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【摘要】

隨著社會的不斷進(jìn)步，科技的不斷發(fā)展，我國各個領(lǐng)域均得到了很好的發(fā)展，同時檔案管理工作也受到了更多重視，尤其近年來十分暢行的信息系統(tǒng)工程監(jiān)理方面。本文通過查閱相關(guān)資料，簡要介紹了信息系統(tǒng)工程監(jiān)理中檔案管理原則，并提出了行之有效提升信息系統(tǒng)工程監(jiān)理中檔案管理工作質(zhì)量的相關(guān)措施，以期能夠為的發(fā)展提供有價值的參考。

【關(guān)鍵詞】

信息系統(tǒng)；工程監(jiān)理；檔案管理；措施

前言

如今我國已經(jīng)成功進(jìn)入信息社會、網(wǎng)絡(luò)社會，經(jīng)過多年發(fā)展信息技術(shù)得到了充分更新和完善，并不斷投入到各個應(yīng)用領(lǐng)域中，由此信息系統(tǒng)的監(jiān)理工作也受到來自社會各界的廣泛關(guān)注，為了能夠使監(jiān)理工作得到更大的提升，信息工程建設(shè)單位近年來不斷完善檔案管理工作，然而雖然此方面的工作成果整體來看較為可觀，但不可否認(rèn)的是其依然有很大的上升空間，因此今后相關(guān)機(jī)構(gòu)以及人員應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理方面的研究力度。

1信息系統(tǒng)工程監(jiān)理中檔案管理原則

1.1真實可靠

檔案存在的最終意義除了記錄外，查閱以及再利用也是十分關(guān)鍵的，為了避免因信息錯誤造成不必要的影響或損失，保障檔案真實顯得尤為重要。檔案管理工作往往由專人負(fù)責(zé)，因此相關(guān)人員在此方面能夠起到?jīng)Q定性作用，因此今后無論在核實文檔，或是在自行輸入文檔的過程中，相關(guān)人員均應(yīng)保持細(xì)心，避免因為人為失誤導(dǎo)致檔案信息錯誤，否則勢必會為其今后的調(diào)閱、使用等方面造成麻煩，尤其在信息系統(tǒng)出現(xiàn)故障或懷疑工程建設(shè)過程中存在問題時[1]。

1.2及時有效

由于我國近年來不斷加大城市化建設(shè)，在此過程中信息系統(tǒng)方面的建設(shè)數(shù)量也有明顯增多，從而為監(jiān)理機(jī)構(gòu)檔案管理方面的工作帶來了新的挑戰(zhàn)，尤其當(dāng)眾多檔案同時送至檔案管理部門時，檔案管理人員需要花費(fèi)大量的時間和精力對檔案進(jìn)行分門別類，十分影響工作效率。因此今后各信息系統(tǒng)建設(shè)單位應(yīng)在完成各個環(huán)節(jié)工作時，及時將相關(guān)檔案送達(dá)，如此一來則可以有效避免出現(xiàn)上述情況，另外，檔案管理人員也要保障檔案的有效性，對于失去效用的檔案應(yīng)及時銷毀。

2提升信息系統(tǒng)工程監(jiān)理中檔案管理工作質(zhì)量的相關(guān)措施

2.1規(guī)范編寫工作

如今我國已經(jīng)具備較為完善的監(jiān)理規(guī)范手冊，因此今后監(jiān)理機(jī)構(gòu)應(yīng)積極向相關(guān)人員宣傳其中的內(nèi)容，并根據(jù)自身機(jī)構(gòu)特點以及信息系統(tǒng)工程特點來完善編寫標(biāo)準(zhǔn)，并且將其中所規(guī)定的各項要求制作成相應(yīng)的文檔或紙質(zhì)材料張貼在檔案管理機(jī)構(gòu)內(nèi)部，便于相關(guān)人員隨時借鑒。另外，也要不斷更新管理方案，傳統(tǒng)的管理方案顯然已經(jīng)無法滿足當(dāng)代社會的發(fā)展要求和發(fā)展趨勢，改進(jìn)管理方案是使監(jiān)理機(jī)構(gòu)能夠與時俱進(jìn)的最佳方式之一[2]。

2.2建立核查機(jī)制

保障檔案質(zhì)量的工作若僅僅由檔案管理人員負(fù)責(zé)，一定程度上存在著風(fēng)險，如檔案泄露或由于粗心而導(dǎo)致檔案信息不準(zhǔn)確等，鑒于此種情況監(jiān)理機(jī)構(gòu)可以建立起核查部門，在指派專人負(fù)責(zé)后也可以在此基礎(chǔ)上進(jìn)行二次審核，二次審核的工作交由總監(jiān)師。除此之外也可以構(gòu)建考評小組，對檔案管理工作進(jìn)行考評可以起到一定的約束作用，同時也可以在考評過程中及時發(fā)現(xiàn)其中存在的問題，便于及時制定措施，并且對相關(guān)工作人員進(jìn)行有針對性的指導(dǎo)，可見建立核查機(jī)制明顯利大于弊[3]。

2.3優(yōu)化人才隊伍

如今社會各界對人才的要求已經(jīng)漸漸由學(xué)歷、經(jīng)驗轉(zhuǎn)變?yōu)槿苄腿瞬拧?chuàng)新型人才，然而目前監(jiān)理機(jī)構(gòu)中的檔案管理人員卻鮮少有人能夠達(dá)到此標(biāo)準(zhǔn)，因此今后應(yīng)加強(qiáng)對人才的培訓(xùn)，使其充分掌握全新的工作理念、工作技能等，另外，也可以積極引進(jìn)該方面的優(yōu)秀人士，如此則可以很好的壯大人才隊伍，并通過使新、老員工不斷交流工作經(jīng)驗來促進(jìn)彼此共同進(jìn)步，這對于優(yōu)化人才隊伍來講能夠起到很好的推動作用。總而言之今后的檔案管理人員若要能夠高效完成工作，不僅要能靈活運(yùn)用傳統(tǒng)方式，也要能夠與時俱進(jìn)，尤其是信息技術(shù)的使用方面，否則很容易被時代所淘汰。

3結(jié)語

綜上所述，如今信息系統(tǒng)建設(shè)得到很大提升，同時監(jiān)理工作也得到了很大的重視，然而其中的檔案管理工作卻常常被忽視，并且相關(guān)工作人員在此方面的技能以及思想覺悟也有待提升，種種情況交織導(dǎo)致了檔案管理工作發(fā)展速度緩慢，工作質(zhì)量長期無法提升，一定程度上成為了信息系統(tǒng)方面發(fā)展的障礙，因此今后監(jiān)理機(jī)構(gòu)必須加強(qiáng)對檔案管理方面的關(guān)注，并采取相應(yīng)措施來改善目前的情況，將檔案管理工作真正的作用發(fā)揮出來。

作者：張世浩 單位：湖北工程學(xué)院

參考文獻(xiàn)

[1]晉彥杰.淺談公共信息系統(tǒng)工程監(jiān)理檔案管理工作[J].湖北檔案，2010，05（02）：21~23.

[2]林澤斌，柯學(xué)斌.信息工程監(jiān)理數(shù)據(jù)管理特點及異構(gòu)數(shù)據(jù)集成系統(tǒng)分析[J].科技風(fēng)，2013，18（03）：142.

[3]楊曉麗，張瑞香.關(guān)于建筑工程電子文件與電子檔案全程管理信息系統(tǒng)的研究[J].城建檔案，2016，04（03）：37~38.