摘要:以恩施某三甲醫(yī)院為例，指出了該醫(yī)院檔案管理中存在的問題:檔案管理科室分散，檔案收集不夠精細，檔案管理缺乏監(jiān)管，管理執(zhí)行效率較低，檔案管理標準不統(tǒng)一，信息共享困難，檔案管理硬件不足，難以滿足長遠發(fā)展需要，檔案管理人員混雜，專業(yè)素養(yǎng)尚待提高。提出了改善建議:應增加醫(yī)院檔案管理資金投入，建立健全檔案管理制度，完善檔案管理標準，增強員工檔案管理意識，建立適宜的獎懲制度。

關鍵詞:醫(yī)院;檔案管理;制度;對策

1案例醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

案例醫(yī)院為恩施某三甲醫(yī)院，目前有59個科室，在職員工2000多人。由于醫(yī)院檔案管理牽涉人員數(shù)量多、分工雜，隨著就診人數(shù)的增加，醫(yī)院檔案資料維護成本及難度逐漸增加。該醫(yī)院檔案室最早建立于1952年。2010年，該醫(yī)院開展了創(chuàng)AA級檔案室改革，成立了職能較為集中的中心檔案室，并積極將1952－2010年檔案錄入電腦檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)整個醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的電子化。檔案的電子化雖然方便了檢索和查看，但因為網絡信息化程度低，以及員工對電腦界面的接受程度低，雖然每份檔案都盡量錄入系統(tǒng)，檔案的使用率并未提升。近年來，該醫(yī)院再次開展了創(chuàng)AAA級檔案管理部門的改造，目的也是為了提高檔案的利用率，這一工作也給目前的檔案管理團隊帶來諸多挑戰(zhàn)。

2案例醫(yī)院檔案管理存在的問題

2.1檔案管理科室分散，檔案收集不夠精細。醫(yī)院檔案管理首先需要將檔案收集齊全，案例醫(yī)院科室數(shù)量多，收集工作困難重重。目前，各個科室只知該存檔的內容，對于檔案管理工作流程及方法則無標準。按規(guī)定，各科室上傳的資料由中心檔案室核對。然而，由于中心室工作人員數(shù)量有限，難以核對檔案資料是否收集齊全。且諸多檔案的收集工作并未明確規(guī)定責任科室，一旦發(fā)現(xiàn)問題，實際責任難以明確。醫(yī)院各個科室收集的檔案不成系統(tǒng)，上交不及時，給中心檔案室增加了額外工作量。一些科室對檔案資料的收集及移交不積極，損害了檔案的精準性與安全性。一些科室安排人員兼任檔案管理工作，兼任人員檔案管理方式各異，缺少與檔案管理中心的溝通，不配合監(jiān)督檢查檔案，損害了檔案的完整性。

2.2檔案管理缺乏監(jiān)管，管理執(zhí)行效率較低。案例醫(yī)院檔案管理缺乏監(jiān)管主要體現(xiàn)在兩個方面:一是缺乏監(jiān)管力度。醫(yī)院檔案管理的重視程度不高，雖然檔案管理配置了電腦、打印機等多種現(xiàn)代化設備，但是對于操作及執(zhí)行檔案管理人員的監(jiān)管不力，檔案管理質量更多的是依靠工作人員工作態(tài)度的積極性，而無責任機制。監(jiān)管力度的缺乏直接導致了醫(yī)院檔案管理的執(zhí)行情況欠佳。二是缺乏獎懲制度。由于該醫(yī)院對檔案管理缺乏獎懲制度，醫(yī)院檔案管理的執(zhí)行效率一直無法提高，工作人員缺乏對檔案管理工作的擔當精神，導致醫(yī)院檔案管理工作效率較低。

摘要:隨著社會的發(fā)展，現(xiàn)在知識管理的理念已經深入到了社會上的各個領域，在醫(yī)院的人事檔案管理中也是如此。通過知識管理實現(xiàn)了醫(yī)院檔案管理的深刻變革，完善了醫(yī)院檔案的管理體系，讓醫(yī)院的檔案資源在醫(yī)院發(fā)展中發(fā)揮了越來越重要的作用，因此探討知識管理在醫(yī)院檔案管理體系中的構建具有重要的現(xiàn)實意義。

關鍵詞:知識管理;醫(yī)院檔案;管理體系

知識是醫(yī)院發(fā)展的重要力量，尤其是隨著信息化技術的發(fā)展，大數(shù)據(jù)與云計算與醫(yī)院的檔案管理相結合，讓醫(yī)院的檔案管理進入了一個全新的時代。醫(yī)院檔案的整理、編輯目錄以及開發(fā)和使用都是知識型的活動，對醫(yī)院檔案信息的開發(fā)和利用就是一種知識資源的再整理和再運用。醫(yī)院要想實現(xiàn)檔案管理的科學化和制度化，就要與知識管理相融合，讓檔案管理和知識管理相互協(xié)調、互相促進，共同促進醫(yī)院檔案管理工作向前邁進。新的醫(yī)療衛(wèi)生體制改革讓醫(yī)院的檔案管理內容變得更加豐富和富有內涵，不但包括了醫(yī)院的行政管理相關的知識，同時還包括了醫(yī)院最新的診療技術。以知識管理為視角的醫(yī)院檔案管理體系構建必須創(chuàng)建合理的檔案管理模式，讓檔案管理實現(xiàn)知識化。讓檔案中的知識更加的體系化。要從源頭上對檔案信息資源進行整合，對知識管理的平臺建設進行優(yōu)化，實現(xiàn)檔案信息資源在新時期的智能化控制和管理。在檔案管理的方法上要力求科學性和規(guī)范性，搭建軟硬件知識的集成平臺，讓醫(yī)院的檔案管理更加的科學，能夠為醫(yī)院的經濟發(fā)展做出更大的貢獻。

一、建立多維度的醫(yī)院知識分類體系

傳統(tǒng)的醫(yī)院行政管理中知識資源管理存在一定的問題，因此在新的知識管理架構下，要以部門和專業(yè)結構為基礎構建多維度的醫(yī)院組織知識體系，根據(jù)醫(yī)院不同科室和部門的率屬關系，實現(xiàn)知識體系與部門之間的一一對應，從而為醫(yī)院開展經濟活動理順關系，明確責任。比如可以將醫(yī)院的知識體系分成三級，一級為醫(yī)院的組織知識體系總架構，二級為臨床科室、醫(yī)技科室和職能部門等。臨床科室包括內、外、婦、兒等醫(yī)院各科室，醫(yī)技科室包括檢驗、病理、CT、彩超、藥學部、核醫(yī)學科等科室，職能部門包括人事、財務、院辦、黨辦、醫(yī)務科等科室。然后要明確知識條目與職能之間的對應關系，以便讓后續(xù)的知識能夠準確的推送給不同崗位的工作人員，建立相關的知識聯(lián)系，然后隨著醫(yī)院業(yè)務科室和崗位的變化不斷的進行變化更新。

二、建立檔案知識采集模板

知識體系系統(tǒng)設計完畢以后，就要結合醫(yī)院的檔案管理實際來開發(fā)醫(yī)院知識管理的平臺，同時制定標準化的醫(yī)院檔案收集和整理制度，在軟件平臺中規(guī)范的運用。比如要按照醫(yī)院電子文檔歸檔管理辦法、醫(yī)院黨群行政類文件歸檔辦法和醫(yī)院檔案管理技術規(guī)范的要去將搜集到的醫(yī)院知識資源通過信息化的手段采用一定的標準格式錄入到醫(yī)院知識管理平臺，然后按照統(tǒng)一的格式進行，醫(yī)院的知識管理平臺主要是為了采集對醫(yī)院經濟發(fā)展具有價值的檔案信息，同時確保信息的規(guī)范性和完整性。

一、醫(yī)院辦公室檔案管理的特點

（一）檔案管理完整延續(xù)

通常而言，醫(yī)院辦公室檔案管理人員較為穩(wěn)定，可以有效地促進檔案管理的延續(xù)性與完整性。在日常工作中，醫(yī)院辦公室檔案進行了有效的分類與整理，便于利用查找與翻閱。

（二）檔案文書工作細致

檔案質量的好壞，在一定程度上仍決定于工作人員的文書工作，在收集過程中，有關于醫(yī)院發(fā)展與建設的媒體相關報道也是辦公室檔案管理工作的重要組成部分。

二、醫(yī)院辦公室檔案管理目前存在的問題

（一）檔案管理人員緊張

1加強醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新的意義

1.1為了更好地適應時代的發(fā)展要求，要對檔案管理進行進一步地加強。在高速發(fā)展地現(xiàn)代科學技術背景下，隨著新科研成果愈來愈快地轉化成生產力，信息在發(fā)展中起到了愈來愈重要的作用。在經濟高速發(fā)展的背景下，對醫(yī)院檔案工作方面提出了愈來愈高的要求，只有找到一條集信息化、個性化、多樣化與網絡化于一體的道路才能有效地完善醫(yī)院的檔案管理工作。

1.2加強醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新是檔案管理工作自身的要求。通過有效地收集、整理、分析與儲存各種各樣地信息資源，使今后各項工作有一個重要的依據(jù)作為參考，以上的工作就是檔案管理工作。在高速發(fā)展的社會經濟環(huán)境下，傳統(tǒng)的檔案管理工作在現(xiàn)代社會中沒有提供出一個合適的檔案，從而沒有使檔案的作用得到發(fā)揮，極大程度地浪費了信息資源。

2現(xiàn)行醫(yī)院檔案管理中出現(xiàn)的問題

在高速發(fā)展的現(xiàn)代信息背景下，在人們愈發(fā)關注檔案在醫(yī)院管理中意義和地位的同時，醫(yī)院檔案工作作為醫(yī)院管理的重要元素卻無法適應迅猛發(fā)展的科研、醫(yī)療與教學等工作，顯著體現(xiàn)在以下幾方面：

2.1沒有一個較強的檔案意識和一個較高的檔案利用率。在傳統(tǒng)觀念長期的熏陶下，在很多醫(yī)院，檔案管理工作沒有得到其負責人與管理人的高度關注，他們還一味地以經營醫(yī)院為主要目標。這種薄弱的意識造成了檔案資源的開發(fā)沒有有效地開展起來，從而導致了很低的檔案利用率，最終形一個落后的檔案管理狀況。

2.2不具備較強的網絡與完善的制度。在大多數(shù)醫(yī)院建立三級檔案管理網絡的背景下，但沒有一個理想的運行效果，由于一些工作人員缺乏較強的檔案意識，在檔案丟失損壞時總出現(xiàn)不能及時歸檔的情況；缺乏一個完善的有關檔案管理的制度來促進檔案管理的發(fā)展；在社會高速發(fā)展的情況下，醫(yī)院檔案管理時刻變化著其內涵與外沿部分，檔案范圍已經由今天的膠片檔案、聲像檔案、科研檔案、計算機磁盤檔案等取代了原有的照片檔案、病歷檔案、人事檔案以及文書檔案。在檔案管理內容的納入方面，缺乏一個明確的標準，各個醫(yī)院只是按照自己的想法對其進行管理，從而造成了許多需要納入的檔案沒有及時被納入。

醫(yī)院文書檔案是記錄單位發(fā)展的重要信息資源。如何充分發(fā)揮好檔案作用,更好服務于醫(yī)院管理、科研、醫(yī)療工作是醫(yī)院檔案管理工作人員必須思索的問題。當前醫(yī)院檔案管理面臨著多種問題。首先,部分醫(yī)療機構對檔案管理重視不足。部分醫(yī)院側重于對“病歷檔案”的管理,忽略了綜合檔案,對綜合檔案的歷史價值、管理借鑒及科研幫助作用沒有正確認識。其次,檔案管理體系不健全。檔案管理科室在醫(yī)院行政架構中大多被邊緣化。醫(yī)院質控管理體系大多重視對業(yè)務指標的管理,對檔案歸檔的完整、及時率等缺乏重視。醫(yī)院檔案管理制度不健全,如“三合一制度”“檔案收集管理制度”等明顯滯后于醫(yī)療機構自身發(fā)展。再次,檔案資源再利用效率低。由于上述問題的影響,各科室不能在檔案室完整準確地查找到檔案資料,致使其對檔案缺乏信任;同時,醫(yī)院檔案室缺乏必要宣傳,檔案信息資源開發(fā)利用不足,查詢方式較為單一,干部職工對檔案室存在效率低的印象,這都降低了檔案利用率。最后,檔案管理專業(yè)人員緊缺。醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)素質參差不齊,知識更新緩慢、人員老化等問題嚴重,對信息化手段的掌握和利用不足,甚至仍停留在手工收集、檢索的操作程序上。受待遇、職稱晉升等因素影響,年輕人員缺乏加入檔案管理工作的積極性。對此,筆者為做好醫(yī)院檔案管理工作提出以下建議:

(一)增強各級人員對于檔案管理重要性的認識

醫(yī)院要將檔案管理列入目標責任制體系中,積極利用各類會議、宣傳欄、微信公眾號、內部OA系統(tǒng)等渠道宣傳檔案管理的重要性,定期組織醫(yī)院干部職工、專兼職檔案管理人員、科室信息收集員學習檔案管理政策法規(guī),牢固樹立全員檔案管理意識。在醫(yī)院黨委會或院長辦公會上定期對檔案管理工作存在的問題進行研究和解決,要積極參與上級檔案管理部門舉行的檔案管理工作評估、升級等考評活動,在人財物上給予檔案管理工作支持,保障檔案管理工作的健康可持續(xù)發(fā)展。

(二)健全檔案管理體系

依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及有關規(guī)定,完善檔案管理運行體系和管理制度,成立由分管領導任組長的檔案管理領導小組,選拔優(yōu)秀管理人員負責院內檔案管理工作,明晰檔案管理各步驟流程,在各科室設置兼職人員負責文件收集整理和檔案按時移交工作,確保各科室、各種類型檔案材料“收集、分類、整理、移交、歸檔、利用、分析”的規(guī)范、高效。建立檔案管理考核量化標準,明確各科室、各部門在檔案管理中的具體職責,通過質控管理體系定期對檔案管理“三率”(及時、準確、完整)落實情況進行監(jiān)管,使其與需提交檔案科室的主任的績效待遇掛鉤。

(三)加大檔案管理人員培養(yǎng)力度

選拔責任感、綜合管理能力強的人員來充實檔案管理隊伍,將培養(yǎng)檔案管理從業(yè)人員納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃,建立良性的檔案管理人才梯隊。實施“引進來、送出去和自己學”的培養(yǎng)模式,引進成熟型檔案管理人才推動醫(yī)院檔案管理工作開展,鼓勵檔案管理人員進修學習,學習上級部門、其他單位好的經驗做法,支持本院檔案管理人員應用網課、書籍等在業(yè)余時間充電學習,不斷提升適應檔案管理新形勢和新要求的能力和水平。

【摘要】針對繼續(xù)醫(yī)學教育檔案在實際工作中暴露出的制度缺失、關注度低、缺乏有效制約等問題，提出了建立和完善繼續(xù)檔案管理制度，加強培訓，健全制約措施等對策，以此來促進繼續(xù)醫(yī)學教育檔案管理的規(guī)范化和科學化。

【關鍵詞】繼續(xù)醫(yī)學教育檔案；管理；實踐

一、繼續(xù)醫(yī)學教育檔案管理存在的問題

（一）對繼續(xù)醫(yī)學教育檔案管理不重視。繼續(xù)醫(yī)學教育檔案管理工作是一項系統(tǒng)工程，需要繼續(xù)醫(yī)學教育管理科室和臨床醫(yī)技科室以及其他相關部門的重視并密切配合。繼續(xù)醫(yī)學教育主管科室對于檔案管理要起到指導、檢查和考核的作用，但是截至目前，我院對于繼續(xù)醫(yī)學教育檔案的管理并沒有明確的要求，各臨床科室承擔的省、市級繼續(xù)醫(yī)學教育項目，在項目完成后沒有將資料進行收集、整理、分類，長時間的擱置造成了資料的丟失。醫(yī)護人員的學歷教育、進修學習、院內培訓等資料，都由個人保管，他們對繼續(xù)醫(yī)學教育檔案有排斥心理，不重視繼續(xù)醫(yī)學教育檔案。

（二）繼續(xù)醫(yī)學教育檔案管理制度缺失。目前，山東省淄博市對于繼續(xù)醫(yī)學教育檔案管理沒有形成統(tǒng)一的管理制度，各醫(yī)院對于檔案的管理要求不一，參差不齊，沒有統(tǒng)一標準。我們醫(yī)院內部雖然制定了《淄博市第一醫(yī)院繼續(xù)醫(yī)學教育管理規(guī)定》，但并沒有涉及相關的檔案管理內容。由于缺乏相關制度、責任不明確，致使檔案資料存放無序、丟失嚴重、查找困難，繼續(xù)醫(yī)學教育檔案在新技術與新業(yè)務的開展、醫(yī)護人員素質的提高方面，發(fā)揮的作用越來越薄弱。

（三）繼續(xù)醫(yī)學教育紙質檔案管理缺乏有效的制約措施。山東省淄博市衛(wèi)生專業(yè)技術人員繼續(xù)醫(yī)學教育通過繼續(xù)醫(yī)學教育管理系統(tǒng)進行管理，該系統(tǒng)同時具有繼續(xù)醫(yī)學教育電子檔案的功能，個人登錄系統(tǒng)將年度內獲得的學分進行錄入，每年不少于25學分，衛(wèi)生專業(yè)技術人員沒有獲得合格證，不得晉升或者聘任專業(yè)技術職務，有了這種制約措施，醫(yī)護人員相對重視繼續(xù)醫(yī)學教育的學習，但是對于繼續(xù)醫(yī)學教育紙質檔案管理，從市主管部門層面沒有進行日常考核和監(jiān)督，各衛(wèi)生單位也沒有結合單位實際采取有效的制約措施，例如跟職稱的晉升和聘任、執(zhí)業(yè)注冊、出國培訓等進行掛鉤，致使繼續(xù)醫(yī)學教育紙質檔案管理工作仍處于無序狀態(tài)。

（四）影響繼續(xù)醫(yī)學教育紙質檔案保管的環(huán)境因素。繼續(xù)醫(yī)學教育檔案實行的是“一人一檔”管理，每年進修學習、醫(yī)院各種培訓以及省市級繼續(xù)醫(yī)學教育項目等都會產生大量資料，這些資料占據(jù)大量空間，必須有專門的檔案柜進行儲存，其中有些存儲在職能科室辦公室，但辦公室環(huán)境無法滿足檔案保管的需求，不利于檔案的保存。

1醫(yī)院檔案管理中存在的問題

1．1管理范圍問題

由于醫(yī)院檔案管理制度并不完善，所以在界定檔案管理內容時，往往會出現(xiàn)管理范圍模糊的情況。隨著管理理論不斷成熟，社會管理模式發(fā)生了很大變化，因此檔案的內涵也發(fā)生了很大變化。在各級醫(yī)院進行檔案管理時，并沒有制定出一套切實可行的管理標準，而是根據(jù)醫(yī)院管理經驗制訂檔案管理內容，在這種情況下，會缺失許多需要納入管理的檔案內容。

1．2檔案利用率較低

醫(yī)院管理者并沒有對檔案管理有一套系統(tǒng)性的認知，所以對檔案管理工作的重視度不足，也無法了解檔案管理工作可以對醫(yī)院帶來何種影響。重視度不足就會導致檔案信息資源不足，影響檔案利用率。

1．3檔案管理分散

目前大多數(shù)檔案管理工作由不同科室負責，非常不利于綜合使用，檔案缺失現(xiàn)象嚴重。而不同科室間還需要安排人員進行管理，不僅會造成人力、物力的浪費，也會浪費醫(yī)院空間。

摘要：高校財務會計檔案管理是高校財務管理中非常重要的環(huán)節(jié)和內容，財務會計檔案能夠將學校的財務活動狀況反映出來，做好財務會計檔案的管理工作至關重要。為了全面提升高校財務會計檔案管理的效率和質量，就要求相關的工作人員要加強內部制度的建設。本文就高校財務會計檔案管理的內部制度建設進行探析，旨在為人們提供一定的參考。

關鍵詞：高校；財務會計；檔案管理；內控制度

當前，國家財務部門對高校的內部控制規(guī)范建設做出了明確的規(guī)定，高校應該積極響應財務部門的號召來建設內部控制規(guī)范。高校財務會計檔案管理是財務管理的重要內容，在學校的內部控制建設中也具有非常重要的作用，成為了高校內部控制的重要防控對象。但是，從實際的高校財務會計檔案管理的現(xiàn)狀來看，內控現(xiàn)狀不容樂觀，這就要求高校要引起高度重視，要積極探索有效的策略來做好內控制度的建設。

一、高校財務會計檔案管理對內部控制中的重要性

高校財務會計檔案是指會計核算過程中產生和接收的會計資料，包括各種圖表形式、文字形式的資料，能夠有效反映高校的經濟業(yè)務事項。

1.高校財務會計檔案在內控過程中的重要性。內部控制建設在高校的財務會計檔案管理中具有非常重要的作用，財務會計檔案在高校的內部控制建設中也發(fā)揮著非常重要的作用。財務會計檔案本身形成的過程就能夠有效體現(xiàn)內部控制，財務檔案客觀記錄了高校財務管理等各種經濟活動，全面覆蓋了各類經濟活動的全過程，無論是預算管理、事中核算還是事后的決算、對賬，記錄都非常詳細，并且檔案具有嚴肅性和真實性，不能篡改。因此，會計檔案形成過程的本身就體現(xiàn)了內部控制的過程。

2.高校財務會計檔案管理體現(xiàn)了內部控制的原則。高校的財務會計檔案管理過程中體現(xiàn)了內部控制的原則，行政事業(yè)單位響應國家財務部門的號召，注重內部控制，在實施內部控制的過程中要遵循重要性、適應性、全面性和制衡性的原則。因此，在具體的內部控制實施過程中，要對所有的經濟活動和業(yè)務事項進行全面的控制。同時，要記載各種具有保存價值的圖表、文字等會計資料，這凸顯了全面性和重要性的原則。在不同的社會背景下，高校的財務會計檔案管理要采用不同的方法和模式，例如，在當前信息技術不斷發(fā)展的背景下，高校的財務會計檔案管理也出現(xiàn)了一定的改變，財務會計檔案的記載方式也更加先進和科學，這就體現(xiàn)了內部控制的適應性原則。