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畢業(yè)生的檔案存放范文1

 關(guān)鍵詞  高校  學(xué)生檔案  精細化  管理 

         在現(xiàn)階段，高校學(xué)生檔案分為兩種類型：紙質(zhì)檔案和電子（數(shù)字）檔案。由于多方面的原因，電子（數(shù)字）檔案的真正普及還有待時日，因而以重、實、雜、多著稱的紙質(zhì)檔案依然大行于天下，為了更好地體現(xiàn)“以學(xué)生為本”，服務(wù)廣大學(xué)生，其工作的精細化需求已是題中之義。

         一、學(xué)生檔案的內(nèi)容

         一般來講，高校學(xué)生檔案是指高校學(xué)生從高考錄取入校到畢業(yè)期間所形成的各種文件材料,其基本內(nèi)容包括：(一)高考檔案。 (二)新生入學(xué)體檢表。(三)學(xué)生情況登記表。 (四)學(xué)生實習(xí)鑒定表、學(xué)年鑒定表；(五)學(xué)生學(xué)籍變更材料。 (六)學(xué)生在校期間的各種獎懲材料。 (七)學(xué)生在校期間黨團籍材料。 (八)畢業(yè)生檔案材料。

         學(xué)生檔案的內(nèi)裝材料就是要保證有關(guān)單位通過對學(xué)生檔案的審查，能使其全面地了解這個學(xué)生，為其作出針對這個學(xué)生的相關(guān)決策提供強有力的佐證和輔助。

         二、高校學(xué)生檔案的精細化管理流程

         學(xué)生檔案管理的精細化，筆者認為可以從以下幾個方面來著手：

         （一）收

         要求所有的“檔案郵件的可能收件人”要形成一個聯(lián)動機制，在接收到相關(guān)的檔案郵件后，應(yīng)立即轉(zhuǎn)送到本校學(xué)生檔案管理部門，由這一部門操控相應(yīng)的造冊登記、歸檔保存程序；學(xué)生自帶到校的本人檔案，由輔導(dǎo)員負責(zé)接收，指定好安全的存放區(qū)域，安排相關(guān)學(xué)生干部協(xié)助，工作難度應(yīng)該不大。

         （二）清

         它與“收”幾乎是同步的。“清”就是清查出沒有入學(xué)前檔案的學(xué)生名單，告知學(xué)生，以便學(xué)生本人與高中畢業(yè)學(xué)校聯(lián)系，追查其檔案的去處，確保其檔案順利歸檔。二級院（系）在上交其接受的學(xué)生檔案時，最好以班級為單位進行捆扎，為將來的畢業(yè)生建檔打好鋪墊。另外，應(yīng)附上此班級的學(xué)生名單并標(biāo)注出無檔學(xué)生，以便上交后學(xué)生檔案管理部門能順利完成相關(guān)統(tǒng)計工作，在后續(xù)的工作中對相關(guān)記錄進行核銷和公布。當(dāng)然學(xué)生檔案管理部門清理完畢收集的學(xué)生檔案后應(yīng)向相關(guān)院（系）及時通報提供統(tǒng)計名單，方便二級院（系）及時與缺檔學(xué)生溝通，完成新生檔案的最終收集任務(wù)。

         （三）存

         1.入學(xué)新生檔案的存放。一般來說應(yīng)該按院系、分專業(yè)進行集中存放。這樣便于日后查找和畢業(yè)生建檔，也便于新收到的學(xué)生檔案及時歸類。

         2.休學(xué)和轉(zhuǎn)專業(yè)學(xué)生檔案的存放。

一般情況下，轉(zhuǎn)專業(yè)同學(xué)的檔案應(yīng)該及時歸到他新的班級中，并作好相關(guān)記載，防患于未然；休學(xué)的同學(xué)應(yīng)該從原有的班級中抽取出來，按照休學(xué)的年限分別標(biāo)識、存放，為學(xué)生復(fù)學(xué)后其檔案得及時歸類做好準(zhǔn)備。

         3.托管檔案的存放。2002 年國家下發(fā)文件，允許畢業(yè)時尚未落實單位的畢業(yè)生檔案留校兩年。待落實工作單位后，將戶籍和檔案遷至工作單位所在地，申請檔案留校超過兩年仍未落實工作的，學(xué)校將其檔案遷回生源地。還有一部分高校以前是自己為畢業(yè)生托管檔案，這部分檔案的存放更加重要，特別是人事制度的改革，就是過了托管期限也沒有人來認領(lǐng)或查找，這部分檔案更是重中之重。這類檔案可能會隨時被查閱和寄走，因此，一定要與其他類型的學(xué)生檔案區(qū)別開來進行存放。

         4.死檔的存放。只所以說是死檔，是指存放在學(xué)校無人認領(lǐng)的學(xué)生檔案。這部分學(xué)生或遭遇特殊變故而終止學(xué)習(xí)，或錄取未報到但不知道其高中檔案的去處，其檔案即成為死檔。作為機密文件，檔案管理的工作職責(zé)使然，依然應(yīng)該專柜妥善、分類保管，而不能隨意銷毀。

        （四）填

         一般來說，檔案材料的填寫應(yīng)該是很嚴(yán)肅的、規(guī)范的、詳實的。這也跟學(xué)生檔案管理部門提出了要求，也就是在填寫檔案時，要根據(jù)國家相關(guān)部門政策、規(guī)定及時出臺相關(guān)的填寫規(guī)范。一般用黑色的簽字筆正楷字體填寫，而不能用其他顏色的簽字筆、圓珠筆等；院系、專業(yè)、班級的簡稱一定要參照有關(guān)的格式模板而不能隨意縮寫；加蓋印章的區(qū)域范圍、時間標(biāo)志的印制規(guī)范等，要落實到具體細節(jié)部位等等。總之就是要保證學(xué)生檔案填寫信息的客觀性。

         （五）裝

         一般說來，畢業(yè)生檔案主體材料的封裝在二級院（系）。這些材料主要包括填寫好的相關(guān)登記表、獎懲材料、畢業(yè)登記表，以及由相關(guān)部門返回的體檢表、心理健康檔案、誠信記錄、黨團材料、派遣證副本等，再加上畢業(yè)生的高中檔案。直截了當(dāng)?shù)卣f畢業(yè)生檔案的主體工作是在相應(yīng)輔導(dǎo)員的主持下完成的。在這個環(huán)節(jié)，學(xué)生檔案管理部門應(yīng)該及時去二級院系進行隨機抽查樣本、現(xiàn)場指導(dǎo)，以便隨時更正不規(guī)范之處。確保學(xué)生檔案封裝的初步完成，上交后以便學(xué)生檔案管理部門順利進入學(xué)生檔案二次封裝工序。

 在二次封裝開始前，學(xué)生檔案管理部門先要對畢業(yè)生檔案加蓋騎縫章，準(zhǔn)備好機要信封等相關(guān)材料，設(shè)計和打印好學(xué)生檔案轉(zhuǎn)移的存根、通知、回執(zhí)，并編號、蓋章。依照相關(guān)部門提供的學(xué)生人事檔案轉(zhuǎn)遞地址制作地址標(biāo)簽，然后將對應(yīng)的學(xué)生檔案和學(xué)生檔案轉(zhuǎn)移的通知、回執(zhí)裝入機要信封，貼上對應(yīng)的地址標(biāo)簽，最后封口、歸類、捆扎。

         （六）寄

         在與郵局機要機構(gòu)交接學(xué)生檔案的時候，要根據(jù)學(xué)生檔案郵寄清單逐一核查，及時解決問題，并協(xié)商好檔案清單的送返時間及相關(guān)學(xué)生檔案的退回事宜。因為部分畢業(yè)生檔案在機要轉(zhuǎn)遞的過程中由于郵寄地址不準(zhǔn)確被打回，還有的檔案因材料不全被檔案接收部門退回。凡此種種，需要跟郵局的機要機構(gòu)達成一個協(xié)議，確保這部分畢業(yè)生檔案能順利回收、整理及二次機要郵遞。

 （七）查

 有條件的高校可以設(shè)計一個畢業(yè)生信息平臺，將檔案信息及時錄入畢業(yè)生信息系統(tǒng)，并開通畢業(yè)生的網(wǎng)絡(luò)查詢端口，既方便學(xué)生網(wǎng)絡(luò)查詢又為人工查詢提供便捷之途。留校托管的學(xué)生檔案也要進入查詢系統(tǒng)，及時更新相關(guān)信息，特別是超過托管期限后寄回生源地的學(xué)生檔案，更要作好充分的、詳細的備注記錄工作，讓查詢?nèi)艘荒苛巳弧?/p>

         （八）退

         在這方面主要是針對中途退學(xué)或其他原因被開除學(xué)籍的學(xué)生檔案，一般來說這類檔案的處置應(yīng)該在學(xué)生辦理退學(xué)手續(xù)時同時辦理。由學(xué)生提供相關(guān)的地址，其操作方法應(yīng)與正常的畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞一致，由郵局機要機構(gòu)轉(zhuǎn)遞，并做好相關(guān)的記錄，及時收取回執(zhí)、備案，以便處理后續(xù)的查詢事宜。

          “一切為了學(xué)生、為了一切學(xué)生、為了學(xué)生一切。”要真正做到這一點，說難也難，說不難也不難，關(guān)鍵是我們的態(tài)度。學(xué)生檔案管理是學(xué)生工作的重要組成部分，他既是一個為學(xué)生服務(wù)的可操作平臺也是一個服務(wù)窗口；他既是學(xué)校管理水平的體現(xiàn)，也是學(xué)校教育質(zhì)量高低的形象標(biāo)志；他既需要在細枝末節(jié)上的修修補補，也需要在宏觀的戰(zhàn)略層面上去靈活把握工作的度。作為高校工作人員，恪盡職守，服務(wù)好學(xué)生，就是服務(wù)教師本人，也就是在服務(wù)人民大眾，也是在回報社會。

 

畢業(yè)生的檔案存放范文2

1 高校遺留在校學(xué)生檔案逐年增多的原因

（1）高校招生后放棄入學(xué)資格、入學(xué)后中途退學(xué)、畢業(yè)出國留學(xué)人數(shù)的逐年增多是造成高校遺留在校學(xué)生檔案逐年增多的主要原因。

（2）畢業(yè)生離校時檔案材料缺失或畢業(yè)答辯未通過等不能畢業(yè)的，該生的檔案暫時不能轉(zhuǎn)出。

（3）畢業(yè)生個人與用人單位簽訂的協(xié)議有試用期或用人單位等待正式編制暫時不能接收檔案的，該生的個人檔案暫時保存在學(xué)校，緩期轉(zhuǎn)遞。

（4）畢業(yè)生個人或用人單位毀約，該生檔案退回學(xué)校保管。

（5）生源地非北京、上海等地的畢業(yè)生，分配到北京、上海等地工作需要落戶指標(biāo)，暫時沒有指標(biāo)落戶的畢業(yè)生檔案被退回到原學(xué)校保管。

2 高校離校生檔案轉(zhuǎn)遞去向

《報到證》是教育主管部門正式派遣畢業(yè)生的憑證，也是接收單位接管學(xué)生個人檔案的重要依據(jù)和憑證。根據(jù)報到單位的不同，檔案轉(zhuǎn)遞方向亦有不同。

（1）畢業(yè)生《報到證》上的報到單位是國家機關(guān)、事業(yè)單位、國有企業(yè)，并且獲得進人指標(biāo)的編制內(nèi)人員，該畢業(yè)生的個人檔案應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)遞到該單位保管。

（2）畢業(yè)生《報到證》上的報到單位是國家機關(guān)、事業(yè)單位、國有企業(yè)，但若該生暫時未獲得進人指標(biāo)，屬于編制外的人員，則該畢業(yè)生的個人檔案應(yīng)轉(zhuǎn)遞到接收單位或企業(yè)委托的人才交流服務(wù)中心保管（待單位有了進人指標(biāo)，有關(guān)方面組織社會公招考試，該生通過考試后，再將該生個人檔案調(diào)入）。

（3）畢業(yè)生《報到證》上的報到單位是民企、私企、外企性質(zhì)的單位，該畢業(yè)生的個人檔案應(yīng)轉(zhuǎn)遞到人才交流服務(wù)中心保管。該生的檔案存放在工作地人才交流服務(wù)中心保管還是存放在生源地人才交流服務(wù)中心保管，則由用人單位和畢業(yè)生本人協(xié)商選定。

（4）有些城市對落戶和轉(zhuǎn)遞檔案進行“綁定”，如深圳等城市明確規(guī)定，要轉(zhuǎn)遞檔案到該地人才交流服務(wù)中心，就必須將本人的戶口也落在深圳，否則拒收該生個人檔案或收到后將該生檔案退回原學(xué)校。

3 高校離校生檔案轉(zhuǎn)遞規(guī)范與流程

（1）高校正常或延期畢業(yè)、結(jié)業(yè)、肄業(yè)學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞。有《報到證》的高校正常畢業(yè)、結(jié)業(yè)、肄業(yè)學(xué)生，該生檔案按《報到證》上的報到單位轉(zhuǎn)遞。學(xué)生就業(yè)單位有人事和檔案管理權(quán)的，該生檔案直接轉(zhuǎn)遞到就業(yè)單位；就業(yè)單位有人事權(quán)但沒有檔案管理權(quán)的，該生檔案可轉(zhuǎn)遞到就業(yè)單位委托的屬地人才交流中心，也可以按該生意愿將個人檔案轉(zhuǎn)遞到該生生源地人才交流中心。

（2）學(xué)生延期未畢業(yè)的肄業(yè)生轉(zhuǎn)檔。該類學(xué)生只有《肄業(yè)證》，若有就業(yè)單位接收的，可憑調(diào)檔函轉(zhuǎn)遞個人檔案。若沒有就業(yè)單位接收或沒有單位開具調(diào)檔函的，該生的個人檔案就只能自帶回原籍，等將來有單位接收時本人再將密封好的個人檔案交給單位或人才交流服務(wù)中心。

（3）高校中途退學(xué)的學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞。中途退學(xué)的學(xué)生無《報到證》，可能有《肄業(yè)證》。若該生是碩士或博士生考上公務(wù)員或找到工作調(diào)檔，本人辦理退學(xué)手續(xù)后可憑就業(yè)單位開具的調(diào)檔函調(diào)檔。若該生是本、專科生輟學(xué)，沒有單位開具調(diào)檔函的，該生的個人檔案就只能自帶回原籍，等將來有單位接收時再將密封好的個人檔案交給單位或人才交流服務(wù)中心。

（4）碩士、博士生考上公務(wù)員或找到工作后想繼續(xù)完成學(xué)業(yè)的學(xué)生轉(zhuǎn)檔。該生可申請轉(zhuǎn)為單位委培生，繼續(xù)完成學(xué)業(yè)，經(jīng)研究生院批準(zhǔn)同意轉(zhuǎn)為委培生后，需要調(diào)檔到用人單位的，可持調(diào)檔函調(diào)檔。

（5）考上大學(xué)未報到或者報到后辦理退學(xué)要求回家復(fù)讀重考大學(xué)的學(xué)生提檔。本人寫情況說明，學(xué)院證明并蓋公章后可退檔；本人持退學(xué)文件和離校通知單辦理退檔，檔案經(jīng)辦人將該生的檔案密封后，交給學(xué)生本人自帶檔案回原籍。沒有辦理退檔的未報到學(xué)生，檔案可能成為“死檔”。

（6）在校生服役后考上軍校或退伍后找到工作的轉(zhuǎn)檔。本人不愿意回校繼續(xù)完成學(xué)業(yè)的，可憑單位調(diào)檔函轉(zhuǎn)遞個人檔案，但學(xué)生本人須到學(xué)院和教務(wù)處完善手續(xù)。

（7）未完成學(xué)業(yè)而出國留學(xué)的回國離校生。可憑單位調(diào)檔函轉(zhuǎn)遞檔案，但是學(xué)生本人須到學(xué)院和教務(wù)處完善手續(xù)。

（作者單位：成都理工大學(xué)檔案館 來稿日期： 2016-10-16）

3 結(jié)論

畢業(yè)生的檔案存放范文3

高校學(xué)生檔案管理一般是由高校學(xué)生工作部門、畢業(yè)生就業(yè)的相關(guān)單位負責(zé)管理，與學(xué)校檔案管理中心或檔案室的綜合檔案管理各司其職、相互獨立。從90年代末開始，各個高校開始重視檔案管理，陸續(xù)建立檔案館，高校畢業(yè)生檔案逐步轉(zhuǎn)入學(xué)校檔案部門與社會人事中心進行統(tǒng)一全面管理。進入21世紀(jì)，學(xué)生檔案管理日益受到重視。2008年8月，國家教育部第27號令，《高等學(xué)校檔案管理辦法》9月正式施行。文件擴大了檔案的內(nèi)容，首次將“學(xué)生類”檔案納入高校檔案管理的范圍，明確規(guī)定了學(xué)生檔案的管理內(nèi)容、管理方式，標(biāo)志著對高校學(xué)生檔案管理提高到一個新的高度。我國高校檔案工作進入了一個新的發(fā)展時期。

二、畢業(yè)生檔案管理存在的問題

1.管理主體多元化

（1）高校仍然存留畢業(yè)生檔案。畢業(yè)生檔案滯留學(xué)校，一方面原因是學(xué)校沒有統(tǒng)一規(guī)范要求，另一方面是學(xué)生檔案意識比較淡漠。特別是近年來，中小型民營企業(yè)在畢業(yè)生就業(yè)去向占有相當(dāng)大比重，而中小企業(yè)一般不具備保管人事檔案的資質(zhì)，也就不要求畢業(yè)生轉(zhuǎn)寄檔案。而畢業(yè)生通過網(wǎng)上簽約或書面協(xié)議均不能反映出檔案轉(zhuǎn)遞去向，他們或不知道檔案到底該去什么地方，或認為檔案根本沒有什么用，就會采取不要檔案或者把檔案暫留學(xué)校的方式。（2）畢業(yè)生存留個人檔案。畢業(yè)生檔案應(yīng)該通過機要部門轉(zhuǎn)寄。但是個別高校為了節(jié)約經(jīng)費，甚至采取讓學(xué)生自帶檔案的方式。畢業(yè)生擔(dān)心檔案丟失或是不清楚檔案應(yīng)該存放何處，就會自己處置。畢業(yè)后留學(xué)或到國外工作的學(xué)生，因為不需要將檔案帶到國外，也會私自存留個人檔案。（3）地方人事機構(gòu)存放畢業(yè)生檔案。一是各地方人事機構(gòu)作為經(jīng)政府人事部門批準(zhǔn)的人才服務(wù)機構(gòu)有償保存未就業(yè)生源地學(xué)生檔案；二是人事機構(gòu)與無人事檔案保管職能的民營企業(yè)簽訂職工檔案有償保管協(xié)議；三是畢業(yè)生檔案在人事機構(gòu)，但是畢業(yè)生本人不是生源地學(xué)生，也不是代管單位職工。

2.管理流程簡單化

（1）管理模式不完善。目前高校學(xué)生檔案管理主要有兩種模式，一種是新生入校后，由學(xué)校檔案館（室）統(tǒng)一管理，各院系按期將學(xué)生在校期間形成的檔案資料歸檔，由學(xué)校統(tǒng)一轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生檔案。此模式人檔分離，歸檔、查閱手續(xù)煩瑣，不能充分體現(xiàn)學(xué)生檔案的服務(wù)功能。第二種模式是新生入校后，學(xué)生檔案隨學(xué)生分散到各院系所，由院系所派專人一般是輔導(dǎo)員負責(zé)管理，學(xué)院統(tǒng)一轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生檔案。這種模式方便歸檔、查閱，便于實施動態(tài)管理。但是管理隊伍龐大，管理分散，且缺乏專門的管理場所，檔案的安全性和保密性皆無法保證。（2）檔案內(nèi)容簡單化。目前的學(xué)生檔案在內(nèi)容上仍存在簡單化、公式化的現(xiàn)象。如學(xué)生承擔(dān)社會工作，參加科技創(chuàng)新、社會實踐、文體活動、社團活動、志愿服務(wù)等的情況不能充分體現(xiàn)在檔案中；學(xué)生誠信考試、按期還貸等誠信檔案內(nèi)容普遍沒有建立；學(xué)生心理健康檔案未納入到收集范圍。學(xué)生檔案內(nèi)容簡單，不同個體評價性表達模板化、籠統(tǒng)化，缺乏針對性描述，生動性差。

3.服務(wù)功能弱化

學(xué)生檔案的服務(wù)功能主要體現(xiàn)在四個方面：一是服務(wù)學(xué)生成材，二是服務(wù)教育教學(xué)，三是服務(wù)學(xué)生就業(yè)，四是服務(wù)用人單位。但是由于畢業(yè)生檔案整理歸檔工作滯后，一般臨近離校時集中歸檔，致使用人單位來校查閱碩士研究生檔案看到的是本科階段的檔案材料，查閱本科畢業(yè)生檔案看到的是中學(xué)階段的檔案材料。

三、解決畢業(yè)生檔案管理失范的路徑探析

1.提高檔案意識，理順檔案管理機制

27號令把領(lǐng)導(dǎo)體制提升到“總則”中，首次規(guī)定了高校內(nèi)部檔案工作由高校校長領(lǐng)導(dǎo)，并明確了其主要職責(zé)，進一步確立了學(xué)生檔案的價值和保存任務(wù)，明確了學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)及工作人員在學(xué)生檔案管理過程中的職責(zé)。各高校應(yīng)深入開展學(xué)習(xí)貫徹教育部27號令的活動，提高從學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、基層工作者到全體學(xué)生的檔案意識，建立高校檔案工作體系。畢業(yè)生檔案管理多元化的問題，是在市場經(jīng)濟條件下，多種所有制經(jīng)濟并存及單位與職工雙向選擇的現(xiàn)實決定的。27號令從根本上解決了教育行政部門與檔案業(yè)務(wù)主管部門在高校檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)體制和職責(zé)上的不明確，進一步強化了省級及以上教育行政部門的高校檔案工作主管責(zé)任和檔案行政部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)監(jiān)督義務(wù)。通過加強對畢業(yè)生檔案管理的監(jiān)督和對托管畢業(yè)生的教育及托管單位的考核，使存放在人事機構(gòu)的畢業(yè)生檔案得到動態(tài)更新，減少“棄檔”現(xiàn)象，為畢業(yè)生進一步就業(yè)打下基礎(chǔ)。

2.加強制度建設(shè)，引入檔案管理質(zhì)量體系

高校應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》的要求，結(jié)合學(xué)校工作實際，制定有關(guān)學(xué)生檔案管理的規(guī)范性文件，包括《高等學(xué)校學(xué)生檔案收集制度》、《高等學(xué)校學(xué)生檔案歸檔內(nèi)容與范圍》、《高等學(xué)校學(xué)生檔案查閱借閱制度》等，對新生檔案的接收、日常的歸檔整理、畢業(yè)生檔案整理、轉(zhuǎn)遞等不同時段的工作明確工作要求，制定具體、詳細、切實可行的管理辦法。為了保證畢業(yè)生檔案管理工作的質(zhì)量，應(yīng)當(dāng)引入ISO9000質(zhì)量管理體系。利用其先進的質(zhì)量管理理念，豐富和完善檔案質(zhì)量管理理論，規(guī)范檔案管理，促進檔案質(zhì)量的提高。另外，通過采用PDCA方法對檔案管理過程進行質(zhì)量控制，對體系中的檔案過程控制進行優(yōu)化，從而改革高校傳統(tǒng)檔案質(zhì)量管理的觀念與模式，構(gòu)建適應(yīng)當(dāng)前需要的檔案質(zhì)量管理體系，完善并規(guī)范檔案管理流程，不斷提高高校學(xué)生檔案質(zhì)量。

3.完善管理模式，提高檔案工作隊伍素質(zhì)

高校應(yīng)結(jié)合自身情況，健全高校檔案工作人員崗位責(zé)任制，規(guī)范檔案流轉(zhuǎn)的整個程序，確立本校檔案管理模式。對于招生規(guī)模較小的學(xué)校，可以實行檔案集中管理，但必須委派經(jīng)驗豐富、責(zé)任心強、素質(zhì)過硬的專業(yè)人員進行管理。對于招生規(guī)模較大的學(xué)校，可以由學(xué)校統(tǒng)一招聘、統(tǒng)一培訓(xùn)學(xué)生檔案管理工作人員，然后分配至各院所。在提高檔案工作隊伍的綜合素質(zhì)的問題上，要吸引人才，留住人才。加強檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和知識拓展，要求檔案人員在掌握檔案基本理論和基本業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上，主動學(xué)習(xí)相關(guān)領(lǐng)域?qū)I(yè)知識，掌握計算機、網(wǎng)絡(luò)、電子政務(wù)及辦公自動化、信息開發(fā)和數(shù)字檔案館建設(shè)等現(xiàn)代化管理知識，全面提高綜合素質(zhì)。要轉(zhuǎn)變管理理念，澄清畢業(yè)生檔案的重要性及其服務(wù)于學(xué)生成長發(fā)展、服務(wù)于教育培養(yǎng)、服務(wù)于就業(yè)單位的意識。

4.重視檔案信息化建設(shè)，提升畢業(yè)生檔案后續(xù)服務(wù)功能

畢業(yè)生的檔案存放范文4

關(guān)鍵詞：高職；畢業(yè)生；畢業(yè)檔案；管理；建議

中圖分類號：G712 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-5727（2012）10-0071-02

畢業(yè)檔案記載著大學(xué)生在校期間素質(zhì)、學(xué)業(yè)、能力、個性和家庭情況等各種信息，是了解考察學(xué)生歷史和現(xiàn)實情況的主要依據(jù)，也是畢業(yè)生就業(yè)落戶以及今后升學(xué)、選拔、任用、考核、離退休的主要依據(jù)。因此，大學(xué)畢業(yè)生應(yīng)重視并正確對待自己的畢業(yè)檔案。

畢業(yè)檔案的現(xiàn)狀及原因

目前，在高校特別是高職院校畢業(yè)生中流行著一種檔案無用的觀點，認為現(xiàn)在是市場經(jīng)濟體制了，用人制度日趨靈活，用人單位看重的是勞動者的能力，檔案已經(jīng)失去了往日的重要作用。因此，不少畢業(yè)生在畢業(yè)時根本不關(guān)心自己檔案的去向，有的將檔案留在學(xué)校就不管了，有的改換工作也不調(diào)檔案，將檔案留在原工作單位不管不問，有的甚至根本不知道自己的檔案在哪里。

造成這種現(xiàn)象的原因主要有如下幾點：一是隨著我國經(jīng)濟體制的改革，用工形式多樣，許多用人單位在錄用和管理員工的時候并不看重檔案。二是我國高職院校畢業(yè)生大都是自謀職業(yè)，部分畢業(yè)生在畢業(yè)的時候尚未落實工作單位，就將檔案留在學(xué)校，在找到工作之后，或是因為已經(jīng)身在外地，或是因為忘記，而沒有回學(xué)校辦理檔案移轉(zhuǎn)手續(xù)。三是畢業(yè)生在就業(yè)之后由于種種原因要離開原來的單位，此時，往往需要按照勞動合同的約定交納違約金，許多人因為不想交納這筆違約金，就在未經(jīng)原單位同意的情況下，“跳槽”去了另一家單位。而用人單位則因為員工沒有交納違約金而不為其辦理檔案移轉(zhuǎn)手續(xù)，扣押了其檔案。時間一長，“跳槽”的員工覺得沒有檔案也沒有什么影響，也就不再關(guān)心自己的檔案關(guān)系了。四是有的畢業(yè)生因為存檔費太高，覺得檔案也沒有什么作用，因而對自己的檔案置之不理。

正確認識畢業(yè)檔案的作用

（一）認清大學(xué)畢業(yè)生“學(xué)籍檔案”與“人事檔案”的關(guān)系

大學(xué)畢業(yè)生的學(xué)籍檔案是指通過參加全國統(tǒng)一考試并被錄取的大學(xué)生的檔案，以文字資料的形式記錄了學(xué)生的高考成績、在校學(xué)習(xí)成績、家庭狀況、在校期間表現(xiàn)和獎懲情況等，是原始資料。大學(xué)畢業(yè)生的人事檔案是由學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)換而來，是指大學(xué)生畢業(yè)后，在其學(xué)籍檔案中放入該畢業(yè)生的報到證，然后由學(xué)校將檔案轉(zhuǎn)交畢業(yè)生就業(yè)單位的人事部門或委托的人才交流機構(gòu)。這時的學(xué)籍檔案正式成為人事檔案，需要經(jīng)過畢業(yè)生與用人單位或委托的人才交流機構(gòu)簽訂就業(yè)協(xié)議，然后，履行相關(guān)畢業(yè)程序并取得報到證后，才得以形成。

（二）認清大學(xué)生畢業(yè)檔案的合法去向

國家規(guī)定，大學(xué)生的畢業(yè)檔案一般有以下三種合法去向。

檔案轉(zhuǎn)到工作單位 大學(xué)生畢業(yè)后找到了接受戶口的單位，檔案和戶口都轉(zhuǎn)到工作單位。這是通常認為最正規(guī)的一種檔案處理方式，但據(jù)統(tǒng)計，在高職院校中屬于這種情況的不到10%。

檔案留在學(xué)校 國家規(guī)定，允許畢業(yè)時尚未落實工作單位的大學(xué)畢業(yè)生戶口、檔案留校保存兩年。待落實工作單位后，將戶籍和檔案遷至工作單位所在地。大學(xué)畢業(yè)生檔案留校超過兩年仍未落實工作的，學(xué)校將其檔案和戶口遷回生源地，學(xué)校不再為其發(fā)放就業(yè)報到證。這種方式適合有就業(yè)愿望但尚未就業(yè)的畢業(yè)生，此種方式的優(yōu)點與缺點并存。優(yōu)點是學(xué)校的誠信度一般較高，代畢業(yè)生保管戶口關(guān)系和檔案不收取額外費用，缺點是畢業(yè)生檔案留校只是延長了擇業(yè)期，與學(xué)校沒有人事隸屬關(guān)系，涉及人事關(guān)系的證明學(xué)校均不能出具。學(xué)校保存的畢業(yè)生學(xué)籍檔案只是“存放”，起不到任何作用，甚至無法繳納社會保險，將來也無法計算工齡，從而會影響?zhàn)B老金的數(shù)額計算，在某種意義上說是得不償失。

檔案轉(zhuǎn)至就業(yè)部門或人才交流中心 這種方式比較適合準(zhǔn)備考研、創(chuàng)業(yè)、靈活就業(yè)的畢業(yè)生。此種方式也是各有優(yōu)缺點，優(yōu)點是易于畢業(yè)生解決一些實際問題，缺點是由于畢業(yè)生與就業(yè)中心交流相對較少，容易導(dǎo)致信息不暢。

除以上三種情況外，還有高職院校學(xué)生自行提取、保管檔案的現(xiàn)象。他們認為自行保管檔案即方便，又省錢。實際上，按照國家規(guī)定，嚴(yán)禁個人保管本人或他人的人事檔案，除黨委組織部門和政府人事部門所屬的人才交流服務(wù)中心及普通高等院校可保管大學(xué)畢業(yè)生檔案外，其他任何機構(gòu)無權(quán)保管。用人單位只能向這些部門調(diào)檔、查檔。大學(xué)畢業(yè)生自行攜帶檔案還會導(dǎo)致工作中的許多信息無法入檔、工作多年后檔案仍是學(xué)籍檔案等問題的發(fā)生。

（三）認清大學(xué)畢業(yè)生檔案的作用

當(dāng)大學(xué)畢業(yè)生參加工作后，會面對諸如轉(zhuǎn)正定級、職稱申報、養(yǎng)老保險辦理、人事調(diào)動、社保福利、工齡計算、繼續(xù)深造（如出國、考研）、考公務(wù)員等問題，這些方面都離不開檔案。因此，檔案看似一時用不到，但“棄檔”會使個人的一些合法權(quán)益無法得到保障。

會影響個人利益 有了檔案，就可以享受到相關(guān)的人事、勞動、社會保障服務(wù)，如辦理貸款，辦理社會保險、失業(yè)保險等。無論是在原單位供職的人，還是辭職后另謀新職業(yè)者，在辦理社會保險、領(lǐng)取失業(yè)金時，個人檔案記錄的工齡、工資、待遇、職務(wù)、社保參保年限等都是主要依據(jù)。

會影響畢業(yè)生轉(zhuǎn)正定級和工齡計算 很多大學(xué)畢業(yè)生找到工作后，沒有及時辦理參加工作的相關(guān)手續(xù)，工作幾年后仍然是學(xué)生身份，從而影響了自己的轉(zhuǎn)正定級和工齡及退休金的計算。

畢業(yè)生的檔案存放范文5

“誠信”是一個社會賴以存在的道德基礎(chǔ)，是社會發(fā)展、社會和諧的基礎(chǔ)。樹立誠信理念，營造誠信環(huán)境，建設(shè)誠信學(xué)生就業(yè)體系，已成為學(xué)校和社會的重要責(zé)任。

作為已經(jīng)步入成年的職業(yè)院校畢業(yè)學(xué)生，如果連最起碼的社會道德都不具備，那么就是教育的失敗，也是人才培養(yǎng)模式的失敗。目前，職業(yè)院校學(xué)生中出現(xiàn)的惡意拖欠學(xué)費，騙取助學(xué)補助，參與違法活動，就業(yè)頻繁違約等現(xiàn)象，都損害了他們的群體形象。學(xué)校應(yīng)該加強學(xué)生誠信教育，幫助學(xué)生樹立“人無信不立”的信用道德觀念，讓他們懂得，誠信既是中華民族的傳統(tǒng)美德，又是經(jīng)濟社會的道德底線。筆者在從事就業(yè)安置工作這幾年發(fā)現(xiàn)，職業(yè)院校學(xué)生的誠信狀況對其就業(yè)有較大影響。這幾年職業(yè)院校的學(xué)生就業(yè)前景樂觀，既有綜合素質(zhì)，實操技能水平又較好的職業(yè)學(xué)校畢業(yè)生很受企業(yè)歡迎，但如果學(xué)生技術(shù)好，而誠信不好，企業(yè)也不太愛用，甚至從此不與本所學(xué)校合作。

另一方面，有些用人單位在職校進行招聘時提供虛假信息，在學(xué)生就業(yè)后的薪資待遇和社保等方面違背當(dāng)初許諾，甚至拖欠工資，這些不僅影響了企業(yè)本身的聲譽，也給畢業(yè)生就業(yè)工作帶來不良影響。

通過建立健全畢業(yè)生和用人單位誠信檔案，形成并完善有效的記錄機制。既詳實記錄了畢業(yè)生在校期間課程學(xué)習(xí)、成績考核、行為表現(xiàn)、獎懲情況和身心發(fā)展等各方面內(nèi)容。也詳細記錄了用人單位近幾年在學(xué)校招聘學(xué)生目前的發(fā)展情況和就業(yè)生意見反饋。通過這些記錄,企業(yè)、學(xué)校用人單位三方可以做到互相了解。

2.誠信檔案的內(nèi)容

畢業(yè)生和用人單位誠信檔案就是全面、真實反映學(xué)校畢業(yè)生和用人單位信用狀況的一種電子檔案。該檔案由學(xué)生、學(xué)校、用人單位合作共建，包含的信息有個人維護信息、學(xué)校維護的信息和企業(yè)維護信息。該信用檔案與信用主體一一對應(yīng)，具有特定結(jié)構(gòu)空間和維護權(quán)限，全面、客觀、動態(tài)和多方共同記錄信用主體信用活動的電子數(shù)據(jù)庫，其中包括體現(xiàn)信用意愿和信用能力的指標(biāo)。指標(biāo)間邏輯清晰，相對獨立。同一份信用檔案必須按維護時間和維護主體不同相對獨立存放、互不影響，以實現(xiàn)信用信息的多方持續(xù)積累和資產(chǎn)增值。信用檔案主要由學(xué)生填寫部分、學(xué)校填寫部分和企業(yè)填寫部分等內(nèi)容構(gòu)成。

第一、學(xué)生維護填寫部分，內(nèi)容包括：基本信息、教育經(jīng)歷、培訓(xùn)經(jīng)歷、項目經(jīng)驗、任職記錄、社會實踐、勤工儉學(xué)、工作履歷、證件證書等、對用人單位評價等；

第二、校方維護填寫部分，信息包括：學(xué)習(xí)成績、畢業(yè)評語、在校優(yōu)良記錄、在校不良記錄、助學(xué)貸款記錄等；誠信檔案的重點，主要考查學(xué)生在校期間國家助學(xué)貸款的還款情況、助學(xué)補助的使用情況、學(xué)雜費交款情況、違反校規(guī)校紀(jì)情況、勤工助學(xué)情況、承擔(dān)責(zé)任及履行義務(wù)情況。檔案將依據(jù)記錄在案的經(jīng)濟狀況，對學(xué)生誠信檔案進行終身、動態(tài)化管理，與學(xué)生的畢業(yè)推薦聯(lián)系起來。誠信檔案中不僅記錄學(xué)生的失信行為，也會記錄誠信行為。

第三、企業(yè)填寫部分，包括崗位表現(xiàn)、職務(wù)變動、培訓(xùn)記錄、離職記錄，畢業(yè)生的素質(zhì)和能力描述，畢業(yè)生的潛力開發(fā)及職業(yè)發(fā)展描述，畢業(yè)生職業(yè)道德評估。

第四、社會相關(guān)部門（如人才中心）填寫，包括檔案查詢記錄、調(diào)查、認證、評估、投訴與申訴記錄和其他與個人相關(guān)的信用信息記錄。

誠信檔案電子交互平臺，具有一整套完善、清晰的分級維護權(quán)限設(shè)置控制體系，分別設(shè)置不同層級的維護密碼控制權(quán)限，擁有相關(guān)密碼權(quán)限的學(xué)生、學(xué)校、企業(yè)才能通過各自的密碼授權(quán)，分級管理、審核、維護相關(guān)的檔案信息，并在后臺服務(wù)器和檔案日志管理系統(tǒng)中，分別實現(xiàn)永久隱性備份和顯現(xiàn)記載檔案維護、查詢、下載、更改、篡改、甚至惡意泄漏等相關(guān)紀(jì)錄。不僅保障檔案信息不會被惡意攻擊、篡改、泄漏，而且保障信用檔案信息的準(zhǔn)確性、安全性和全面性。

3.誠信檔案的作用

首先、降低學(xué)生就業(yè)成本。信用檔案是學(xué)生在校期間信用狀況的綜合反映，也是各種資質(zhì)、資格和有效證書原件錄入的定性鎖定，是用人單位評價學(xué)生在校各種表現(xiàn)的重要依據(jù)，該檔案不僅有利于減少學(xué)生的求職成本，還可以提高學(xué)生就業(yè)成功率。建立個人信用檔案，在第三方社會公共平臺上提供各類證明與信用報告，其中包括各類證書證件一攬子認證證明、各類優(yōu)良記錄、任職記錄的認證證明。學(xué)生就不需再另行花費時間、費用往返母校或原單位開具各類證明。隨著電子信用檔案和紙質(zhì)信用檔案將逐步取代個人求職簡歷以及各種證件證書，給學(xué)生求職就業(yè)帶來方便，節(jié)約就業(yè)成本，使學(xué)生就業(yè)贏在起跑線上。

其次、展示就業(yè)誠信意愿。建立信用檔案，起碼表明了畢業(yè)生和企業(yè)的誠信意愿和基本態(tài)度。實現(xiàn)與用人單位的便捷溝通，創(chuàng)造更多的就業(yè)機會。在企業(yè)與學(xué)生之間搭建了一個互相溝通、相互展示各自信用信息的平臺。

再次、提高誠信自律意識。建立個人信用檔案，保持良好的信用記錄、高的信用分值，可以累積誠信資產(chǎn)，大幅提高個人或用人單位的可信度。

最后、延續(xù)檔案維護價值。在第三方平臺建立終身的信用檔案，學(xué)校在學(xué)生離校后，仍然可以通過電子信用檔案互動平臺與學(xué)生進行實時的跟蹤與互動，延續(xù)了信用檔案的使用價值。

由此可見，對畢業(yè)生,誠信檔案記錄了他的工作和成長的經(jīng)歷,有效地增加了他對企業(yè)的認同感,滿足了他的個人價值實現(xiàn)的需要,也為他的成長奠定了基礎(chǔ)。對企業(yè),通過建立畢業(yè)生誠信檔案,有助于提高企業(yè)人力資源的管理水平,通過畢業(yè)生職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃的制定,有針對性地對畢業(yè)生進行培訓(xùn),促進畢業(yè)生的成長;有助于加強企業(yè)與員工的溝通,有效地把握員工的主導(dǎo)需求并對其進行激勵,建立員工的滿意度和忠誠度;同時為建立企業(yè)人才庫準(zhǔn)備基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。對學(xué)校,通過畢業(yè)生和企業(yè)之間的誠信檔案，為今后學(xué)校更好開展德育工作、教學(xué)工作和就業(yè)指導(dǎo)工作提供了準(zhǔn)確的參考依據(jù)，學(xué)校的教育教學(xué)和就業(yè)安置將更有規(guī)律可循。

4. 依據(jù)誠信檔案實施畢業(yè)生培訓(xùn)方案

依據(jù)誠信檔案實施畢業(yè)生培訓(xùn)方案共有9個步驟，它們形成一個封閉的“循環(huán)”，畢業(yè)生在“循環(huán)”中不斷成長。見圖1。

參考文獻：

[1]淺談高校教學(xué)檔案管理工作,劉艷娟,科技情報開發(fā)與經(jīng)濟2010/20.

[2]新時期我國高校檔案管理的現(xiàn)狀及對策研究,趙黎霞,信息系統(tǒng)工程20110720.

畢業(yè)生的檔案存放范文6

離校10年回來辦戶口

前不久，中大就業(yè)指導(dǎo)中心接待了一名畢業(yè)已10年的學(xué)生，他因為要出國，特意回校辦理戶口關(guān)系手續(xù)的。老師們驚詫地說：“戶口證明不是在你離校前就已經(jīng)給你了嗎？”他卻表現(xiàn)出一臉茫然。老師接著提醒說，就是那個“戶口遷移證”啊，他才恍然大悟的說，好象是有這么回事，但轉(zhuǎn)即就一臉愁容，“已經(jīng)過了十年了，早就不知道丟到哪里去了！”最終在學(xué)校保衛(wèi)科的幫助下，開出一紙證明。在辦理過程中，學(xué)生的言語讓老師們驚訝，“原來我這10年都是黑戶啊，怎么當(dāng)初沒人提醒我呢？”

暨南大學(xué)等多所高校的老師們告訴記者，像這樣的事件，學(xué)校每年都會碰到一兩例，來自有關(guān)方面統(tǒng)計，近兩年，這樣的情況還在不斷上升趨勢，初步估計有近一成學(xué)生。為什么會出現(xiàn)這樣的情況呢？是學(xué)校服務(wù)工作不到位嗎？對此，老師們表示，在學(xué)生離校前，各院系都會專門開會將手續(xù)向?qū)W生講明，但無奈有的學(xué)生就是聽不進去。一些畢業(yè)生在非公企事業(yè)單位工作多年以后，忽然發(fā)現(xiàn)自己的人事關(guān)系仍無著落；有的雖然與工作單位簽了勞動合同，但沒有到人才交流機構(gòu)辦理有關(guān)手續(xù)，致使自己的工齡、檔案、保險等受到影響，職稱不能及時申報，各類證明如考研證明、出國政審等沒地方開具。這部分學(xué)生畢業(yè)時大都認為，只要有工作，管它什么工齡、身份、檔案、保險；有的畢業(yè)生認為現(xiàn)在反正不包分配，也不到畢業(yè)生分配部門報到，有沒有人事關(guān)系也無所謂。

頻毀約急壞用人單位

那么大學(xué)生在走入社會前都要注意些什么呢？廣東省高校就業(yè)指導(dǎo)中心的王創(chuàng)科長在接受記者采訪時表示，大學(xué)生走入社會，首先要碰到的就是《就業(yè)協(xié)議書》的簽訂問題。每年高校就業(yè)指導(dǎo)中心都會接到不少用人單位投訴，明明與學(xué)生簽訂了《就業(yè)協(xié)議書》，可到了正式報到期，才發(fā)現(xiàn)“煮熟的鴨子竟飛了”。廣州富士施樂的有關(guān)負責(zé)人則向記者舉了一個生動的例子：去年他們就招了一個200X年畢業(yè)的大學(xué)生做一個工程師的職位，當(dāng)時公司很看好這名“名校”畢業(yè)的學(xué)生，決定將其做為重點人才培養(yǎng)。公司對其進行一段時間技術(shù)上的培養(yǎng)，并幫他搞定了所有戶口落戶的問題。可誰想到，當(dāng)戶口等一切問題落實后，這名大學(xué)生突然提出了辭職。“如果是因為工作不適合，他的素質(zhì)對于這份工作來說是過高的話，我們是可以接受的，但恰恰不是這回事”。

今年要承擔(dān)法律責(zé)任

廣東省高校就業(yè)指導(dǎo)中心的王創(chuàng)科長在接受記者采訪時表示，正是看到這些問題，今年廣東省的《就業(yè)協(xié)議書》與往年相比發(fā)生了較大變化，協(xié)議書簽定方由以前的高校、用人單位和學(xué)生三方，變成了學(xué)生和用人單位兩方，這也就意味著學(xué)生在簽訂協(xié)議后，就必須承擔(dān)法律責(zé)任，由原來的單位找學(xué)校變成直接找學(xué)生本人，所以學(xué)生一旦出現(xiàn)悔約現(xiàn)象，很有可能被訴諸法庭。體現(xiàn)了畢業(yè)生、用人單位各自的權(quán)利、責(zé)任和義務(wù)，高校作為政府行政主管部門，只是以鑒證方的身份出現(xiàn)。

王創(chuàng)科長說，大學(xué)生簽訂 《就業(yè)協(xié)議書》后，學(xué)校就會依據(jù)《就業(yè)協(xié)議書》的內(nèi)容開出《畢業(yè)生就業(yè)報到證》和《戶口遷移證》，同時轉(zhuǎn)移學(xué)生檔案。一般學(xué)校會要求學(xué)生在規(guī)定的日期(如每年6月底)上交《就業(yè)協(xié)議書》，學(xué)校再以《就業(yè)協(xié)議書》為依據(jù)進行派遣，如果超過這一時限，學(xué)校會把學(xué)生的關(guān)系和檔案一并派回原籍。 不想回原籍的學(xué)生都必須十分清楚自己是否符合要去的地方的落戶條件。如果你不符合進這個城市的落戶條件，又想進這個城市工作，可以先將關(guān)系返回原籍，在原籍落戶，在原籍人才中心存放人事檔案，然后出來工作，等條件成熟以后再辦理人才引進。

提醒：檔案千萬不能空懸

王創(chuàng)說，檔案是每個畢業(yè)生要特別注意問題，通常學(xué)生到單位時，有單位會主動接收檔案，有的企業(yè)則不作要求，這時，學(xué)生可以把檔案存放在人才交流中心，即安全又方便。但要注意幾點：一是，在沒有搞清楚用人單位是否具有人事主管權(quán)之前，不要把檔案轉(zhuǎn)入這個單位，應(yīng)該把檔案轉(zhuǎn)遞到這個單位所在地的人才交流中心去。

二是，要詢問清楚用人單位的性質(zhì)，如果是國家機關(guān)、國有事業(yè)單位、國有企業(yè)，他們或他們的主管單位是有人事管理權(quán)的，可以接收檔案。其它各類非公企事業(yè)單位、各類民營機構(gòu)是無人事管理權(quán)的，要通過人才交流中心來接收學(xué)生。

三是，檔案的轉(zhuǎn)遞是有規(guī)定程序的，在離開學(xué)校之前最好弄清楚你的檔案在什么時間被轉(zhuǎn)到哪個地方去了。因為在現(xiàn)階段，主管學(xué)生分配的單位沒有統(tǒng)一，有人事局、人才交流中心、教育局、專門的分配辦等，比較亂。

畢業(yè)生在辦理報到手續(xù)后，就可與用人單位簽定勞動合同。很多單位在招收新員工時聲稱：單位不與員工簽訂勞動合同，如果有異議就另謀高就。針對這些問題，同學(xué)們要記住兩點：

個月。