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一、成教的特性
1.生源的特殊性
成教的學(xué)生來源比較廣泛，大部分是已參加工作的在職人員，年齡層次跨度大、學(xué)習(xí)基礎(chǔ)參差不齊。以筆者所在學(xué)校的校本部函授生為例，從2009級至2013級的學(xué)生年齡結(jié)構(gòu)看，入學(xué)年齡跨度一般在21—43之間，入學(xué)年齡在22—28歲區(qū)間的占班級總?cè)藬?shù)的70%以上。另外，生源地域分布分散，大部分學(xué)生隸屬于就近的教學(xué)點，也有部分學(xué)生遠(yuǎn)在外地甚至外省工作或生活，學(xué)籍管理過程除了面授期間的集中管理外，其余大部分時間學(xué)生都不在校，常規(guī)管理只能隔空聯(lián)系，無法適時面對面交流。學(xué)生絕大多數(shù)是在職學(xué)習(xí)，而且大多數(shù)學(xué)生除了在崗工作，還肩負(fù)著家庭責(zé)任，“工—學(xué)”矛盾較為突出。
2.求學(xué)動機與目的多樣化
成教屬于繼續(xù)教育性質(zhì)，相對于普通全日制本科學(xué)生而言，成教生的求學(xué)動機與目的更加多樣化。有些是因為崗位工作需要，單位要求員工進一步豐富專業(yè)知識或提升學(xué)歷;有的是自身有這方面的主動需求，希望進一步提升自己，也有的僅僅就是為了混一個文憑，至于學(xué)什么則無關(guān)緊要，目的就是為了提干、轉(zhuǎn)崗或增加工資待遇，或者是職稱晉升。不同的求學(xué)動機導(dǎo)致學(xué)生對待學(xué)習(xí)形成截然不同的態(tài)度，從而間接影響著管理的難易度和復(fù)雜程度。
3.學(xué)習(xí)形式的獨特性
成人教育對象的年齡、資歷、文化素質(zhì)等差異性很大，對成教學(xué)生不可能像普通全日制本科生那樣整齊劃一、按部就班地進行管理。由于成教學(xué)生大都是在職人員，時間有限，只能通過函授或業(yè)余等方式進行學(xué)習(xí)，學(xué)生大部分時間不在校。
二、成教學(xué)籍管理的特點
由于成教生源的特殊性、學(xué)習(xí)動機與目的的多樣化以及學(xué)習(xí)形式的獨特性，與普通高等教育學(xué)籍管理相比，成教學(xué)籍管理具有自身的特點，突出體現(xiàn)在以下幾方面:
1.管理對象參與程度差異性大
求學(xué)目的與動機不一樣，學(xué)生對待管理的態(tài)度和參與程度也明顯不一樣。大部分學(xué)生學(xué)習(xí)目的較為明確，比較珍惜學(xué)習(xí)機會，積極主動，對學(xué)校管理各個環(huán)節(jié)的事項比較配合，比如按期報到、辦理注冊或畢業(yè)相關(guān)手續(xù)等，能按照相關(guān)要求及時完成;少部分對學(xué)習(xí)持無所謂態(tài)度的學(xué)生基本處于被動狀態(tài)，對求學(xué)期間需要自己負(fù)責(zé)完成的事情缺乏主動意識，對自身利益缺乏必要的關(guān)心，往往依賴學(xué)校提醒甚至是反復(fù)催促。
2.信息溝通不及時
函授或業(yè)余的教學(xué)性質(zhì)決定了成教學(xué)生絕大多數(shù)是在高校設(shè)置在各地的教學(xué)點學(xué)習(xí)，隸屬于就近的教學(xué)點直接管理。學(xué)生大部分時間不在校，信息交流很難做到及時。成教學(xué)生大多數(shù)是在職人員，工作流動性大，因缺乏主動溝通意識，有些學(xué)生更換聯(lián)系方式后沒有及時告知學(xué)校。當(dāng)學(xué)校因涉及學(xué)生本人利益的學(xué)籍問題需要與學(xué)生溝通時需要花費很多精力，延誤時機、耽誤工作進程。
3.管理難度大
由于成教的特殊性，成教學(xué)籍管理工作繁瑣，影響因素多，管理難度大。上級主管部門對成教學(xué)籍管理要求日益規(guī)范化、透明化，各高校學(xué)籍管理工作必須在教育部信息管理平臺上體現(xiàn)，學(xué)籍管理不再單純是學(xué)校內(nèi)部管理問題。而且，教育部信息管理平臺上的各項操作都有一定的時間限制，必須在規(guī)定期限內(nèi)完成。那么在此之前，學(xué)籍管理人員就必須做好前期相關(guān)的準(zhǔn)備工作，如基本信息核對、數(shù)據(jù)整理等。單就新生注冊前專升本學(xué)生前置學(xué)歷清查這一項工作，每年都要耗費大量時間和精力。還有部分學(xué)生學(xué)制年限較長，比如5年制高中起點本科，因時間跨度大、過程性管理時間長，在此期間學(xué)生變化性因素多，學(xué)籍管理難度也相應(yīng)增加。
4.管理成本較高
一是從站(點)對學(xué)生直接管理來說，除非是授課期間管理者能與學(xué)生進行面對面地溝通，其他時間遇事聯(lián)系學(xué)生都必須依靠其他媒介，比如電話、傳真、信函、郵件等，管理方面需要投入的時間成本和經(jīng)濟成本都比較高。二是從高校與站(點)之間的聯(lián)系來說，學(xué)籍管理過程中雙方需要頻繁地相互聯(lián)系，有些工作僅需要通過網(wǎng)絡(luò)、電話等就完成，然而還有一些工作環(huán)節(jié)必須通過郵寄、快遞等渠道，管理成本高，比如新生報到注冊的相關(guān)材料、學(xué)生成績登記表、畢業(yè)生資格審核材料、相關(guān)證書等。
三、學(xué)籍管理普遍存在的問題
近幾年來，成教學(xué)籍管理日趨規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，但由于成教發(fā)展的總體環(huán)境和各高校自身等多方面的主客觀原因，成教學(xué)籍管理工作中普遍還存在一些問題:
1.重招生、輕管理
目前，全國成教機構(gòu)眾多，發(fā)展良莠不齊。除少部分學(xué)生外，大部分成教生日常管理都直屬于高校成人教育學(xué)院設(shè)立的校外函授站或教學(xué)點管理。由于信息不對稱，學(xué)生對有些機構(gòu)的辦學(xué)目的和實力并不了解，而有些辦學(xué)機構(gòu)為了繼續(xù)生存下去，想盡一切辦法廣泛吸納生源，利用各種途徑把學(xué)生錄取進來之后相應(yīng)管理卻跟不上;有的重經(jīng)濟利益輕過程管理，在招生工作上投入了較多的人力和物力，在學(xué)籍管理方面卻吝于投入。有的由于生源萎縮或因離主辦高校較偏遠(yuǎn)、溝通交流不便，疏于管理。有的高校對教學(xué)站(點)也缺乏有效監(jiān)督，導(dǎo)致學(xué)籍管理不規(guī)范，影響教育質(zhì)量。
2.管理制度滯后或制度執(zhí)行不力
成教學(xué)籍管理制度必須體現(xiàn)成人教育的特色，在制度規(guī)定與具體管理方式方法上理應(yīng)與全日制普通高等教育學(xué)籍管理有所不同，但實際上很多學(xué)校大多是照搬普本學(xué)籍管理制度，只是在某些方面放寬了條件。有的學(xué)校雖然制定了相應(yīng)的制度，但沒有根據(jù)成教形勢和社會發(fā)展變化及時修訂，時過境遷，致使有些管理辦法和措施難以與時俱進地跟進執(zhí)行。有的雖有完善的規(guī)章制度，但執(zhí)行過程中的力度不夠，落實不到位，制度與實際執(zhí)行不相符。
3.學(xué)籍管理手段較落后
很多高校都缺乏一個相對成熟完善的學(xué)籍管理系統(tǒng)，工作中多采用常用辦公軟件和簡單開發(fā)的單機模塊管理，造成各個環(huán)節(jié)銜接不暢通或者工作程序繁瑣。由于學(xué)籍管理軟件不整合，成績錄入、統(tǒng)考報名、學(xué)位申請與審核等工作與學(xué)籍管理模塊互不銜接、關(guān)聯(lián)，每項工作都要人工操作進行數(shù)據(jù)傳導(dǎo)、轉(zhuǎn)換，不僅效率低，而且容易出錯。有的學(xué)校雖然開發(fā)了學(xué)籍管理系統(tǒng)，但由于開發(fā)投入較小或開發(fā)初期對于系統(tǒng)的需求分析不夠，導(dǎo)致操作不便捷，對使用者的軟件操作水平要求相對較高，一般管理人員難以勝任，或有的系統(tǒng)功能較為簡單不能完全滿足實際工作需求，從而影響工作效率和服務(wù)質(zhì)量。
4.學(xué)籍管理隊伍不健全
成教學(xué)生基本信息核對與維護、前置學(xué)歷審查、學(xué)籍學(xué)歷電子注冊等工作較為繁瑣、工作量大，需要充足的人員，然而有些學(xué)校管理人員配備不足，造成工作中疲于應(yīng)對。有些學(xué)校人員配備雖然充足，但人員結(jié)構(gòu)不合理，缺乏相應(yīng)的專業(yè)人才。學(xué)籍管理人員平時忙于應(yīng)付日常工作，沒有時間學(xué)習(xí)，業(yè)務(wù)能力得不到提高。
四、成教學(xué)籍管理的改進對策
一方面，成教辦學(xué)有著自身的特殊性，成教學(xué)籍管理也因此具有有別于普通全日制本科的顯著特點，管理工作有一定難度。另一方面，近些年來各級教育主管部門對成人教育的學(xué)籍要求日趨嚴(yán)謹(jǐn)和規(guī)范，因而，各高校成教管理部門必須采取有效措施，積極探索改進方法與對策，以適應(yīng)形勢的發(fā)展需要。筆者認(rèn)為，可以從意識、制度、硬件、軟件(管理者與被管理者兩方面)等幾方面著手。
1.高度重視學(xué)籍管理工作
學(xué)籍管理是成教教學(xué)管理的一個重要組成部分，貫穿于全過程，對全面掌握學(xué)生情況、及時改進教學(xué)管理起著至關(guān)重要的作用。特別是實行學(xué)籍、學(xué)歷信息電子注冊后，各高校學(xué)籍管理工作已不再單純是學(xué)校的內(nèi)部管理問題，所有的學(xué)籍管理必須在教育部的數(shù)據(jù)庫和管理平臺上予以體現(xiàn)，畢業(yè)證書要在教育部進行電子注冊并上網(wǎng)供社會查詢。從這個角度來說，學(xué)籍管理質(zhì)量也是反映高校成教管理工作質(zhì)量的一個重要觀測點。然而，成教因生源組成復(fù)雜、辦學(xué)形式靈活、教學(xué)點分散等特點給學(xué)籍管理帶來一定難度，這是共性問題。尤其是網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)、遠(yuǎn)程教育大趨勢大背景下，更需要我們不斷努力，逐步解決和完善學(xué)籍管理中存在的一些問題。
2.健全管理制度，保障學(xué)籍管理規(guī)范化
建章立制是搞好成人高等教育學(xué)籍管理的基礎(chǔ)。各高校必須根據(jù)國家政策和省級教育行政部門的規(guī)定，結(jié)合學(xué)校自身特點，制定切實可行的適合成教特點的學(xué)籍管理制度，結(jié)合實際形成一整套包括收集、整理、歸檔、交接等環(huán)節(jié)的學(xué)籍管理工作規(guī)范，并將其納入學(xué)籍管理者崗位職責(zé)范圍，要求學(xué)籍管理者熟悉管理規(guī)章的內(nèi)容、各項辦事程序。同時要明確成教管理部門與各院(系)、教學(xué)點在學(xué)籍管理方面的職責(zé)、權(quán)限和相應(yīng)要求，以確保各項制度有力執(zhí)行，并在實踐過程中不斷總結(jié)、及時修訂、不斷完善。
3.開發(fā)、完善網(wǎng)絡(luò)版學(xué)籍管理系統(tǒng)
學(xué)籍管理過程中常會涉及大量的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、統(tǒng)計、導(dǎo)入導(dǎo)出等工作，工作中常會遇到學(xué)生需要查詢或咨詢某些問題、領(lǐng)導(dǎo)做工作報告或相關(guān)決策時需要某些數(shù)據(jù)做參考的情況，憑借功能相對完善的網(wǎng)絡(luò)版學(xué)籍管理系統(tǒng)，這些問題都會高效、及時地得到解決。而單向的管理系統(tǒng)只有具體管理人員才能操作、查詢，既耗費管理人員精力，又影響工作效率和服務(wù)質(zhì)量。缺乏一個相對成熟、完善的學(xué)籍管理系統(tǒng)，嚴(yán)重制約著工作效率和管理水平。因此，開辦成人高等教育的高校很有必要結(jié)合成教的特點，開發(fā)、完善網(wǎng)絡(luò)版學(xué)籍管理系統(tǒng)，針對不同對象，比如學(xué)籍管理人員、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)生、教學(xué)站(點)等，相應(yīng)賦予不同的權(quán)限，實現(xiàn)信息共享和分權(quán)管理，以此更方便、快捷、高效地開展學(xué)籍管理工作，促使成教管理更趨向規(guī)范化和現(xiàn)代化。
4.加強學(xué)籍管理隊伍建設(shè)
一是要配齊管理員，不僅僅是高校成人教育部門要配齊、配足學(xué)籍管理人員，各個函授站(點)也要注重學(xué)籍管理人員的配備。二是要盡量保持管理人員的相對穩(wěn)定，在人員變動時要做好業(yè)務(wù)交接工作，必要時要有一個老、新人員的“傳、幫、帶”過渡期，以便新接手人員能盡快熟悉業(yè)務(wù)，不至于延誤時效性強的工作。三是要加強管理人員的學(xué)習(xí)培訓(xùn)和交流，特別是對函授站(點)學(xué)籍管理人員的業(yè)務(wù)操作培訓(xùn)。
5.加強新生入學(xué)教育
讓學(xué)生從入學(xué)之日起就充分了解學(xué)籍管理的相關(guān)規(guī)定，了解整個學(xué)習(xí)過程中相應(yīng)各個環(huán)節(jié)自己需要做什么、大概的時間點以及相關(guān)辦事程序，這樣便于學(xué)生心中有數(shù)，提早做好準(zhǔn)備。管理過程中更要加強與學(xué)生的交流，重視宣傳和引導(dǎo)，讓學(xué)生充分認(rèn)識到學(xué)籍的重要性和嚴(yán)肅性，使其由被動變主動、由被管理變?yōu)榉e極參與者、合作者。如此，可以大大減少因不了解管理規(guī)定、不清楚辦事程序而導(dǎo)致的被動、無視或者是主動參與過程中的頻繁問詢，為學(xué)籍管理者節(jié)省時間和精力，從而提高管理效率。
作者：崔彥 宋楨 單位：南京林業(yè)大學(xué)繼續(xù)教育學(xué)院