jìn)一步促進(jìn)學(xué)校之間的教務(wù)檔案交流，有利于彼此之間的取長補短，資源共享。比如：在班班通教務(wù)管理平臺中，通過利用集體智慧，使得教師的備課質(zhì)量和效率都大大地提高，在中職衛(wèi)校教學(xué)課堂中，教師可以直接從多媒體設(shè)備上選擇優(yōu)秀課件、視頻等教學(xué)資源，這不僅提高了課堂教學(xué)的趣味性，也將抽象的醫(yī)學(xué)知識以更加直觀生動的方式呈現(xiàn)給學(xué)生，改變了傳統(tǒng)課堂枯燥乏味的狀況，同時也提高了學(xué)生學(xué)習(xí)的積極性和主動性，為教師提供了大量教育資源，可供教師在課后進(jìn)行教學(xué)研究，提高了醫(yī)學(xué)院校整體教學(xué)水平[4，5]。

3積極開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)化的教學(xué)檔案管理軟件

在教務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的過程中，信息化建設(shè)是必然趨勢；而在信息化建設(shè)的過程中，軟件標(biāo)準(zhǔn)化是前提。這就要求教務(wù)管理者要靈活運用數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，構(gòu)建規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的檔案信息數(shù)據(jù)庫。想要實現(xiàn)學(xué)校教務(wù)檔案的共享與互聯(lián)，就必然要構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)檢索，而檔案信息數(shù)據(jù)庫是網(wǎng)絡(luò)檢索的前提。檔案信息數(shù)據(jù)庫具體包括立案卷，目錄數(shù)據(jù)庫以及卷內(nèi)文件目錄數(shù)據(jù)庫，全文信息數(shù)據(jù)庫文件目錄數(shù)據(jù)庫等，其的構(gòu)建大大促進(jìn)了學(xué)校教務(wù)管理規(guī)范化與一體化。教學(xué)檔案類別不同，所需要著錄的項目也不盡相同，所以標(biāo)準(zhǔn)的教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)必須要具有強大的可擴展性與靈活性。只有如此才能夠適應(yīng)現(xiàn)代化學(xué)校教務(wù)管理需求，才能夠?qū)崿F(xiàn)對儲存數(shù)據(jù)的靈活訪問和標(biāo)準(zhǔn)化的管理[6]。比如：在電子試卷管理歸檔的過程中必須要具備整理編目、檢索保密系統(tǒng)維護、備份數(shù)據(jù)的基本功能，能夠為實體管理及用戶的特殊需求提供幫助，并具有相應(yīng)的拓展功能，在進(jìn)行這方面軟件開發(fā)和研制的過程中，必須要符合中職學(xué)校檔案工作，以及計算機信息管理系統(tǒng)的相關(guān)法律技術(shù)要求。另外，電子試卷管理軟件還必須要具備強大的數(shù)據(jù)獨立性，在軟件環(huán)境、硬件環(huán)境發(fā)生變化的時候電子試卷管理軟件能夠安全遷移數(shù)據(jù)，有效利用數(shù)據(jù)，做到功能齊全、操作便捷；電子試卷管理軟件，還必須要具有良好的兼容性、拓展性與實用性。要具有獨立的數(shù)據(jù)輸入、儲存、修改、刪除等功能，可以是BDF格式，或者XML文檔，進(jìn)行數(shù)據(jù)交換，能夠為教務(wù)管理者靈活管理提供支持。

4要加強綜合教務(wù)管理系統(tǒng)的安全建設(shè)

目前，綜合教務(wù)管理系統(tǒng)存在著安全隱患，如前文提到的破譯別人的登錄密碼等。網(wǎng)絡(luò)、計算機、存儲器和信息系統(tǒng)是電子文件和數(shù)字化檔案信息生存的基礎(chǔ)，只有網(wǎng)絡(luò)和系統(tǒng)安全了，電子文件和數(shù)字化檔案信息的安全才能得到保障。綜合教務(wù)管理系統(tǒng)作為電子版教學(xué)檔案信息生存的基礎(chǔ)，目前所存在的安全隱患嚴(yán)重的威脅著這些電子版教學(xué)檔案信息的安全。保障綜合教務(wù)管理系統(tǒng)的安全，是目前系統(tǒng)能否為教學(xué)檔案信息化管理提供真實準(zhǔn)確、完整齊全的檔案信息化資源的關(guān)鍵。為了保障綜合教務(wù)管理系統(tǒng)的安全，教務(wù)管理系統(tǒng)的相關(guān)工作人員要加強系統(tǒng)的升級服務(wù)工作，力爭做到無漏洞運行[7]。綜合教務(wù)管理系統(tǒng)的相關(guān)工作人員要使用正版軟件，及時進(jìn)行系統(tǒng)升級和打補丁。同時，還要經(jīng)常檢查系統(tǒng)的各項設(shè)置，如敏感數(shù)據(jù)的存貯方式、密碼更新的頻度及其復(fù)雜性等基礎(chǔ)性策略。在保障系統(tǒng)安全的同時，我們也不能忽略保障系統(tǒng)中存儲的電子版教學(xué)檔案信息數(shù)據(jù)的安全，系統(tǒng)安全是關(guān)鍵，而系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)安全則是關(guān)鍵之中的關(guān)鍵。數(shù)據(jù)安全管理的目的是保障系統(tǒng)中存儲的檔案信息資源的真實性、完整性和有效性。因此，系統(tǒng)操作者要采取給數(shù)據(jù)、文件系統(tǒng)加密等措施，增加系統(tǒng)存儲的復(fù)雜性，保障系統(tǒng)中電子檔案數(shù)據(jù)的安全性[8，9]。

5結(jié)論

在信息化時代背景下，中職衛(wèi)校在教務(wù)管理方面也需要進(jìn)一步創(chuàng)新和改革。為了能夠滿足新時期學(xué)校教育教學(xué)以及科研的要求，教務(wù)管理規(guī)范化成為了必然趨勢，而在教務(wù)管理規(guī)范化建設(shè)的過程中信息技術(shù)的應(yīng)用也成為了一種趨勢。計算機技術(shù)作為教務(wù)科教務(wù)檔案管理的一種有效手段，在提高檔案管理科學(xué)性、規(guī)范化、統(tǒng)一性方面具有非常明顯的優(yōu)勢。將計算機技術(shù)運用到教務(wù)檔案管理中，既可以推動教務(wù)檔案管理規(guī)范化的進(jìn)程，同時也可以提高檔案管理的水平，提升教務(wù)檔案管理的整體網(wǎng)絡(luò)氛圍。在建設(shè)教務(wù)檔案信息化管理平臺的過程中，大家要結(jié)合本校的現(xiàn)實狀況和教務(wù)檔案管理的要求，建設(shè)系統(tǒng)化、規(guī)范化的管理平臺，靈活使用數(shù)據(jù)庫技術(shù)。本文結(jié)合中職衛(wèi)校教務(wù)管理信息化平臺構(gòu)建的相關(guān)內(nèi)容，對促進(jìn)中職衛(wèi)校教務(wù)管理的規(guī)范化、信息化、數(shù)字化建設(shè)的相關(guān)對策進(jìn)行了研究和思考，旨在助力于中職衛(wèi)校教務(wù)管理工作水平的提升，為中職教學(xué)提供更好的更有力的支持。

作者:熊海麗 單位:玉林市衛(wèi)生學(xué)校