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【摘要】本文首先分析了事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的意義，接著提出了事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀，包括工作標(biāo)準(zhǔn)缺乏科學(xué)有效性、檔案數(shù)字化管理安全意識(shí)不到位、檔案數(shù)字化管理人員綜合素質(zhì)有待提高，并針對(duì)問題提出了完善檔案數(shù)字化管理制度，加大資金投入來更新技術(shù)設(shè)備，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)等策略。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案；數(shù)字化

檔案管理是事業(yè)單位管理工作的一部分，在確保組織協(xié)調(diào)、高效運(yùn)轉(zhuǎn)方面發(fā)揮著重要的作用。隨著電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案數(shù)字化管理已經(jīng)成為一種重要的發(fā)展趨勢(shì)，事業(yè)單位工作人員運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)對(duì)檔案查詢、閱讀來提升工作成效。受多種因素的影響，事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理還存在一系列問題，需要具體問題具體分析，提出相應(yīng)的解決策略為事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展服務(wù)。

1事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的意義

隨著信息時(shí)代的到來，事業(yè)單位檔案管理通過運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)提升了檔案管理的成效，方便檔案的收集工作與歸檔工作，改變了傳統(tǒng)檔案管理模式，是檔案管理的創(chuàng)新。檔案管理人員通過操作相關(guān)軟件對(duì)資料進(jìn)行增減、變更，工作效率大大提升。而且檔案數(shù)字化發(fā)展還可以促進(jìn)新型管理方案的落實(shí)，在很大程度上節(jié)約了人力與財(cái)力。事業(yè)單位的發(fā)展要求檔案管理也要跟得上時(shí)展的步伐，必須要從數(shù)字化管理方面下功夫，查閱檔案更加便利，為高校的可持續(xù)發(fā)展提供了保障，也提升了高校管理的信息化水平，具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

2事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀

信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，檔案管理工作環(huán)境也在不斷的優(yōu)化，專業(yè)理論知識(shí)的支撐也是其發(fā)展的一大優(yōu)勢(shì)，檔案管理理念上也開始有所轉(zhuǎn)變。但是，我們?cè)诳吹匠煽兊耐瑫r(shí)，不能忽視事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理存在的問題：

2.1工作標(biāo)準(zhǔn)缺乏科學(xué)有效性

就當(dāng)前情況來看，很多事業(yè)單位都開始重視檔案的數(shù)字化建設(shè)工作，但是并沒有認(rèn)真、仔細(xì)的探討單位的數(shù)字化檔案管理開展到什么程度？數(shù)字化管理要達(dá)到什么樣的成效？單位所制定的檔案數(shù)字化管理制度也沒有對(duì)其做出明確的規(guī)范和要求，部分管理人員在開展檔案管理工作的時(shí)候會(huì)抱有“僥幸”心理，漫不經(jīng)心、敷衍了事，并沒有統(tǒng)一規(guī)范化的要求，只對(duì)那些特別重要、價(jià)值特別高的檔案進(jìn)行了嚴(yán)格意義上的編號(hào)、歸檔，導(dǎo)致事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的局面比較被動(dòng)。

2.2檔案數(shù)字化管理安全意識(shí)不到位

通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行檔案數(shù)字化管理工作能夠大幅度提升工作成效，讓檔案管理變得更加方便，但是互聯(lián)網(wǎng)的安全一直是業(yè)界所擔(dān)憂的問題，一旦受到黑客的攻擊，或者計(jì)算機(jī)受到病毒感染等都會(huì)影響到信息安全。由于部分事業(yè)單位檔案管理工作是由一些非專業(yè)人員承擔(dān)，缺乏必要的計(jì)算機(jī)技術(shù)知識(shí)，不能全面認(rèn)識(shí)到檔案管理工作，信息安全意識(shí)淡薄，導(dǎo)致檔案數(shù)字化管理中的一些重要信息存在泄露的風(fēng)險(xiǎn)。

2.3檔案數(shù)字化管理人員綜合素質(zhì)有待提高

在開展事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作中，人才的重要性不言而喻。檔案管理數(shù)字化工作的開展主要是依靠人員展開，信息技術(shù)的飛速發(fā)展要求人才的素質(zhì)必須跟得上，而檔案管理數(shù)字化也在要求工作人員必須能夠與時(shí)俱進(jìn)。縱觀當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理人員現(xiàn)狀能夠發(fā)現(xiàn)，由于受到機(jī)構(gòu)編制等因素的影響，檔案管理人員的更新比較慢，現(xiàn)有人員缺少專業(yè)化的培訓(xùn)，導(dǎo)致文化軟實(shí)力受到了限制，專業(yè)性不強(qiáng)加上管理技能不到位，缺乏專業(yè)與管理技能于一身的核心人才勢(shì)必會(huì)影響檔案管理數(shù)字化工作的開展。

3事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的對(duì)策

3.1完善檔案數(shù)字化管理制度

事業(yè)單位要進(jìn)行檔案數(shù)字化管理，就要在完善相關(guān)管理制度上下功夫，需要結(jié)合單位實(shí)際，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)確保單位檔案管理跟得上時(shí)代的發(fā)展腳步。在數(shù)字化檔案的收集、整理以及歸檔等環(huán)節(jié)都能夠以嚴(yán)格的檔案管理制度作為依據(jù)，層層把關(guān)檔案管理工作，并實(shí)行統(tǒng)一化管理。在查閱相關(guān)檔案的時(shí)候，也要嚴(yán)格遵守查閱制度，避免出現(xiàn)泄密或者丟失的狀況。此外，還要結(jié)合單位發(fā)展需求制定檔案數(shù)字化管理體制，在信息安全的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮硬件設(shè)施與軟件設(shè)施的功效，避免出現(xiàn)檔案信息被惡意篡改或者數(shù)據(jù)丟失等問題。要落實(shí)檔案管理人員的具體職責(zé)，讓他們自覺按照制度要求開展工作，從而為檔案數(shù)字化建設(shè)提供支撐。

3.2加大資金投入來更新技術(shù)設(shè)備

檔案數(shù)字化管理主要是采集和整理比較有價(jià)值的信息資源，這些有價(jià)值的新型資源要為特定的組織部門、特定的人員服務(wù)，從而體現(xiàn)出更大的價(jià)值，創(chuàng)造出新的效益。檔案作為重要活動(dòng)的紀(jì)錄材料見證事業(yè)單位的成長，在組織運(yùn)營管理過程中的使用頻率也在提升，對(duì)檔案數(shù)字化收集與歸檔管理的時(shí)效性提出了新的要求，要在確保時(shí)效性的基礎(chǔ)上保障檔案資料的質(zhì)量，以高質(zhì)量的檔案材料為組織決策提供參考依據(jù)，實(shí)現(xiàn)工作開展的價(jià)值。所以，事業(yè)單位管理者要提升對(duì)檔案數(shù)字化管理的重視度，投入專項(xiàng)資金配備專業(yè)的計(jì)算機(jī)設(shè)備、打印機(jī)設(shè)備等，在設(shè)置目標(biāo)或者做決策的時(shí)候參考檔案信息資料，發(fā)揮檔案信息資源在維持組織政策運(yùn)行方面的重要作用。打破傳統(tǒng)的信息格局形勢(shì)，讓檔案信息變得更加精確化。

3.3提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

對(duì)于事業(yè)單位檔案管理人員來說，要能夠打破傳統(tǒng)思想觀念的束縛，樹立數(shù)字化安全意識(shí)，利用業(yè)余時(shí)間進(jìn)行學(xué)習(xí)培訓(xùn)，掌握新的技能，更新自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，更好的適應(yīng)檔案數(shù)字化管理的節(jié)奏。事業(yè)單位管理者要能夠認(rèn)識(shí)到提高檔案管理人員綜合素質(zhì)的重要性，這是進(jìn)行檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)和前提。要不斷加大人員培訓(xùn)力度，運(yùn)用多樣化的培訓(xùn)方式，確保培訓(xùn)內(nèi)容符合檔案工作實(shí)際，采用視頻學(xué)習(xí)、講座學(xué)習(xí)等方式為工作人員普及檔案數(shù)字化管理的理論與技巧，在培訓(xùn)中加入信息技術(shù)知識(shí)，通過培訓(xùn)提升工作人員的專業(yè)素質(zhì)。

4結(jié)論

總之，事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理屬于一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，也是整個(gè)組織管理工作的關(guān)鍵組成部分。在現(xiàn)階段，要能夠認(rèn)清事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀，完善檔案數(shù)字化管理制度，加大資金投入來更新技術(shù)設(shè)備，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，從而為事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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作者:邢光青 單位:河南省新蔡縣黃樓鎮(zhèn)黨政便民服務(wù)中心