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【摘要】隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展以及高校信息的日益復(fù)雜，高校辦公室信息化建設(shè)已經(jīng)成為辦公室信息管理的必然趨勢。信息技術(shù)的發(fā)展促使高校辦公室信息管理方式不斷更新，那么其中必然會出現(xiàn)一定的問題。本文分析了高校辦公室信息化管理中出現(xiàn)的問題，并提出了相應(yīng)的解決問題的對策。

【關(guān)鍵詞】高校辦公室；信息化管理；問題與對策

計算機及相關(guān)技術(shù)的發(fā)展，使得辦公室的現(xiàn)代管理技術(shù)也逐漸被廣泛使用，這是辦公室管理模式的一個非常大的變革，辦公室的管理逐漸轉(zhuǎn)向了信息化。現(xiàn)在，很多辦公室工作比如文件的生成以及儲存都離不開計算機這種現(xiàn)代的辦公設(shè)備，與傳統(tǒng)的辦公形式不同，現(xiàn)在的辦公室文件主要以機讀的形式存在，需要使用一些信息時，就可以在一個建立好的辦公室文件信息系統(tǒng)中搜索，這樣能使得信息更加快速有效地被利用，減少一些無效勞動，提升勞動效率，辦公室的信息化管理是管理逐漸進入信息化的一個外在形式，辦公室管理信息化并是把現(xiàn)代的信息技術(shù)和辦公室的管理簡單相結(jié)合，而是一種創(chuàng)新的過程。

一、高校辦公室信息化管理的必要性

辦公室的信息化管理意味著管理逐步走向現(xiàn)代化，信息化的管理就是利用先進技術(shù)的一種管理系統(tǒng)，但卻不是技術(shù)與辦公室管理的簡單結(jié)合，而是追求一種創(chuàng)新，信息化管理就是對信息的處理過程進行管理，主要包括日常事務(wù)的處理、現(xiàn)金的流動以及一些學(xué)生的交互業(yè)務(wù)，建立一個完善的信息系統(tǒng)，并且把這些信息都加工成信息資源，這樣需要信息的人就可以更加方便地獲取需要的信息，使得這些資源更加合理地利用，能夠滿足全校師生的各種要求。學(xué)校的信息化管理主要是在信息技術(shù)的支持下學(xué)校變革過程的管理以及對學(xué)校資源信息化實施的管理。在現(xiàn)代社會，任何管理都離不開信息技術(shù)，特別是近年來信息技術(shù)的飛速發(fā)展，辦公室信息管理的實施得到了更高的工作效率，除此之外，信息化帶來的意義還有很多。高校辦公室管理實行信息化是一種傳統(tǒng)的管理模式的改變，是一種把互聯(lián)網(wǎng)融入傳統(tǒng)的辦公室管理中的創(chuàng)新型的管理模式，如今人們對于素質(zhì)教育更加重視，學(xué)生的綜合素質(zhì)也應(yīng)該滿足社會的發(fā)展，在高校辦公室實行信息化管理有助于課堂教育更加開放，學(xué)生以及教師等工作人員查閱學(xué)校的信息時不再受時間和空間的束縛，而且還能夠通過各種各樣的多媒體人才和管理人員進行溝通，在教育上更有利于提高學(xué)生的綜合素質(zhì)，培育一個全面發(fā)展的新型人才。 

二、高校辦公室信息化管理存在的問題

在本科院校中，辦公室是在為所有的校領(lǐng)導(dǎo)、教職工以及全體學(xué)生服務(wù)的，所以辦公室必須做好一個學(xué)校各個單位之間的協(xié)調(diào)工作，辦公室的工作人員要能夠熟練完成辦公室的日常管理工作，還要不斷完善辦公室的信息化管理系統(tǒng)，因為在各個部門甚至是學(xué)生中，信息化管理系統(tǒng)都是經(jīng)常被用到的，特別是在經(jīng)濟以及計算機信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，這種系統(tǒng)的管理是非常重要的，下邊簡單列舉幾種信息化在辦公室管理中的應(yīng)用。

（一）電子郵件作業(yè)。現(xiàn)在大部分本科院校在辦公室的信息化管理系統(tǒng)上都會設(shè)置一個有專人管理的復(fù)雜的電子信箱，這就是辦公室信息化管理中一個非常重要的應(yīng)用，這種電子郵件作業(yè)的內(nèi)容非常豐富，它不僅可以向特定的人發(fā)送文件，還可以傳送一些工具軟件制作的檔案，發(fā)送郵件這種功能在很早之前就在很多高校的辦公室廣泛開始使用了，后來網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展，大家都有了各自的郵箱。這樣使得各個部門的工作人員之間可以更加方便地交流并且實現(xiàn)資源共享。在高校辦公室進行處理的文件只要是不需要簽字的，都可以通過這種方式進行發(fā)送，還有一些學(xué)校的人事任命以及任務(wù)安排，都可以通過電子郵箱的方式進行發(fā)送。但是那些涉及到簽核的文件，還是需要用紙質(zhì)文檔的方式。

（二）分層負責(zé)。現(xiàn)在高校辦公室的任務(wù)是非常繁重的，那么為了減輕辦公室的任務(wù)，提高工作效率，辦公室首先要匯總各個部門之間的工作情況，明確每一個部門的權(quán)責(zé)層次，制定一個明確的權(quán)責(zé)明細表，然后交給校長進行核查，通過互聯(lián)網(wǎng)的方式進行，然后由各個部門的負責(zé)人員簽定好之后明確好自己部門要擔(dān)負的責(zé)任，把文件中的內(nèi)容傳播給本部門的每一個人，這種方式就能夠讓每個人都清楚自己所要承擔(dān)的責(zé)任，可以激發(fā)每一個工作人員的積極性，然后辦公室的人員負責(zé)這個任務(wù)明細表的更新，這是辦公室一個非常重要的任務(wù)，也是辦公室信息化管理帶來的益處之一。

（三）文件的送收和稽核。鑒于之前那些需要簽核的文件不能通過電子郵件發(fā)送，那么為了解決這個問題，很多高校的技術(shù)人員都在努力開發(fā)一個更為先進的文件處理系統(tǒng)，然后配置上已經(jīng)建置的電子簽章和認證機制，這樣就可以克服先前的困難，實現(xiàn)線上文件的簽核。現(xiàn)在日常的辦公室工作就是文件的送收以及稽核，一些校內(nèi)的文件首先由簽辦部門制定好紙質(zhì)版的文件，然后由辦公室在信息化的管理系統(tǒng)上建立一個文件送文單，這個送文單不僅要記載一些必要的基本資料，還要有這份文件的送文流程，這樣才能保證文件能夠安全送達，接收的部門在接受到這份文件之后就可以在系統(tǒng)上進行簽收，把文件上的信息處理好之后再傳送給下一個部門。在整個過程中，在辦公室的信息化系統(tǒng)上都能夠查得到文件的位置，稽核部門也能夠隨時進行稽核工作，這樣不僅提高了工作效率，還提高了工作的質(zhì)量，對各部門都能夠更好地監(jiān)督。

（四）公共資源的申請及管理。逐步實現(xiàn)辦公室信息化管理，就能夠?qū)崿F(xiàn)線上對會議室以及多媒體教室進行申請和管理。想要申請的部門不需要再一級一級地交紙質(zhì)文件進行申請，只需要先在系統(tǒng)上查詢到空的會議室、普通教室或者是多媒體教室，然后網(wǎng)上填好申請單，系統(tǒng)自動發(fā)送給審核部門，然后審核部門在電腦上加以核實，核實完之后直接通過系統(tǒng)傳達給申請部門就可以，這樣就省略了之前一級級復(fù)雜的程序，加快了工作效率。月末時還可通過系統(tǒng)自動匯總月度報表，這樣就可以直觀地統(tǒng)計出每月會議室、教室的使用情況，便于及時對有限的資源進行優(yōu)化。

三、高校辦公室信息化管理的對策

高校辦公室信息化管理是為了實現(xiàn)教學(xué)目標而運用的一個工具，通過這種工具希望能夠更高效率地讓全校師生利用學(xué)校的人力、物力、財力等資源，但是在進行辦公室管理信息化時要時刻謹記信息是為了學(xué)校的管理服務(wù)的，不能只為追求信息的準確性或者快速獲得信息從而忽略這一點。對于辦公室信息化的管理下邊有一些建議。

（一）轉(zhuǎn)變思想觀念。想要改變一種管理方式，管理者的思想是非常重要的，很多學(xué)校辦公室的工作人員或者是領(lǐng)導(dǎo)對于辦公室信息化管理沒有一個正確的認識，他們認為傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)沿用了很多年，覺得挺好的，沒必要多此一舉地去尋求改變，不愿意接受信息這種新鮮的管理方式，很多學(xué)校都會有這種事情發(fā)生，這時候，學(xué)校就要有所警覺，采取一定的行動，組織領(lǐng)導(dǎo)人員學(xué)習(xí)這種網(wǎng)絡(luò)化信息化的學(xué)習(xí)方式，并且結(jié)合自己學(xué)校的實際情況合理運用這種管理方式，還要進行必要的宣傳，讓辦公室的工作人員認識到信息化管理的重要性，這樣在實行信息化管理時才能更好地進行實踐。

（二）提高員工的計算機水平。信息化的管理方式實際上就是把先進的技術(shù)運用到傳統(tǒng)的辦公室管理中，所以必然離不開計算機和網(wǎng)絡(luò)。但是學(xué)校的很多職工對計算機不熟悉，更別說操作，所以高校的相關(guān)部門要定期對教職工，特別是那些剛?cè)肼毜慕搪毠せ蛘呤呛笄谌藛T進行專業(yè)的信息化培訓(xùn)，幫助員工學(xué)習(xí)關(guān)于計算機的一些理論知識和實際操作能力，努力提高職員的信息化技能，這樣教師對信息化有一個深刻的了解之后，就能夠更好地使用辦公室的信息化查詢系統(tǒng)，更有利于辦公室信息化管理的建設(shè)。

（三）完善管理系統(tǒng)的各個部分。對辦公室進行信息化管理的概念被提出的時間不久，那么在剛開始建成信息化管理系統(tǒng)時，肯定會在某個部分存在著一定的漏洞，即使會對系統(tǒng)進行定期的檢查，也難免有領(lǐng)導(dǎo)注意不到的地方。那么這些管理上的漏洞會嚴重影響學(xué)校的正常運作以及發(fā)展的速度，也可能會發(fā)生非常嚴重的問題，所以在建設(shè)好辦公室的信息化管理系統(tǒng)之后，一定要設(shè)立一個內(nèi)部的信息系統(tǒng)的維護部門，除了進行日常的檢查之外，還可以負責(zé)對一些專門的漏洞進行排查，這樣能夠及時完善系統(tǒng)，從而保證學(xué)校能夠正常運作。

（四）完善信息化管理制度。在建立信息化管理系統(tǒng)時，除了要有維護部門工作之外，還要建立一個相應(yīng)的管理制度，學(xué)校是一個非常復(fù)雜的地方，需要各個部門之間共同合作才能夠順利運行下去，所以要求各個部門之間在管理制度下能夠分工合作，有序完成各自的工作，還要建立一個內(nèi)部的監(jiān)督制度，不定期地對各個部門的工作進行審核以及考察，這是保證信息化管理系統(tǒng)能夠順利工作的前提。

（五）建立學(xué)校網(wǎng)站。學(xué)校要不斷地向公眾一些關(guān)于學(xué)校的信息，一方面可以借此宣傳學(xué)校的形象，向社會展示學(xué)校的實力，讓社會上的人能夠隨時的了解學(xué)校的發(fā)展，提高學(xué)校在社會上的知名度，另一方面，一些招生信息也需要向外界。所以要建立一個學(xué)校的網(wǎng)站以及建立一個完善的學(xué)校內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)，這樣無紙化的辦公不僅節(jié)省資源還可以大幅度提高工作效率，讓全校的師生都可以登陸辦公系統(tǒng)，分享辦公室的信息。

四、結(jié)語

辦公室的信息化管理的確能夠更好地控制管理信息，減少重復(fù)的勞動，加強學(xué)校工作的效率，但是網(wǎng)絡(luò)的存在本身就是不安全的，只要有足夠的技術(shù)水平，所有人都可以看到學(xué)校辦公室工作的具體情況，所以，學(xué)校在進行辦公室信息化管理的過程中一定要保證管理的安全問題。還有在進行信息化之前要先建立一個先進的辦公室管理機制，改變辦公室工作人員以及領(lǐng)導(dǎo)對于辦公室信息化管理的觀念，這是辦公室管理進步的前提。

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作者:謝琴 單位:泰州學(xué)院