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［摘要］

社保的有效開展是一個國家穩(wěn)定發(fā)展的基礎(chǔ)，我國當(dāng)前的社保事業(yè)仍處于起步階段，在長期的發(fā)展過程中，社保檔案的管理將對我國社保事業(yè)的有序發(fā)展起到重要作用。文章以社保檔案管理為研究對象，分析當(dāng)前我國社保檔案管理的開展現(xiàn)狀，并進一步提出可行性創(chuàng)新途徑。

［關(guān)鍵詞］

社會保險；檔案管理；創(chuàng)新途徑

1社保檔案管理概述

1．1社保檔案管理的重要性

（1）社會保險檔案是參保人員維系自身利益的的主要法律憑據(jù)。社會保險作為一個聚焦全社會目光的“焦點事件”，其覆蓋范圍較大，由于其大量比較復(fù)雜的作業(yè)和業(yè)務(wù)，導(dǎo)致其流程中大量的信息資料產(chǎn)生。社會保險檔案是參加社保的對象在社保中所有基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的文件檔案，是決定參保對象是否有資格享有各種社會補助的根本憑據(jù)，同時還是參保對象維系自身利益的基本證據(jù)。

（2）做好社會保險檔案的管理作業(yè)也有助于社會的安定協(xié)調(diào)。社會保險檔案是組成民生檔案的關(guān)鍵構(gòu)成之一，關(guān)系到每一戶人家。社會保險檔案管理必須要做到位，因為這關(guān)系著成千上萬參保對象的根本權(quán)益，若辦理社保的單位在資料的管理中稍有差池，就會嚴重危害到參保對象的權(quán)益，從而導(dǎo)致社會動蕩不安。在這種背景下，要求必須努力提升在這方面的作業(yè)能力，使得所有參保對象都可以體驗到優(yōu)質(zhì)的社保服務(wù)，進而促進整個參保流程的穩(wěn)定進步。

1．2社保檔案管理開展的原則

（1）對于參加社保的人員必須保證他們的文件材料要完善并且與事實相符。每有一個新的參保人員，在對他們進行資料注冊的時候必須用戶口本或者身份證來確定他們的真實年齡，必須在注冊資料的時候確保他們的年齡在戶口本和身份證上都一致，參保過程中在這方面出現(xiàn)問題的參保人員，應(yīng)當(dāng)根據(jù)一定的程序?qū)徍撕驼{(diào)查。

（2）管理社保檔案的過程必須保證規(guī)范依法。每一個參加社保的客戶最原始的文件材料必須先由業(yè)務(wù)人員經(jīng)辦，業(yè)務(wù)窗口負責(zé)人初審，然后由業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)審核，最后由經(jīng)辦機構(gòu)的負責(zé)人審批，從而保證客戶資料的嚴密性和真實性。參保過程中，參保單位必須嚴格監(jiān)督參保信息的真實可靠，堅決杜絕虛假捏造信息的出現(xiàn)，相關(guān)單位必須保證各個環(huán)節(jié)的手續(xù)嚴密真實并進行必要的監(jiān)控管理，確保檔案的真實有效。

2社保檔案管理中存在的主要問題

2．1管理責(zé)任心不足，不夠注重資料的嚴密性

經(jīng)辦單位在管理意識方面沒有投入精力培養(yǎng)，導(dǎo)致某些工作人員在工作中不夠?qū)Ｐ挠眯模瑳]有合理的整合文件檔案，不能集中歸納，嚴重者致使參保人員的資料流失或損毀。我國社會保險的工作面越來越寬廣，越來越多的群眾參與到社保之中，因此社會保險資料數(shù)量也隨之驟增，但是社會保險資料的管理工作水平卻依然維持不變，管理設(shè)備也不能滿足數(shù)量龐大的資料需求，最終導(dǎo)致社會保險的資料管理工作環(huán)境和秩序愈來愈差，經(jīng)辦機構(gòu)不能夠理想的進行管理作業(yè)。某些部門由于淺薄的管理意識，無法合理的安置客戶資料，難以避免的造成參保人員資料的丟損。

2．2沒有足夠的專業(yè)管理人才，導(dǎo)致管理能力的嚴重不足

社會保險資料管理組織部門的資料工作者當(dāng)前主要存在兩方面的問題：（1）管理人員在管理方面的內(nèi)涵不足，其中在運用計算機網(wǎng)絡(luò)進行管理的技能水平尤為低下；（2）相關(guān)機構(gòu)沒有安置專職的社會保險資料工作者，專職保管資料的人嚴重匱乏，大多機構(gòu)安置的工作者只是從其他部門暫且調(diào)過來的，沒有熟練的管理能力，使得社會保險資料的管理水平愈加下降。經(jīng)辦機構(gòu)也沒有足夠的重視對資料保管者的培養(yǎng)，投入的精力并不多，這就直接影響到新的管理技術(shù)和思想沒有被引入和運用，最終導(dǎo)致經(jīng)辦機構(gòu)的管理能力普遍低下，難以滿足現(xiàn)代社會的需求。綜上所述，社保機構(gòu)在社會保險資料管理職工方面主要存在匱乏足夠的專業(yè)知識以及專業(yè)能力，導(dǎo)致整個機構(gòu)的管理不夠?qū)I(yè)和能力低下，尤其在管理的新技能儲備方面更為匱乏，根本不能迎合越來越進步的社會保險管理需求。當(dāng)前社會保險對資料管理工作人員的要求也越來越高，不僅需要他們相關(guān)的知識儲備，還需要他們熟練的掌握計算機工作技能，才能滿足參保人員的服務(wù)需求。

2．3沒有合理的資料管理框架，不能規(guī)范集中資料

我國當(dāng)前對社會保險檔案管理并沒有出臺相應(yīng)的統(tǒng)一規(guī)定，導(dǎo)致沒有很好的檔案管理標(biāo)榜，從而造成社會保險資料檔案不完整、檔案管理模式不科學(xué)等諸多不良現(xiàn)象，最終致使社會保險檔案管理工作不能規(guī)范有效的進行。

2．4管理責(zé)任不明晰，存在多頭管理的缺陷

我國現(xiàn)在在社會保險檔案管理方面采用的是多個部門參與管理的模式。根本原因是社保覆蓋范圍廣，不同的社保分屬在不同的部門進行保管，而這些部門的管理手段也都不盡相同，所以也沒有明晰哪個部門負責(zé)哪一塊的責(zé)任，正是這樣各負其責(zé)卻難明職責(zé)的方式使得難以標(biāo)榜一個一致的管理標(biāo)準(zhǔn)。在上述基礎(chǔ)上，參保人員不能很便利地使用自己的資料，并且在社保轉(zhuǎn)移等工作中，也必須要在多個部門辦理手續(xù)，不能夠很有效率的去解決需求；并且致使社保系統(tǒng)不可避免的發(fā)生許多問題和缺陷，比如在“涉保”人因故而死后，關(guān)系到他的社保賬戶卻沒有停止，有些人會冒用他的信息領(lǐng)取保險金。

2．5對信息發(fā)掘不能與時俱進，不能合理利用信息資源

我國對社會保險改革已經(jīng)進行了很久，但社會保險的檔案管理水平卻仍然很低，管理能力也較低下，這其中很大一部分原因是因為不能與時俱進發(fā)掘社會保險檔案的信息資源，導(dǎo)致許多有利用價值的信息不能被利用。

3社保檔案管理的創(chuàng)新途徑設(shè)想

3．1加大強化管理意識力度，培育相關(guān)專職人員

社保檔案是對社保活動中各種事實的錄入，是參保人員維系自身利益的關(guān)鍵憑據(jù)，同時還是提高社會保險工作進步的基礎(chǔ)。經(jīng)辦單位必須通過各種培訓(xùn)方式對工作人員進行專業(yè)的訓(xùn)練，提升部門全體人員在社會保險管理方面的素養(yǎng)，使他們都具備相關(guān)的專業(yè)知識和技能。同時經(jīng)辦機構(gòu)必須制定相關(guān)的制度章程，建立相關(guān)的評定制度以鞭策全體職員提升自身素養(yǎng)以及認識到具備這方面知識技能的重要性，進而承擔(dān)起社會保險資料管理責(zé)任。在培訓(xùn)全體人員知識技能的同時，也要為他們灌輸新的管理知識，特別是越來越發(fā)達的信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。在培育的基礎(chǔ)上，發(fā)掘出對社會保險管理有作用的現(xiàn)代化全面型職員，進而提升整體機構(gòu)的管理水平，才能為參保人員提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

3．2改善檔案管理章程，規(guī)范檔案管理行為

各個類別的檔案都必須有與之對應(yīng)的管理系統(tǒng)，在日常工作中才可有理有據(jù)，檔案就不容易雜亂一團。每一個經(jīng)辦機構(gòu)都必須結(jié)合自身的實際特點以及人群需要，來建立一個合理的系統(tǒng)機制。系統(tǒng)章程中必須明晰的說明相關(guān)工作的程序，不同部門對自己所屬業(yè)務(wù)的資料必須統(tǒng)籌管理，以杜絕造成在同一業(yè)務(wù)上投入過多不必要精力。這種科學(xué)的組織架構(gòu)能夠避免參保人員資料的流損，對管理的質(zhì)量也有明顯提升作用，進而為參保對象提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)以及促進管理發(fā)展進步。

3．3合理利用信息技術(shù)管理檔案，充分發(fā)揮社保檔案的服務(wù)功能

隨著信息技術(shù)的持續(xù)進步，使得社會保險檔案管理也有了更多的資源可以使用，經(jīng)辦機構(gòu)利用信息技術(shù)更加容易、便利的管理檔案。社會保險的紙質(zhì)檔案有很多不方便的地方，并且也不好保存，經(jīng)辦機構(gòu)需提高信息網(wǎng)絡(luò)的利用率，投入更多人力物力在建立信息檔案庫上，改進保存檔案的方式。在建立電子檔案庫的過程中，經(jīng)辦機構(gòu)必須保證有相關(guān)工作人員的引導(dǎo)，并利用電子掃描技術(shù)把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案變?yōu)殡娮訖n案，實現(xiàn)社會保險檔案管理的改革。這種電子信息庫也會使百姓受益，不需要上門跑腿辦事，方便、快捷、效率，從而實現(xiàn)優(yōu)質(zhì)服務(wù)的核心理念。政府和參保人員需要相關(guān)數(shù)據(jù)信息的時候，也可以直接上網(wǎng)查詢，以便及時的維系參保人員權(quán)益。

3．4利用網(wǎng)絡(luò)進行信息資源的傳輸，達成信息資源共享目標(biāo)

建立文檔資源的的最終目的是為了利用，而越來越進步的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)則為充分發(fā)揮檔案價值提供了一個更好的平臺。經(jīng)辦機構(gòu)現(xiàn)在在檔案管理方面的重心應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)移到建立電子信息庫上來，經(jīng)辦機構(gòu)需加大信息資源發(fā)掘力度，集合自身機構(gòu)特點建立符合自身需要的電子信息庫充分挖掘社會保險檔案的功能價值。首先，社會保險檔案是對參保對象信息數(shù)據(jù)的真實記載，研究其中關(guān)于就業(yè)及實業(yè)的信息，能夠給領(lǐng)導(dǎo)作決策提供有用的信息，亦可以為政府在解決這方面難題的時候提供參考，通過對這些信息及時合理的利用，逐步解決由來已久的國家難題。第二，是各個領(lǐng)域內(nèi)在職員工或退休員工參加以后的社會保險的基本證據(jù)，也是他們可以維護自身權(quán)益的根本憑據(jù)。第三，檔案可以輔佐政府在社會保險相關(guān)工作中做決策或者制定相關(guān)的章程制度。檔案庫的建立可以更好的發(fā)掘其利用價值，為政府和人民群眾提供了更有效便捷的服務(wù)。

4結(jié)論

社保檔案是對參保對象整個人生信息的記載，與人民群眾戚戚相關(guān)，所以今后的社保工作重心應(yīng)該轉(zhuǎn)移到這一領(lǐng)域，并且投入更多精力在其中。同時在做相關(guān)工作的過程中，必須保持認真負責(zé)的態(tài)度，確定檔案的真實性，并合理的開發(fā)應(yīng)用信息網(wǎng)絡(luò)等先進科學(xué)技術(shù)設(shè)立電子信息庫，合理規(guī)范的模式才可以確保不損害參保對象的權(quán)益和國家利益。社保檔案的管理工作要科學(xué)規(guī)范合理的進行，才可以促進社會保險穩(wěn)定協(xié)調(diào)的發(fā)展，進而推動國家社會整體和諧穩(wěn)定。

作者：鄭秀華 單位：福鼎市機關(guān)事業(yè)單位社會保險管理中心

主要參考文獻

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