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摘要：

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，信息時(shí)代已經(jīng)到來，而檔案管理的模式也在不斷更新，并逐步轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒c自動化，使事業(yè)單位檔案的管理工作更加方便、快捷。但是，事業(yè)單位實(shí)際的工作當(dāng)中，仍然存在這樣那樣的問題。基于此，分析事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題，并探討加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作的有效策略。

關(guān)鍵詞：

事業(yè)單位；檔案管理；信息時(shí)代

一、事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)存問題

檔案管理工作，是事業(yè)單位必不可少的一項(xiàng)重要工作。但是，當(dāng)前很多事業(yè)單位檔案管理工作的模式過于陳舊，導(dǎo)致檔案管理工作的信息化建設(shè)水平不高。這使得當(dāng)前的檔案管理工作，無法與單位快速發(fā)展過程中所產(chǎn)生的大量檔案資源的情況相適應(yīng)。有的單位也因?yàn)椴恢匾暀n案管理工作，隨意堆放檔案。由于缺乏對檔案進(jìn)行專業(yè)管理，資料外泄的情況也屢有發(fā)生。這不僅是由于事業(yè)單位的檔案管理工作機(jī)制方面存在一定問題，也和事業(yè)單位的檔案管理工作人員偏低的工作素養(yǎng)與業(yè)務(wù)素質(zhì)有著較大關(guān)系。所以，必須從上述方面著手，探討做好事業(yè)單位檔案管理工作的有效策略。

二、做好事業(yè)單位檔案管理工作的有效策略

1.注重檔案管理的信息化建設(shè)。

隨著我國社會的信息化發(fā)展，檔案管理的信息化建設(shè)是事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。作為事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者，一定要充分認(rèn)識到檔案管理信息化建設(shè)工作的重要性，加強(qiáng)檔案管理工作信息化建設(shè)，使事業(yè)單位檔案的安全性得到保障。第一，在事業(yè)單位檔案查詢方面，要加強(qiáng)系統(tǒng)軟件的應(yīng)用與支持，實(shí)現(xiàn)電子檢索系統(tǒng)的全面應(yīng)用，使檔案管理以及資料的查詢更加方便快捷。第二，要加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理的電子化發(fā)展，確保事業(yè)單位在人事調(diào)用方面能夠以職工檔案為有效依據(jù)，努力做到人盡其用，充分發(fā)揮職工干部的專業(yè)與特長，更好地為事業(yè)單位的發(fā)展服務(wù)。

2.加強(qiáng)事業(yè)單位檔案的保密工作。

我國事業(yè)單位的各種檔案通常都是單位比較重要的機(jī)密性文件，因此檔案管理工作關(guān)系到事業(yè)單位的生存與發(fā)展。所以，重視并加強(qiáng)事業(yè)單位的保密工作對于單位的發(fā)展來說具有較大的意義。如果事業(yè)單位檔案管理工作當(dāng)中，未能將保密工作做好，單位勢必會將自身發(fā)展的機(jī)密性資料泄露出去，甚至導(dǎo)致未來的發(fā)展出現(xiàn)嚴(yán)重的危機(jī)。因此，檔案管理工作當(dāng)中，檔案庫房必須確保其牢固性，要配備專人輪班職守，另外電子查詢系統(tǒng)，信息資源管理系統(tǒng)，數(shù)據(jù)庫安全等方面，還要安排專業(yè)的計(jì)算機(jī)管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的管理，加固網(wǎng)絡(luò)防火墻設(shè)置，加強(qiáng)電子密碼的管理工作，要做到定期更換，相互監(jiān)督，避免檔案因受到網(wǎng)絡(luò)黑客的侵犯發(fā)生資料被惡意篡改或者刪除，也避免一些工作人員在受到某種利益誘導(dǎo)發(fā)生工作錯(cuò)誤。

3.加強(qiáng)檔案管理工作機(jī)制的建立與完善。

事業(yè)單位的檔案管理工作要想規(guī)范化發(fā)展，必須加強(qiáng)相關(guān)制度的建立與完善。開展檔案管理工作時(shí)，工作的前提是以檔案管理工作的相關(guān)規(guī)章制度為依據(jù)，所以檔案系統(tǒng)與相關(guān)制度的建立與完善對檔案管理工作具有非常強(qiáng)大的推動作用。當(dāng)前，雖然我國事業(yè)單位檔案管理工作的水平得到了提升，管理的手段與方法都有了顯著的進(jìn)步，可見管理體系與制度并未得到有效的更新與完善。對此，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者必須認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，加強(qiáng)工作體系與規(guī)章制度的建立與完善。例如：可建立資料管理責(zé)任制、電子信息登陸密碼安全責(zé)任制、電子檔案備份制度、績效管理制度等，通過這些機(jī)制的建立與完善，可以促進(jìn)職工提高工作積極性與工作責(zé)任感，更好地投入到檔案管理工作當(dāng)中。

4.加強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)水平的培訓(xùn)工作。

事業(yè)單位的檔案管理工作，是業(yè)務(wù)性較強(qiáng)的一項(xiàng)工作，也是管理與服務(wù)性并重的工作。我國逐漸步入信息時(shí)代，事業(yè)單位檔案管理工作的信息化也應(yīng)加強(qiáng)建設(shè)，檔案管理人員不僅要努力提升自己的業(yè)務(wù)技能與管理水平、服務(wù)意識，還要加強(qiáng)信息技術(shù)操作水平的提升，以適應(yīng)當(dāng)前的檔案電子信息系統(tǒng)的應(yīng)用，才能緊跟時(shí)代的發(fā)展步伐。因此，檔案管理工作人員必須緊跟時(shí)代的步伐，在業(yè)余時(shí)間多學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)的相關(guān)知識，并掌握電子檔案的分類、整理、錄入、檢索、調(diào)用等各項(xiàng)工作流程，做到熟練地進(jìn)行計(jì)算機(jī)操作與應(yīng)用，確保檔案資源的準(zhǔn)確性與有效性。另外，還要盡可能地學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)管理知識，掌握計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的過程當(dāng)中存在的安全隱患，及時(shí)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中存在的漏洞，及時(shí)更新修復(fù)，避免發(fā)生電子檔案資料被惡意篡改、刪除或盜取。同時(shí)，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)必須加強(qiáng)在職檔案管理工作人員的培訓(xùn)工作，首先，是業(yè)務(wù)流程與電子系統(tǒng)的操作技能方面，再就是服務(wù)意識方面，使工作人員能夠以飽滿的情緒為單位的發(fā)展而服務(wù)；其次，在檔案管理人員的聘用方面，也要嚴(yán)格把關(guān)，盡量聘用既具備檔案管理專業(yè)知識又具備電子檔案系統(tǒng)的操作與管理能力的人員，優(yōu)化檔案管理工作隊(duì)伍，促進(jìn)檔案管理工作水平與服務(wù)意識全面提升。

三、結(jié)語

檔案管理工作，是專業(yè)性與機(jī)密性較強(qiáng)的一項(xiàng)工作。加強(qiáng)事業(yè)單位的檔案管理工作，是事業(yè)單位能夠健康和諧發(fā)展的重要保障，也是我國的基礎(chǔ)建設(shè)以及文化建設(shè)的基礎(chǔ)。因此，為了能夠?qū)⑹聵I(yè)單位的檔案管理工作做好，必須全面分析當(dāng)前工作當(dāng)中存在的不足，并探討加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作的有效策略，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作水平全面提升。

作者：徐微 單位：汪清縣人力資源和社會保障局

參考文獻(xiàn)

[1]高宇靜.電子文件檔案化管理分析[J].企業(yè)改革與管理,2015（8）.