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摘要:社區(qū)在人們的日常生活中占有重要的地位，它不僅要滿足人們各方面的生活需求，還要對(duì)國(guó)家制定的有關(guān)的政策法規(guī)進(jìn)行落實(shí)。檔案管理工作是社區(qū)服務(wù)中心基礎(chǔ)性工作的重要組成部分，影響著社區(qū)服務(wù)中心作用的發(fā)揮。本文通過(guò)分析社區(qū)服務(wù)中心檔案管理工作的意義和現(xiàn)狀，對(duì)其提出一定的完善策略。

關(guān)鍵詞:社區(qū)服務(wù);檔案管理;探究;措施

社區(qū)服務(wù)中心與人們的生活息息相關(guān)，社區(qū)服務(wù)中心的檔案不僅真實(shí)記錄著社區(qū)服務(wù)中心成立以來(lái)的發(fā)展過(guò)程，也記錄著社區(qū)服務(wù)中心在各個(gè)領(lǐng)域獲得的建設(shè)成績(jī)。加強(qiáng)對(duì)社區(qū)服務(wù)中心檔案的管理工作，可以有效地促進(jìn)社區(qū)服務(wù)中心的建設(shè)，提高人們的生活質(zhì)量。

1社區(qū)服務(wù)中心檔案管理的意義

將社區(qū)活動(dòng)中具有一定存在意義的信息，通過(guò)文字、圖像、圖表、聲音等方式記錄下來(lái)的承載體即為檔案。社區(qū)服務(wù)中心的檔案又可以分為基礎(chǔ)設(shè)施檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像圖片檔案、文書(shū)檔案以及科研技術(shù)檔案等，主要對(duì)社區(qū)服務(wù)中心的醫(yī)療、文化活動(dòng)、教育、私法援助以及社區(qū)服務(wù)中心的發(fā)展等狀況進(jìn)行反映。社區(qū)服務(wù)中心從事的工作具有長(zhǎng)期性、復(fù)雜性，工作的主要目標(biāo)就是幫助人們克服人與人、人與社會(huì)間的問(wèn)題。社區(qū)服務(wù)中心的工作已經(jīng)逐步涉及人們?nèi)粘Ｉ畹母鱾€(gè)領(lǐng)域，社區(qū)服務(wù)中心檔案所面對(duì)的對(duì)象以及檔案的內(nèi)容也隨之?dāng)U展。社區(qū)服務(wù)中心在開(kāi)展有關(guān)的工作或者活動(dòng)前，通過(guò)社區(qū)檔案對(duì)社區(qū)居民的真實(shí)情況進(jìn)行了解和分析，有利于工作或者活動(dòng)的順利開(kāi)展，同時(shí)將此次的工作或者活動(dòng)的情況進(jìn)行記錄并整理歸入檔案，為下次提供參考意見(jiàn)。社區(qū)服務(wù)中心檔案管理工作就是通過(guò)社區(qū)人民的有關(guān)信息進(jìn)行活動(dòng)的組織，促進(jìn)社區(qū)人民的交流溝通，達(dá)到服務(wù)與社區(qū)人民的目的。

2社區(qū)服務(wù)中心檔案管理的基本現(xiàn)狀

2.1檔案管理人員的檔案管理意識(shí)不足

在我國(guó)目前社區(qū)服務(wù)中心檔案管理的實(shí)際工作過(guò)程中，相關(guān)的管理人員以及一些基層的工作人員都或多或少地對(duì)檔案管理存在不夠重視問(wèn)題，大部分的工作人員將記錄、整理、登記、裝訂等內(nèi)容當(dāng)做是檔案管理工作的主要內(nèi)容，并不會(huì)主動(dòng)地對(duì)相關(guān)的材料進(jìn)行積極的收集，同時(shí)對(duì)于檔案內(nèi)容書(shū)寫(xiě)的是否規(guī)范也并不重視，導(dǎo)致社區(qū)服務(wù)中心的檔案記錄出現(xiàn)書(shū)寫(xiě)內(nèi)容不規(guī)范、記錄內(nèi)容不完整或者不準(zhǔn)確等現(xiàn)象的出現(xiàn)。

2.2檔案管理的體系和管理制度不完善

由于我國(guó)社區(qū)服務(wù)中心的起步較晚，社區(qū)服務(wù)中心的工作人員多為基層單位選派的新手，檔案管理的業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)，沒(méi)有建立起完善的檔案管理體系和管理制度，導(dǎo)致檔案管理工作人員在進(jìn)行檔案資料的采集、整合、分類、歸檔等工作過(guò)程中出現(xiàn)操作不規(guī)范的現(xiàn)象。很多有價(jià)值、有意義的文件材料沒(méi)有專門(mén)的檔案管理人員進(jìn)行收集和整理，無(wú)法及時(shí)地建檔、存檔，導(dǎo)致檔案管理工作在材料數(shù)據(jù)收集方面的工作效率不高。

2.3檔案管理的硬件設(shè)施不健全

社區(qū)服務(wù)中心的管理者對(duì)檔案管理工作的不重視，在檔案管理工作中投入的人力和物力并不充足，甚至可以說(shuō)很少，導(dǎo)致社區(qū)服務(wù)中心檔案管理的硬件基礎(chǔ)設(shè)施不夠健全。社區(qū)服務(wù)中心的管理負(fù)責(zé)人除了為檔案管理工作中提供一定的檔案室、檔案架和其他所必須擁有的辦公用品之外，再?zèng)]有其他辦公條件建設(shè)。

2.4檔案管理的方式過(guò)于陳舊且人員不足

社區(qū)服務(wù)中心是基層服務(wù)的公共組織，進(jìn)行辦公的地點(diǎn)和人力都十分的有限，導(dǎo)致檔案的存儲(chǔ)空間有限、檔案管理人員不足。許多社區(qū)服務(wù)中心的檔案工作人員年齡出現(xiàn)老化現(xiàn)象，由于工作人員文化水平較低，沒(méi)有掌握足夠的專業(yè)管理技巧，社區(qū)服務(wù)中心檔案管理的工作方式還沿用傳統(tǒng)的管理方式，以紙質(zhì)版為主，無(wú)法跟上信息時(shí)代的腳步，檔案管理的方式過(guò)于陳舊。使用紙質(zhì)的材料作為檔案信息的承載體，不僅不利于資料的保存，資料本身也容易被篡改和泄露，社區(qū)居民的隱私受到威脅。許多檔案管理的工作人員對(duì)建檔后的維護(hù)工作不夠重視，導(dǎo)致許多檔案資料在建檔后出現(xiàn)破損、丟失等現(xiàn)象。

3社區(qū)服務(wù)中心檔案管理的完善措施

3.1加強(qiáng)宣傳，提高檔案管理人員的管理意識(shí)

在社區(qū)服務(wù)中心檔案管理的工作過(guò)程中，應(yīng)通過(guò)各種宣傳手段，不斷提高檔案管理人員以及基層工作人員的管理意識(shí)，促使其綜合素質(zhì)的提高，使得管理者可以采用更為有效的管理方法管理社區(qū)服務(wù)中心的檔案工作，保證社區(qū)服務(wù)中心檔案管理工作逐漸呈現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化的發(fā)展趨勢(shì)，進(jìn)而對(duì)檔案資料的科學(xué)性、完整性、系統(tǒng)性以及連續(xù)性提供有力的保障，避免在檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)檔案凌亂、丟失以及損壞等現(xiàn)象。例如，可以通過(guò)組織社區(qū)服務(wù)中心的全體工作人參與到關(guān)于《中華人民共和國(guó)檔案法》的學(xué)習(xí)教育與宣傳活動(dòng)中，提高社區(qū)服務(wù)中心全體工作人員的檔案觀念，促進(jìn)社區(qū)服務(wù)中心檔案管理工作的有效開(kāi)展。也可以通過(guò)對(duì)社區(qū)服務(wù)中心檔案管理人員以及基層工作人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，提高管理人員以及基層工作人員對(duì)檔案管理工作的意識(shí)和重視程度。對(duì)檔案工作人員的日常的管理工作進(jìn)行不定時(shí)、突擊性的檢查，并依據(jù)相關(guān)的管理制度對(duì)檔案工作人員的進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)或者批評(píng)，以完善的獎(jiǎng)懲制度鞭策檔案工作人員不斷進(jìn)步，進(jìn)而提升其整體的職業(yè)素質(zhì)。通過(guò)加強(qiáng)宣傳，不斷提高社區(qū)檔案管理人員的管理意識(shí)，可以有效促進(jìn)檔案管理理念的不斷創(chuàng)新，進(jìn)而使得社區(qū)服務(wù)中心檔案管理工作的工作質(zhì)量不斷提升。

3.2建立完善的檔案管理體系和管理制度

在社區(qū)服務(wù)中心檔案管理工作的實(shí)施過(guò)程中，通過(guò)建立完善的檔案管理體系和管理制度，可以保障社區(qū)服務(wù)中心檔案管理工作的規(guī)范性、全面性，有益于社會(huì)服務(wù)中心的建設(shè)與發(fā)展。社區(qū)服務(wù)中心的檔案管理人員應(yīng)將管理工作的實(shí)際情況與相關(guān)的法律法規(guī)結(jié)合，對(duì)檔案管理中資料的收集、登記、歸檔、保管、保密、借閱、移交以及銷毀等工作的規(guī)章制度進(jìn)行逐步的完善，保證社區(qū)服務(wù)中心檔案管理工作實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化，保證當(dāng)出現(xiàn)檔案受損或丟失等情況時(shí)，檔案工作人員能夠進(jìn)行及時(shí)的補(bǔ)充，進(jìn)而保證了社區(qū)服務(wù)中心檔案資料的完整性。社區(qū)服務(wù)中心檔案管理工作的針對(duì)范圍十分的廣泛，導(dǎo)致工作內(nèi)容也相對(duì)繁瑣得多，因此檔案管理工作的責(zé)任必須嚴(yán)格落實(shí)到社區(qū)服務(wù)中心的檔案管理部門(mén)之中，實(shí)現(xiàn)社區(qū)服務(wù)中心檔案管理的規(guī)范化工作。例如，可以將社區(qū)服務(wù)中心的檔案管理工作歸納到社區(qū)服務(wù)中心日常的工作會(huì)議之中，通過(guò)會(huì)議明確強(qiáng)調(diào)社區(qū)服務(wù)中心檔案管理工作的重要性，將檔案管理工作的責(zé)任明確落實(shí)到具體的部門(mén)、個(gè)人，使得社區(qū)服務(wù)中心檔案管理工作的責(zé)任落實(shí)得到保證。社區(qū)服務(wù)中心可以加強(qiáng)檔案管理部門(mén)的自我檢查工作力度，保證社區(qū)服務(wù)中心檔案管理工作的質(zhì)量，同時(shí)建立相關(guān)監(jiān)管部門(mén)和社區(qū)居民監(jiān)督系統(tǒng)，在工作的管理過(guò)程中靈活運(yùn)用法律、經(jīng)濟(jì)、行政等管理手段，促進(jìn)社區(qū)服務(wù)中心檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展。社區(qū)服務(wù)中心檔案部門(mén)以及檔案管理的工作人員，在日常的檔案管理工作的過(guò)程中，也應(yīng)做好自己分內(nèi)的工作，使自己的本職工作發(fā)揮出應(yīng)有的工作效果，使得社區(qū)服務(wù)中心檔案管理工作在日常的運(yùn)行中就保持一定的規(guī)范性。

3.3加強(qiáng)檔案管理的硬件設(shè)施的建設(shè)

社區(qū)服務(wù)中心檔案管理工作的硬件設(shè)施是開(kāi)展檔案管理工作的基礎(chǔ)性保障，在社區(qū)服務(wù)中心檔案管理工作的實(shí)施過(guò)程在中，應(yīng)加強(qiáng)硬件設(shè)施的建設(shè)情況。檔案的存儲(chǔ)庫(kù)房應(yīng)具備防塵、防潮、防蟲(chóng)、防光、防盜、防火、防高溫以及防有害氣體等設(shè)備，設(shè)立獨(dú)立的工作崗位對(duì)這些設(shè)備進(jìn)行專門(mén)的維護(hù)管理工作。對(duì)于檔案存儲(chǔ)庫(kù)房?jī)?nèi)的溫度和相對(duì)濕度進(jìn)行定時(shí)的記錄，如果發(fā)現(xiàn)庫(kù)房?jī)?nèi)溫度或者相對(duì)濕度的數(shù)值發(fā)生嚴(yán)重偏離正常數(shù)值范圍的情況時(shí)，要及時(shí)展開(kāi)排除工作并采取積極有效的辦法進(jìn)行處理，降低存儲(chǔ)庫(kù)房?jī)?nèi)的安全隱患。在社區(qū)服務(wù)中心的檔案管理工作中，還需要配備專門(mén)的照相機(jī)、攝影機(jī)、掃描儀、打印機(jī)以及計(jì)算機(jī)等設(shè)備，這些專業(yè)的設(shè)備可以提升社區(qū)服務(wù)中心檔案管理工作中檔案的立卷、檢查、查詢、編目、統(tǒng)計(jì)以及借閱等工作環(huán)節(jié)的工作效率。

3.4利用信息技術(shù)，改善檔案管理的方式、解放人力

在信息技術(shù)高速發(fā)展的當(dāng)今社會(huì)，社區(qū)服務(wù)中心陳舊的檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法滿足人們的需求，還浪費(fèi)了一定的人力資源。將信息化的技術(shù)手段應(yīng)用到社區(qū)服務(wù)中心的檔案管理工作中，以電子檔案的形式取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)版存檔的方式，實(shí)現(xiàn)社區(qū)服務(wù)中心檔案的電子化管理，一定程度上保證了檔案資料的保存效果，也解放了一定的人力資源。電子版的檔案與紙質(zhì)版的檔案相比，大大減小了對(duì)存儲(chǔ)空間和人力的要求。將電子檔案以光盤(pán)、硬盤(pán)等形式進(jìn)行存儲(chǔ)，不僅縮減了存儲(chǔ)空間，檔案管理人員對(duì)檔案的維護(hù)整理的工作也可以得到最大限度的降低，檔案管理人員的精力和時(shí)間得到有效的節(jié)約，解放了一定的人力資源，且電子檔案一定程度上解決了檔案保管安全方面的問(wèn)題。為了信息化檔案管理方式的順利實(shí)施，需要對(duì)社區(qū)服務(wù)中心檔案管理人員的信息技術(shù)進(jìn)行一定的指導(dǎo)與培訓(xùn)，在其掌握一定的專業(yè)技術(shù)后，再實(shí)行權(quán)限分配式的信息化檔案管理方式，進(jìn)而提升檔案管理工作人員對(duì)工作的積極性，保證檔案管理工作的質(zhì)量和效率。電子化的檔案管理方式也使得檔案管理工作的管理者可以更加便利地對(duì)檔案管理工作的工作人員進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和考核，例如，電子版的檔案管理節(jié)省了工作人員大量的工作時(shí)間，檔案管理的工作人員可以將每一個(gè)月、每一個(gè)季度以及每一年的管理工作情況進(jìn)行整體的匯報(bào)和總結(jié)，方便了上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的指導(dǎo)與監(jiān)督。

4總結(jié)

綜上所述，檔案管理工作對(duì)社區(qū)服務(wù)中心的建設(shè)和發(fā)展都有著重要的意義，社區(qū)服務(wù)中心可以通過(guò)增強(qiáng)檔案管理人員的檔案管理意識(shí)、建立完善的管理體系與制度、投入足夠的硬件設(shè)施并且活用電子信息技術(shù)，不斷提高社區(qū)服務(wù)中心檔案管理工作的工作質(zhì)量和效果。

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作者:呂曙 單位:南京市江寧區(qū)社區(qū)服務(wù)中心