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摘要：高校在學(xué)校管理活動中形成了大量的紙質(zhì)檔案資料和以電子數(shù)據(jù)儲存為特征的電子檔案、膠質(zhì)縮微品檔案。紙質(zhì)檔案資料和以電子數(shù)據(jù)儲存為特征的其他檔案,由于它們各自的作用、特點不盡相同,在高校檔案管理系統(tǒng)中有特殊的應(yīng)用價值。本文對高等院校檔案管理模式的價值探索與路徑選擇進(jìn)行討論，闡述了現(xiàn)階段高等院校檔案管理模式的價值，針對當(dāng)前高等院校檔案管理過程中存在的問題進(jìn)行研究。經(jīng)過筆者研究，憑借自身多年的工作經(jīng)驗，提出一些高等院校檔案管理模式的價值探索與路徑選擇策略。希望通過本文分析，能夠充分發(fā)揮高等院校檔案管理模式的價值。

關(guān)鍵詞：高等院校；檔案管理模式；價值

高等院校管理工作是一項十分重要的工作，管理工作本身涉及的范圍比較廣泛，而檔案管理作為高校管理工作中最重要的組成部分，相關(guān)人員應(yīng)該重視檔案管理工作。下文主要就高等院校檔案管理模式的價值探索與路徑選擇展開具體分析。

一、高等院校檔案管理模式的價值

高等院校檔案是在高校教學(xué)過程中、科研過程中及其他活動中逐漸形成的，以文字、錄像和聲像等各種形式對歷史進(jìn)行記錄?？梢哉f，高校檔案是高校非常珍貴的信息財富。高校檔案本身不僅是高校發(fā)展和各項教學(xué)工作的真實反映，還是高?？偨Y(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)、合理制定計劃、處理存在的問題和改進(jìn)管理模式的重要依據(jù)。現(xiàn)行高等院校檔案管理模式，從狹義的角度講是教師在教學(xué)實踐過程中累計形成的檔案，包括教學(xué)大綱、教學(xué)計劃、教學(xué)案例各試題等等。從廣義的角度講，是在教學(xué)管理過程中形成的所有的檔案。高等院校檔案管理的模式的價值，主要體現(xiàn)在三方面。

（一）促進(jìn)高等院校的良好發(fā)展。高等院校在發(fā)展規(guī)程中，會遇到各種各樣的問題，也會處理各種各樣的問題。只有相關(guān)人員掌握與之相關(guān)的檔案材料，才能夠制定最合適的解決策略，促進(jìn)高等院校的良好發(fā)展。檔案本身能夠?qū)Ω叩仍盒９ぷ骰顒舆M(jìn)行記錄，可以為高等院校處理相似問題提供憑證，像現(xiàn)階段的偽造學(xué)歷問題，可以通過查閱學(xué)籍檔案及其他材料核實并解決，讓民辦院校樹立良好的社會形象，促進(jìn)高等院校良好的發(fā)展。

（二）領(lǐng)導(dǎo)管理決策的參考作用。民辦檔案中記錄了大量前任處理問題的策略，包括教學(xué)方面和黨政管理方面。教學(xué)檔案主要包括在教學(xué)管理實踐過程中產(chǎn)生的具有保存價值的文字、聲像、圖表和視頻等文件資料，它是高校分析教學(xué)內(nèi)容和進(jìn)行教學(xué)考評的比較重要的憑證。黨政檔案，主要是高校在黨群內(nèi)部管理過程中總結(jié)形成的資料，能夠為評定部門業(yè)績及人才開發(fā)方面提供重要的依據(jù)。所以，高等院校領(lǐng)導(dǎo)想要確保決策的科學(xué)性，就必須掌握相關(guān)的檔案信息。

（三）學(xué)校外宣傳教育的素材。高等院校檔案，是對院校教學(xué)科研、后勤保障、學(xué)生管理和財務(wù)管理等活動進(jìn)行真實的記錄，這些記錄在高等院校發(fā)展及各項活動展開過程中起著非常重要的作用。與此同時，檔案詳細(xì)的記錄高等院校發(fā)展經(jīng)過和杰出人才的奮斗故事。高等院校檔案部門工作人員可以用檔案作為素材，舉辦各種展覽會，向他人介紹民辦院校的發(fā)展歷史和壯大經(jīng)過。這樣能夠讓其他人對高等院校的發(fā)展歷史有較為深入的了解，也能夠促進(jìn)高等院校自身良好的發(fā)展。

二、高等院校檔案管理過程中存在的問題

隨著我國教育改革的持續(xù)，高等院校迎來快速發(fā)展的新階段，但是在檔案管理方面和公辦高校仍然有比較大的差距?，F(xiàn)階段，高等院校大多建立檔案室，檔案管理的主要工作內(nèi)容是對檔案進(jìn)行整理和收集，檔案的主要價值就是日常文件查詢和進(jìn)行檔案保管。當(dāng)前，高等院校檔案管理工作并不能夠滿足高等院校教育改革的要求。下面將針對高等院校檔案管理過程中存在的問題進(jìn)行討論。

（一）管理意識不強(qiáng)，資料丟失時有發(fā)生。高等院校本身屬于私營企業(yè)，更重視經(jīng)濟(jì)效益，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案管理工作沒有充分的認(rèn)識，過分重視對高等院校其他管理工作。一些高等院校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理工作并不重要，并沒有在檔案管理方面投入一定的人力和物力資源，導(dǎo)致相關(guān)的檔案管理人員沒有樹立較好的管理意識，經(jīng)常出現(xiàn)檔案資料丟失問題。檔案本身在高等院校發(fā)展過程中起著重要的記錄作用。高等院校作為高等教育的新嘗試，在開辦初期的時候，一直處于摸索狀態(tài)。像部門的設(shè)置、專業(yè)的選擇、人員編制、計劃制定和規(guī)章制度的制定等，都需要不斷嘗試才能夠最終確定。在高等院校的建設(shè)過程中，檔案真實記錄辦學(xué)計劃、執(zhí)行細(xì)節(jié)、來往文件、會議內(nèi)容、合同內(nèi)容和表彰情況等，但是因為高等院校沒有專業(yè)的檔案管理人員，讓大量檔案資料散落在不同的部門，沒有進(jìn)行及時的歸檔，導(dǎo)致檔案資料丟失問題明顯。有數(shù)據(jù)表明，全國高等院校十年內(nèi)檔案資料丟失率高達(dá)40%。高等院校本身建校時間相對比較短，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的任務(wù)比較重，像投資在上千萬元到數(shù)億萬元不等，如果沒有做好檔案歸檔工作，導(dǎo)致高等院校建設(shè)初期相關(guān)資料丟失，就會嚴(yán)重影響后期施工工作的順利進(jìn)行，會給維修工作帶來不便，給高等院校帶來一定的經(jīng)濟(jì)損失。

（二）管理目標(biāo)不明，管理力度不足。高等院校具有一定的特殊性，大部分高等院校在建校初期并不重視對文件檔案進(jìn)行搜集整理工作，全國一半以上的高等院校甚至都沒有建設(shè)專門的檔案室，導(dǎo)致很多檔案丟失，這些高等院校中絕大部分檔案管理目標(biāo)不明確，有時為了應(yīng)負(fù)學(xué)校突擊檢查，臨時進(jìn)行檔案的整理，導(dǎo)致材料不齊全、不準(zhǔn)確和不完整等現(xiàn)象出現(xiàn)，尤其是高等院校課堂教學(xué)相關(guān)材料、試驗室相關(guān)數(shù)據(jù)材料和教學(xué)檢查及評估材料等嚴(yán)重缺乏科學(xué)性。檔案管理力度不足，主要體現(xiàn)在沒有做好檔案管理責(zé)任制度的落實工作，嚴(yán)重影響檔案管理工作效率的提升。

（三）管理人員流動性大，綜合素質(zhì)不高。高等院校大多采用合同制度招聘員工，而且聘用時間相對比較短。這就導(dǎo)致高等院校檔案管理人員流動性比較強(qiáng)，有數(shù)據(jù)表明，民辦院校檔案管理離職人員占招聘人員的30%，這也就意味檔案管理人員對業(yè)務(wù)并不熟悉，嚴(yán)重影響檔案收集工作、整理工作和歸檔工作的全面性。除此之外，現(xiàn)階段很多高等院校的檔案管理人員由教學(xué)秘書或者行政秘書兼職進(jìn)行相關(guān)工作的展開，這些人員需要進(jìn)行日常的教學(xué)行政工作，還需要進(jìn)行檔案管理工作。如此，會導(dǎo)致相關(guān)人員分身乏術(shù)，嚴(yán)重影響檔案管理工作質(zhì)量的提高?？偠灾?dāng)前比較突出的問題就是高等院校檔案管理人員綜合素質(zhì)不高。

（四）管理制度不夠完善，技術(shù)設(shè)備落后?，F(xiàn)階段，我國高等院校檔案管理制度不夠完善，技術(shù)設(shè)備落后。我國高等院校檔案管理制度不夠完善，主要體現(xiàn)在沒有制定科學(xué)的檔案管理制度，沒有明確檔案管理工作的崗位編制和職責(zé)，人員配置和軟件硬件不符合標(biāo)準(zhǔn)。除此之外，技術(shù)設(shè)備落后，沒有全面實現(xiàn)檔案管理信息化，尤其是在檔案搜索和檔案資料庫建設(shè)方面，嚴(yán)重缺乏相對應(yīng)多媒體數(shù)據(jù)庫及全文數(shù)據(jù)庫。

三、高等院校檔案管理模式路徑選擇策略

（一）重視檔案管理，加大資源投入。高等院校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視檔案管理工作，加大對其的資源投入。在物力方面，應(yīng)該增加資金投入，積極引進(jìn)國外先進(jìn)的技術(shù)，購買與檔案管理相關(guān)的軟件及硬件設(shè)施，促進(jìn)高等院校檔案管理相關(guān)工作順利進(jìn)行。在人力方面，應(yīng)該積極引進(jìn)綜合素質(zhì)高的人才，提高高等院校檔案管理水平。

（二）加強(qiáng)隊伍建設(shè)，促進(jìn)管理人員專業(yè)化。檔案管理工作本身是為高等院校教學(xué)、高等院?？蒲泻透叩仍盒５男姓芾淼确?wù)的，高等院校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該認(rèn)識到檔案管理的重要作用，對高等院校檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)。培訓(xùn)的主要目的是培養(yǎng)他們的檔案管理意識，確保他們掌握檔案管理相關(guān)的理論知識并且提高檔案管理能力。

（三）明確責(zé)任目標(biāo)，創(chuàng)新工作機(jī)制。高等院校檔案管理部門應(yīng)該加大工作機(jī)制的創(chuàng)新力度，積極做好高等院校各種檔案的接收工作、分類工作、編寫工作和歸檔工作，與此同時還應(yīng)該加強(qiáng)對高校區(qū)域內(nèi)局部網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，制定搜索文書計算機(jī)管理機(jī)制，并且協(xié)助高等院校各級部門做好電子檔案的歸檔工作，充分發(fā)揮檔案管理的服務(wù)功能并且提高檔案管理的利用率。定期對各類檔案資料進(jìn)行編寫，也是至關(guān)重要的。

（四）增加管理透明度，接受師生監(jiān)督。高等院校檔案管理部門，應(yīng)該增加檔案透明度，公布檔案目錄，介紹檔案管理工作的最新動態(tài)，開發(fā)電子檔案信息檢索和查詢功能，以此來滿足高等院校教師和學(xué)生的需求檔案管理相關(guān)人員應(yīng)該積極主動接納校園內(nèi)部或者外來人員進(jìn)行檔案的查閱，定時開展問卷調(diào)查，確保檔案管理現(xiàn)代化。

（五）實行資源整合，促進(jìn)高等院校教學(xué)經(jīng)費的運作。為了解決一些高等院校檔案管理經(jīng)費不足的問題，相關(guān)管理人員應(yīng)該結(jié)合實際情況，對檔案資源進(jìn)行整合，促進(jìn)高等院校教學(xué)經(jīng)費的運作。可以將同一區(qū)域的不同高等院校的檔案資源進(jìn)行整合，建立統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)化檔案管理機(jī)構(gòu)。與此同時，可以舉辦公開檔案經(jīng)費籌集活動，緩解檔案管理經(jīng)費不足問題。

四、結(jié)束語

總而言之，高等院校檔案管理過程中存在的問題比較明顯，像檔案管理意識不強(qiáng)，經(jīng)常出現(xiàn)檔案資料丟失問題、檔案管理目標(biāo)不明確，管理力度不足和高等院校檔案管理人員流動性強(qiáng)，綜合素質(zhì)不高等問題的存在嚴(yán)重影響高等院校檔案管理工作的順利進(jìn)行，必須要解決這些問題，才能夠充分發(fā)揮高等院校檔案管理的價值。筆者提出，重視檔案管理，加大資源投入，促進(jìn)高等院校檔案管理相關(guān)工作順利進(jìn)行；加大工作機(jī)制的創(chuàng)新力度，充分發(fā)揮檔案管理的服務(wù)功能并且提高檔案管理的利用率。希望通過本文分析，更多專業(yè)人員能夠投入到高等院校檔案管理模式的價值探索與路徑選擇課題中來，針對文中的不足，積極提出意見，為提高高等院校檔案管理質(zhì)量做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

作者:門育寧 單位:陜西省建筑職工大學(xué)