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摘要：近年來，隨著房地產(chǎn)行業(yè)的快速發(fā)展，給物業(yè)公司帶來了新的發(fā)展機(jī)遇。但是，物業(yè)行業(yè)存在著市場(chǎng)準(zhǔn)入門檻低而行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)激烈的特點(diǎn)，這使得物業(yè)公司在經(jīng)營(yíng)管理中很容易遭遇到來自內(nèi)外部環(huán)境的風(fēng)險(xiǎn)。物業(yè)公司要想在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中保有自身的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，就必須要采用更為先進(jìn)的管理辦法，通過完善內(nèi)部控制和風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避策略來協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)的各項(xiàng)工作，促進(jìn)企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。本文以完善物業(yè)公司的內(nèi)部控制體系為基礎(chǔ)，分析內(nèi)部控制在企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避環(huán)節(jié)中的應(yīng)用問題。

關(guān)鍵詞：物業(yè)公司；內(nèi)部控制；風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避

一、物業(yè)公司內(nèi)部控制基本概述

內(nèi)部控制是指單位組織為了實(shí)現(xiàn)既定的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)和戰(zhàn)略方式，在保證會(huì)計(jì)信息真實(shí)性的基礎(chǔ)上，通過對(duì)內(nèi)部組織的自我約束、調(diào)整、評(píng)價(jià)和控制等方式，來實(shí)現(xiàn)其經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的有效性[1]。實(shí)際上，物業(yè)公司實(shí)施內(nèi)部控制的根本目的就是為了提高自身的服務(wù)質(zhì)量，降低企業(yè)的運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)要想對(duì)未來階段可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行合理評(píng)估和預(yù)判，就必須要提前做好財(cái)務(wù)分析核算工作，結(jié)合外部宏觀經(jīng)濟(jì)環(huán)境，制定出有效的防范措施，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。與其他行業(yè)相比，物業(yè)公司實(shí)施內(nèi)部控制主要體現(xiàn)出以下幾方面特點(diǎn)：首先，物業(yè)公司具備較高的安全風(fēng)險(xiǎn)。物業(yè)公司的業(yè)務(wù)活動(dòng)就是保障日常經(jīng)營(yíng)安全、商業(yè)業(yè)主和小區(qū)業(yè)主的財(cái)產(chǎn)生命安全，其日常維護(hù)工作主要包括資源管理、電梯修理等，如果不能把控好安全問題，就有可能會(huì)給服務(wù)對(duì)象帶來生命威脅和經(jīng)濟(jì)損失；其次，物業(yè)公司存在較大的固定資產(chǎn)管理風(fēng)險(xiǎn)。在對(duì)固定資產(chǎn)的維護(hù)方面，如果不能保證固定資產(chǎn)核算的完整性和準(zhǔn)確性，將會(huì)造成內(nèi)部資產(chǎn)流失問題；最后，物業(yè)公司是廣大業(yè)主和商戶之間的聯(lián)系樞紐，只有實(shí)現(xiàn)內(nèi)外部溝通無礙，才能順利開展各項(xiàng)管理活動(dòng)[2]。

二、物業(yè)公司經(jīng)營(yíng)管理過程中潛在的風(fēng)險(xiǎn)

1.政策風(fēng)險(xiǎn)

為了使物業(yè)服務(wù)行業(yè)能夠規(guī)范地參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，我國(guó)政府相關(guān)部門出臺(tái)了一系列法規(guī)條例。早在1994年就出臺(tái)了物業(yè)管理法規(guī)，即《城市新建住宅小區(qū)管理辦法》，相繼在2003年和2004年又出臺(tái)了《物業(yè)管理?xiàng)l例》《物業(yè)管理企業(yè)資質(zhì)管理辦法》等，可以說，物業(yè)企業(yè)的發(fā)展方向受到國(guó)家政策的引導(dǎo)[3]。但是，當(dāng)前很多物業(yè)公司在處理各方關(guān)系方面還存在很多不足，如物業(yè)公司與開發(fā)商、業(yè)主與物業(yè)公司等之間存在著矛盾與糾紛、物業(yè)管理轄區(qū)內(nèi)公共配套設(shè)施的歸屬權(quán)問題等，都可能會(huì)造成物業(yè)管理工作方面無法協(xié)調(diào)各方關(guān)系，引發(fā)其他的矛盾糾紛。如果物業(yè)公司沒有依據(jù)法律政策來及時(shí)調(diào)整自身的發(fā)展戰(zhàn)略，或?qū)Ξ?dāng)前的政策優(yōu)勢(shì)了解不清，很有可能會(huì)造成企業(yè)決策失誤，不利于企業(yè)健康發(fā)展。

2.經(jīng)營(yíng)決策風(fēng)險(xiǎn)

在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)形勢(shì)瞬息萬變的時(shí)代背景下，如果企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略和投資決策偏離市場(chǎng)、缺乏實(shí)際依據(jù)，會(huì)給企業(yè)帶來巨大的經(jīng)濟(jì)危機(jī)，還會(huì)造成大量資源和人才的投入損失。一些物業(yè)企業(yè)在承接業(yè)務(wù)時(shí)缺少對(duì)市場(chǎng)的深入調(diào)查，對(duì)承接項(xiàng)目的市場(chǎng)定位、價(jià)格以及發(fā)展前景沒有充分的了解，對(duì)潛在市場(chǎng)及客戶的購(gòu)買能力缺乏數(shù)據(jù)對(duì)比環(huán)節(jié)，而自身的經(jīng)營(yíng)條件和服務(wù)能力無法滿足客戶的需求，可能會(huì)導(dǎo)致企業(yè)在選擇項(xiàng)目時(shí)存在判斷失誤。不但會(huì)失去打入市場(chǎng)的機(jī)會(huì)，還會(huì)給企業(yè)帶來一定程度的成本損失，同時(shí)還可能會(huì)失去客戶向心力，影響企業(yè)后續(xù)的發(fā)展。此外，物業(yè)公司在進(jìn)行經(jīng)濟(jì)決策前，沒有對(duì)企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營(yíng)情況進(jìn)行準(zhǔn)確的評(píng)估，投資決策受管理層的主觀意識(shí)影響較大，企業(yè)其他技術(shù)部門或行政部門的參與程度較低，企業(yè)的發(fā)展沒有汲取基層經(jīng)驗(yàn)，難以在市場(chǎng)開拓過程中轉(zhuǎn)化為優(yōu)勢(shì)力量。

3.合同風(fēng)險(xiǎn)

一般情況下，物業(yè)公司在進(jìn)行管理服務(wù)之前會(huì)與業(yè)主簽訂合同。合同的存在是為了明確權(quán)利與義務(wù)，提前做好利益分配。對(duì)于物業(yè)公司來說，合同風(fēng)險(xiǎn)包括物業(yè)承接查驗(yàn)風(fēng)險(xiǎn)、銷售房屋時(shí)開發(fā)商承諾不當(dāng)引發(fā)的風(fēng)險(xiǎn)、物業(yè)服務(wù)合同期限方面引發(fā)的風(fēng)險(xiǎn)、專項(xiàng)維修資金約定不清引發(fā)的風(fēng)險(xiǎn)、違約責(zé)任約定不當(dāng)引起的風(fēng)險(xiǎn)等。例如：銷售房屋開發(fā)商承諾不當(dāng)引發(fā)的風(fēng)險(xiǎn)即在合同簽訂過程中，開發(fā)商為了促進(jìn)銷售可能會(huì)直接承諾免物業(yè)費(fèi)或贈(zèng)送物業(yè)費(fèi)等承諾，這些不當(dāng)承諾可能會(huì)給物業(yè)公司后期的管理帶來難度，甚至引發(fā)物業(yè)公司與業(yè)主之間的矛盾。另外，交易雙方如果在合同上沒有對(duì)價(jià)格、合同期限、專項(xiàng)管理費(fèi)用、違約責(zé)任等方面內(nèi)容明確地羅列出來，合同簽訂過程缺乏法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門以及業(yè)務(wù)部門的共同參與，也會(huì)使得物業(yè)公司的合同風(fēng)險(xiǎn)大大增加。

三、物業(yè)公司內(nèi)部控制與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避的策略

1.建立健全內(nèi)部控制制度

首先，企業(yè)要建立有效的崗位分離制度。通過預(yù)算控制機(jī)制、授權(quán)審批機(jī)制及會(huì)計(jì)核算機(jī)制等管理制度，來加強(qiáng)企業(yè)資金與管理方面的控制力度，并對(duì)內(nèi)外部環(huán)境中存在的風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)測(cè)；其次，物業(yè)公司要做好關(guān)鍵物品的管理。如公司的公章、發(fā)票等要派遣專業(yè)的管理人員進(jìn)行有效管理，同時(shí)，規(guī)范簽訂物業(yè)項(xiàng)目相關(guān)的承接合同，尤其要將合同審批環(huán)節(jié)與合同簽訂環(huán)節(jié)交給不同的人員來分別處理，降低簽訂合同過程中潛在的風(fēng)險(xiǎn)；最后，企業(yè)還要建立有效的激勵(lì)獎(jiǎng)懲機(jī)制。加強(qiáng)內(nèi)部員工的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，通過細(xì)化內(nèi)部控制的各項(xiàng)任務(wù)來落實(shí)內(nèi)部控制的執(zhí)行，將員工的薪資獎(jiǎng)金與內(nèi)部控制完成情況聯(lián)系在一起，促進(jìn)內(nèi)部控制工作順利開展。

2.處理好企業(yè)與業(yè)主之間的關(guān)系

為了減少企業(yè)與業(yè)主之間的矛盾和沖突，更好地為客戶服務(wù)，物業(yè)公司要高度重視與業(yè)主之間的關(guān)系，積極采納業(yè)主提出的各項(xiàng)合理要求，并及時(shí)處理和完善，力求提供最滿意周到的服務(wù)。對(duì)于業(yè)主的投訴也應(yīng)當(dāng)設(shè)置專門的投訴處理部門，了解清楚投訴的原因，及時(shí)解決問題，吸取和反饋經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，發(fā)現(xiàn)自身管理方面的不足，避免與業(yè)主產(chǎn)生矛盾，實(shí)現(xiàn)管理與服務(wù)共同進(jìn)步。例如H物業(yè)公司成立于1992年，主要負(fù)責(zé)家用住宅區(qū)的后勤保障工作，在秉承著“責(zé)任、和諧、環(huán)保、效率”的服務(wù)理念下，已經(jīng)成為北京市物業(yè)管理的示范項(xiàng)目單位。H公司為了進(jìn)一步提高小區(qū)業(yè)主的滿意度，在小區(qū)內(nèi)有線電視出現(xiàn)信號(hào)不穩(wěn)定的問題時(shí)，公司立即派遣服務(wù)人員到有線電視信號(hào)服務(wù)供應(yīng)商處進(jìn)行學(xué)習(xí)，掌握基本的處理辦法和改進(jìn)手段，在業(yè)主報(bào)修后就上門進(jìn)行檢查，進(jìn)行故障排除，既降低了溝通成本，也得到了業(yè)主的信任。

3.強(qiáng)化內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)職能

在物業(yè)公司的經(jīng)營(yíng)管理過程中，風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避與控制是必不可少的環(huán)節(jié)，因此，物業(yè)企業(yè)要強(qiáng)化內(nèi)部的風(fēng)險(xiǎn)管理職能。物業(yè)公司的管理層要樹立風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)，一方面要重視經(jīng)營(yíng)決策風(fēng)險(xiǎn)，另一方面要重視安全風(fēng)險(xiǎn)管理。企業(yè)在任何一項(xiàng)投資決策前都需要深入市場(chǎng)，了解投資項(xiàng)目的市場(chǎng)前景、市場(chǎng)定位、潛在客戶規(guī)模等相關(guān)信息，通過有效的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)和資金預(yù)算控制，在基層人員的參與下進(jìn)行科學(xué)決策；而安全風(fēng)險(xiǎn)管理主要是針對(duì)安全環(huán)保事故，即明確企業(yè)人力資源部為責(zé)任部門，設(shè)置安全管理機(jī)構(gòu)和安全管理人員，定期對(duì)住宅大廈內(nèi)的電梯運(yùn)行、電網(wǎng)線路等進(jìn)行安全排查，找出潛在的安全隱患并進(jìn)行及時(shí)修補(bǔ)。當(dāng)然，企業(yè)也要加強(qiáng)對(duì)安全管理員的定期培訓(xùn)和安全演練，培養(yǎng)他們的事故應(yīng)對(duì)能力，盡量減少企業(yè)的經(jīng)濟(jì)損失。

4.建立完善的信息溝通機(jī)制

順暢的信息溝通環(huán)境是企業(yè)有效開展內(nèi)部控制的關(guān)鍵助推力，同時(shí)也可以加強(qiáng)企業(yè)與業(yè)主之間的交流，實(shí)現(xiàn)內(nèi)外部信息互通。因此，物業(yè)公司要建立完善的信息溝通機(jī)制，明確橫向信息的傳遞方式和傳遞渠道，打通業(yè)務(wù)部門與財(cái)務(wù)部門之間的溝通壁壘，優(yōu)化上級(jí)部門與下級(jí)部門的上傳下達(dá)工作，有效提高企業(yè)的工作效率；同時(shí)，企業(yè)還可以建立“三費(fèi)”（物業(yè)費(fèi)、房租費(fèi)、供暖費(fèi)）軟件管理系統(tǒng)，通過O2O業(yè)務(wù)將物業(yè)管理從線下管理搬到線上管理，或通過微信公眾號(hào)等方式來提供物業(yè)費(fèi)、房租、供暖費(fèi)等費(fèi)用的繳納服務(wù)，有效降低了溝通成本，也減少了資金傳遞風(fēng)險(xiǎn)，給企業(yè)的內(nèi)部控制建設(shè)提供有效的環(huán)境支持。5.加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督力度物業(yè)公司建立有效的審計(jì)部門，主要目的就是對(duì)內(nèi)部控制的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督。在建構(gòu)審計(jì)部門時(shí)要注意保證其獨(dú)立性，不受企業(yè)其他部門和管理層的干擾，要深入業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)，對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制進(jìn)行全面把控，對(duì)于內(nèi)部自評(píng)中發(fā)現(xiàn)的問題或報(bào)告的缺陷要積極采取有效措施予以改正。

四、結(jié)束語

綜上所述，在我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展下，物業(yè)管理公司作為第三產(chǎn)業(yè)的重要組成部門，涉及到城市建設(shè)、公民安全以及環(huán)境保護(hù)等多個(gè)方面內(nèi)容，還關(guān)系到國(guó)家產(chǎn)業(yè)升級(jí)。因此，物業(yè)公司要加強(qiáng)內(nèi)部控制管理，嚴(yán)格控制經(jīng)營(yíng)管理過程中可能遭遇的不同風(fēng)險(xiǎn)，提高風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、判斷和防范能力，促進(jìn)企業(yè)與社會(huì)經(jīng)濟(jì)穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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作者:趙碧 單位:四川成阿發(fā)展實(shí)業(yè)有限公司