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【摘要】

檔案管理是現(xiàn)代管理工作的重要組成部分，在向社會(huì)輸出準(zhǔn)確而有效的信息的同時(shí)，能夠有效促進(jìn)單位管理水平的提升，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步貢獻(xiàn)力量。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，大大提高了檔案管理的質(zhì)量水平，但是仍不能及時(shí)規(guī)避檔案管理工作過程中出現(xiàn)的一系列問題，本文主要就目前檔案管理工作中存在的問題展開分析，并提出相應(yīng)的解決對(duì)策和建議，希望能夠?qū)θ蘸髾n案管理水平的提升具有積極的指導(dǎo)意義。

【關(guān)鍵詞】

檔案管理；問題；對(duì)策

檔案管理工作是按照一定的方式方法，遵循一定的原則，對(duì)單位檔案進(jìn)行收集、整理、存儲(chǔ)、查看和調(diào)用的過程，其基本目的是科學(xué)地管理好檔案，并為社會(huì)提供有效的信息資源。檔案管理工作的順利開展，是單位內(nèi)部協(xié)調(diào)、有效運(yùn)轉(zhuǎn)的保證，是單位保持穩(wěn)固生存和發(fā)展的基礎(chǔ)。各管理部門要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，在努力做好當(dāng)前檔案管理工作的同時(shí)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中的問題并探究出合理的解決方法。現(xiàn)階段仍有部分單位沒有把檔案管理工作放在重要位置上，加之工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)差，檔案管理方法不科學(xué)等原因，導(dǎo)致在檔案管理工作中頻現(xiàn)檔案混亂、查檔速度慢等狀況。

一、檔案管理工作中存在的主要問題

（一）對(duì)檔案管理工作不夠重視。

當(dāng)前人們對(duì)于檔案管理工作缺乏深入的理解和認(rèn)知，簡(jiǎn)單地認(rèn)為它只是一項(xiàng)抄抄寫寫、無關(guān)緊要的工作，只要能夠保證單位檔案完整、不泄密，能應(yīng)付查檔、外調(diào)等基本事務(wù)就可以了，對(duì)檔案管理工作重視程度不夠，長(zhǎng)此以往會(huì)導(dǎo)致工作人員產(chǎn)生懈怠心理，不利于檔案管理工作的長(zhǎng)足發(fā)展。

（二）檔案管理人力薄弱。

檔案管理工作主要是對(duì)檔案資料的收集、整理、歸納和調(diào)用，工作量大且繁復(fù)，單位應(yīng)設(shè)立獨(dú)立部門、配備專業(yè)人員方可進(jìn)行管理，但是現(xiàn)在很多單位對(duì)于檔案管理工作投入的人力、物力資源較少，非但沒有設(shè)立獨(dú)立部門，更是一人兼多崗，沒有過硬的專業(yè)知識(shí)作為基礎(chǔ)，檔案管理者在工作過程中容易造成檔案管理混亂，限制檔案信息傳遞功能的實(shí)現(xiàn)。

（三）檔案管理制度不健全。

檔案管理工作的性質(zhì)使得它無法給單位帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益，且檔案管理工作的開展耗時(shí)費(fèi)力，因此很多單位不愿意投入過多的精力在這項(xiàng)工作上，導(dǎo)致檔案管理制度不健全，管理辦法貫徹不徹底，執(zhí)行人員隨意散漫，最終造成檔案管理工作進(jìn)展緩慢，無法達(dá)到既定的管理效果。

（四）檔案管理工作方式落后。

現(xiàn)在很多單位還沒有應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)來規(guī)范、管理檔案的意識(shí)，現(xiàn)階段的檔案管理工作仍停留在以手工操作為主的傳統(tǒng)方式上，效率低，工作量大，而且容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，無法實(shí)現(xiàn)檔案的快速有效應(yīng)用，阻礙了檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。

二、有效解決檔案管理工作中主要問題的對(duì)策和建議

（一）強(qiáng)化和提高服務(wù)意識(shí)，重視檔案管理工作。

在現(xiàn)實(shí)的檔案管理工作中，對(duì)工作人員的職業(yè)道德素養(yǎng)的評(píng)判多依賴于其服務(wù)水平。工作人員要在深刻理解檔案管理工作重要性的同時(shí)，改變以往被動(dòng)接受的工作態(tài)度，以飽滿的熱情和專業(yè)的服務(wù)投身其中，積極主動(dòng)，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)質(zhì)量，利用好檔案管理的信息資源作用，為單位發(fā)展和現(xiàn)代化建設(shè)貢獻(xiàn)一份屬于自己的力量。

（二）加強(qiáng)檔案管理工作者的職業(yè)道德修養(yǎng)，提高其業(yè)務(wù)能力。

當(dāng)今時(shí)代，隨著科學(xué)技術(shù)和社會(huì)文化的快速發(fā)展，對(duì)于檔案管理工作者的綜合素質(zhì)及能力也有了越來越高的要求。檔案管理工作人員在重視專業(yè)知識(shí)的同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)于科學(xué)文化知識(shí)的學(xué)習(xí)，積極拓展知識(shí)面，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，緊跟時(shí)代步伐，及時(shí)掌握國(guó)家的有關(guān)現(xiàn)行政策，了解單位的實(shí)際需求，這樣才能提供準(zhǔn)確的檔案信息，促進(jìn)單位內(nèi)部信息傳播和轉(zhuǎn)化。工作人員在檔案管理工作中要逐步培養(yǎng)自身政治素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)，改變傳統(tǒng)的工作方式和思想，明確工作職責(zé)，積極探求新的檔案管理辦法，積極發(fā)揮和開拓檔案管理工作的現(xiàn)有價(jià)值，為單位各項(xiàng)工作的順利開展提供保障。

（三）健全并貫徹檔案管理制度，提高檔案管理質(zhì)量。

良好的制度是管理行之有效和行之有據(jù)的基礎(chǔ)，建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度是促使檔案管理工作不斷向前向上發(fā)展的良好助力。建立健全檔案管理制度，要遵循以下幾點(diǎn)：1.具備科學(xué)性。科學(xué)性體現(xiàn)在所建立的規(guī)章制度在遵守國(guó)家法律法規(guī)、順應(yīng)當(dāng)代經(jīng)濟(jì)發(fā)展方向的基礎(chǔ)上，更重要的是要結(jié)合實(shí)際，考慮單位的檔案管理基礎(chǔ)和實(shí)際需求，制定出科學(xué)的檔案管理制度，更好地發(fā)揮檔案管理工作在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的促進(jìn)作用。2.重視實(shí)用性。檔案管理制度的設(shè)立應(yīng)以簡(jiǎn)明易懂和切合實(shí)際為準(zhǔn)則，體現(xiàn)實(shí)用性和可操作性，才能更好地發(fā)揮其指導(dǎo)和規(guī)范作用。3.避免制度約束的單向性。作為單位的帶頭人，領(lǐng)導(dǎo)的行為直接影響規(guī)章制度在整個(gè)團(tuán)隊(duì)中的實(shí)施效果。因此，制定具有雙向約束性的檔案管理制度，是檔案管理工作順利開展的有力保障。4.保證規(guī)章制度的權(quán)威性。檔案部門作為檔案管理制度的擬定者，同時(shí)也是被管理者，在實(shí)際的檔案管理工作中，工作人員要嚴(yán)肅執(zhí)法，獎(jiǎng)罰分明，切忌徇私舞弊，保證規(guī)章制度的權(quán)威性。

（四）采用信息化管理手段，實(shí)現(xiàn)檔案資源信息共享。

計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用推動(dòng)以往的信息存在方式由單一靜止轉(zhuǎn)向多元?jiǎng)討B(tài)。檔案管理工作應(yīng)借助計(jì)算機(jī)技術(shù)，建立自己的檢索系統(tǒng)，根據(jù)資料性質(zhì)和內(nèi)容進(jìn)行精細(xì)編錄，利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行檔案的收集、查閱、歸檔和調(diào)動(dòng)等一系列業(yè)務(wù)操作，真正實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。

總結(jié)

檔案部門能夠?yàn)樯鐣?huì)提供有效而準(zhǔn)確的信息資源，是單位內(nèi)部協(xié)調(diào)、有效運(yùn)轉(zhuǎn)的保證，是單位保持穩(wěn)固生存和發(fā)展的基礎(chǔ)，在整個(gè)社會(huì)發(fā)展中起著非常重要的作用。各級(jí)管理者和工作人員要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的全面認(rèn)識(shí)，提高對(duì)其重視程度。

作者：吳麗霞 單位：黑龍江省黑河市愛輝區(qū)衛(wèi)生和計(jì)劃生育局

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