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城建檔案是城市發(fā)展建設(shè)的真實(shí)的歷史記錄。它是在城市規(guī)劃、建設(shè)及管理過程中形成的，既是城市規(guī)劃、建設(shè)和管理的依據(jù)，又是科研工作的信息資源。開發(fā)城建信息資源，為城市建設(shè)服務(wù)，是城建檔案的根本宗旨。同志指出：“如果我們現(xiàn)在大量的工程竣工圖跟不上或不準(zhǔn)確的話，那么將來對我們的子孫后代遺患無窮。我們一定要對子孫后代負(fù)責(zé)啊！”可見做好城建檔案工作的重要性和必要性。
重視城建檔案，合理地運(yùn)用城建檔案，使城建檔案由“死檔案”變?yōu)?ldquo;活檔案”是建設(shè)現(xiàn)代化城市的迫切需要，也是國家檔案事業(yè)興旺發(fā)達(dá)的體現(xiàn)。它可以避免不必要的重復(fù)勞動、建設(shè)漏洞和科研失誤，加快建設(shè)速度和科研工作進(jìn)程，提高經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。例如，1984年海拉爾熱電廠鋪設(shè)河?xùn)|區(qū)供熱管道時(shí)，施工單位沒注意收集、參考有關(guān)地下管網(wǎng)分布情況的檔案資料，以致開工時(shí)自來水管道被刨漏，造成河?xùn)|區(qū)居民停水三天，給附近居民生活造成困難。
城建檔案館聞訊后及時(shí)提供了《工程地質(zhì)水文》資料及《熱網(wǎng)規(guī)劃圖》，為領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)人員決策提供了依據(jù)，為鋪設(shè)河?xùn)|區(qū)供熱管道贏得了時(shí)間，減少了經(jīng)濟(jì)損失，節(jié)約經(jīng)費(fèi)5.5萬元。2008年8月，海拉爾為迎接呼倫貝爾盟撤盟設(shè)市，在盟市領(lǐng)導(dǎo)下，海拉爾掀起城市建設(shè)大會戰(zhàn)：修建擴(kuò)建道路，完善市政設(shè)施，讓草原城市美起來，亮起來，綠起來。期間，海拉爾橋頭街路燈丟失、損壞、老化現(xiàn)象嚴(yán)重，影響市容市貌，急需改造。
在這緊要關(guān)頭，工程指揮部的技術(shù)人員及時(shí)來到城建檔案館。城建檔案館為他們提供了橋頭街道路改造工程圖紙，使他們節(jié)省了時(shí)間，加快了速度，保證了工程質(zhì)量，順利完成了路燈改造工程，節(jié)約資金5萬余元，為撤盟設(shè)市獻(xiàn)了一份厚禮。海拉爾貝爾大酒店是20世紀(jì)90年代建成的。2003年7月，隨著本地區(qū)旅游業(yè)的開發(fā)與發(fā)展，為接納全國各地的賓客，房屋需要改造修繕。
怎樣保持原有大酒店的風(fēng)貌，工作人員在改造前來到城建檔案館詳細(xì)查閱大酒店原始建筑檔案，為改造房屋提供了依據(jù)，節(jié)約修繕資金10萬余元。海拉爾城建檔案館自建館以來，館藏逐漸豐富，檔案已由1984年的42卷增加到2004年的40450卷，城市底圖1800張，地形圖5400張，照片檔案4500張，不僅在城市建設(shè)中發(fā)揮著巨大作用，同時(shí)也滲透到社會生活的每個(gè)角落。1991年有一女士急于出國，因建房撥地證丟失，產(chǎn)權(quán)處不予辦理產(chǎn)權(quán)證，為此，她來城建檔案館查到建房許可證存根，檔案館出具證明，問題得到了解決。
隨著城市化進(jìn)程的加快和城市現(xiàn)代化水平的提高，城建檔案的作用越加顯得重要。海拉爾伊敏河的沿河規(guī)劃方案的制定，河?xùn)|、河西給排水的設(shè)計(jì)，伊敏橋、立交橋、中央橋、呼倫橋等重點(diǎn)工程的建設(shè)及改擴(kuò)建，東山機(jī)楊路等重要工程的修建，所有水文氣象、地質(zhì)等歷史基礎(chǔ)資料都來自城建檔案館，改變了長期以來城市建設(shè)因“無檔可查”或“有檔不查”造成的種種混亂現(xiàn)象，避免了很多重大事故造成的經(jīng)濟(jì)損失。
城建檔案是城市建設(shè)的縮影，領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀，城建科研的園地，技術(shù)開發(fā)的沙龍。但還有不少人員對城建檔案工作重視不夠，工程竣工資料丟失、損壞情況常有發(fā)生，造成很大的經(jīng)濟(jì)損失，應(yīng)引起足夠的重視。城建檔案館收集、保管檔案的根本目的，是為城市建設(shè)提供有效服務(wù)。所以，應(yīng)抓住城市建設(shè)所帶來的契機(jī)，解放思想，與時(shí)俱進(jìn)，加快城建檔案信息化建設(shè)步伐，依法治檔，強(qiáng)化職能，做好城建檔案接收、征集工作，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，為城市建設(shè)和社會發(fā)展服務(wù)。
