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【摘要】

檔案是指由國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的信息資源，通過文字、圖標(biāo)、音像等形式被收錄在檔案館中。檔案對(duì)各單位各項(xiàng)工作的順利開展有著重要的作用。為此，必須提高檔案管理科學(xué)化水平。

【關(guān)鍵詞】

檔案；檔案館；管理；科學(xué)化水平

一、現(xiàn)階段檔案管理中存在的問題

（一）對(duì)檔案管理工作不夠重視。

目前，很多檔案工作人員或檔案館的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不夠重視，對(duì)其重要性認(rèn)識(shí)不足。他們普遍認(rèn)為檔案工作比較冷門，同時(shí)也是一件可有可無的工作。另一方面，檔案部門工作人員的薪資待遇也不是很高，這使人們普遍產(chǎn)生一種錯(cuò)誤思想，認(rèn)為從事檔案管理工作的人員地位較低，因此，他們?cè)诠ぷ鲿r(shí)往往消極懈怠。檔案館開展檔案管理工作會(huì)議的次數(shù)也較少，這使他們不能夠制定周詳?shù)墓芾碛?jì)劃和管理內(nèi)容。在實(shí)際的管理工作中必然會(huì)存在一些問題。

（二）工作人員素質(zhì)有待提高。

對(duì)檔案管理工作來說，工作人員的專業(yè)素質(zhì)是極為重要的，決定著工作的質(zhì)量與效率。但是，目前部分檔案管理單位缺少素質(zhì)較高的工作人員，尤其是在信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，一些工作人員不能較好地操作計(jì)算機(jī)設(shè)備，在工作過程中，一旦出現(xiàn)突發(fā)事件，工作人員不能進(jìn)行及時(shí)解決，很容易出現(xiàn)檔案信息被更改、抄襲等后果。這種問題的產(chǎn)生，對(duì)檔案管理工作造成不利影響，所以相關(guān)人員要注意這一問題，對(duì)檔案管理工作人員的專業(yè)化程度加以重視，采取有效措施解決問題。

（三）檔案管理的安全性不高。

在科學(xué)技術(shù)水平如此發(fā)達(dá)的社會(huì)環(huán)境中，很多檔案部門無法保證檔案資源的安全性與嚴(yán)密性。主要是因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性較低，沒有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)谋Ｗo(hù)功能與檢查功能，在檔案管理過程中，就算相關(guān)信息被其他人改動(dòng)，也不容易被檢查到，一些不法分子在此過程中，可以利用各種方式破壞檔案內(nèi)容或是盜取檔案內(nèi)容，這對(duì)檔案管理單位以及工作人員來說，都會(huì)造成不利影響，同時(shí)，部分工作人員會(huì)將檔案信息分布在不同區(qū)域內(nèi)，這就導(dǎo)致無法對(duì)信息進(jìn)行集中管理，再加上工作人員缺乏做信息備份的意識(shí)，如果檔案館內(nèi)的軟硬件設(shè)備出現(xiàn)突發(fā)事故，那么檔案將會(huì)出現(xiàn)嚴(yán)重?fù)p失，無論是對(duì)相關(guān)單位、檔案管理人員或其他人來說，都會(huì)產(chǎn)生不利影響，如果不能及時(shí)對(duì)其進(jìn)行處理，那么后果將不堪設(shè)想。

（四）檔案資源信息化管理水平不高。

現(xiàn)今為止，很多檔案部門還在使用紙質(zhì)的檔案資源，在檢索的過程中也是人工手動(dòng)完成的，這使得檔案的利用效率不高，很多人查找檔案信息也比較麻煩，而且這種紙質(zhì)的檔案信息資源也不能得到很好的保存，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)破損現(xiàn)象，給檔案部門帶來損失。所以，必須提高檔案部門的科學(xué)化管理水平，為檔案管理工作提供有利的環(huán)境，這樣才能使各種檔案資源得到妥善保存，并發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值和作用。

二、提高檔案管理科學(xué)化水平的重要意義

傳統(tǒng)的檔案管理工作，都是以紙張管理方法對(duì)檔案進(jìn)行管理，泄露與丟失的可能性很大，然而，通過提高檔案管理科學(xué)化水平，加強(qiáng)檔案部門的信息化建設(shè)，將檔案中的信息記錄在計(jì)算機(jī)中，并以電子的形式相互傳遞，更好地對(duì)檔案資源進(jìn)行儲(chǔ)存與保護(hù)。另一方面，提高檔案管理科學(xué)化水平，還可以減少檔案管理單位的人力資源，提高管理工作的效率，有利于用人單位以及其他人員對(duì)人才檔案進(jìn)行查看，提高檔案利用率。由此可見，提高檔案管理科學(xué)化水平是時(shí)展的必然趨勢(shì)，同時(shí)也是信息化發(fā)展的必然要求。

三、提高檔案管理科學(xué)化水平的方法、路徑

（一）強(qiáng)化檔案管理部門的檔案管理意識(shí)。

強(qiáng)化檔案部門的檔案管理意識(shí)，是提高檔案管理質(zhì)量的前提條件。當(dāng)檔案管理人員或領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到了檔案管理工作的重要性，他們就會(huì)重新審視檔案管理工作。尤其是一些領(lǐng)導(dǎo)者的檔案意識(shí)和法制觀念必須要重點(diǎn)加強(qiáng)，讓他們能夠真正地重視、關(guān)心、支持檔案工作，將檔案管理工作作為工作重點(diǎn)，列入年度工作計(jì)劃中，并在日后的工作中充分發(fā)揮自身的領(lǐng)導(dǎo)職能，做出一系列正確的決策，如加大檔案工作經(jīng)濟(jì)投入，為檔案管理現(xiàn)場(chǎng)提供必要的管理設(shè)備，合理安排檔案管理人員等。以此，為以后的檔案管理工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（二）重視工作人員的專業(yè)素質(zhì)。

現(xiàn)今的檔案管理質(zhì)量，是由工作人員的專業(yè)素質(zhì)決定的，所以，相關(guān)人員要注重檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，首先，在招聘工作人員之前，要明文規(guī)定，相關(guān)工作人員應(yīng)該具備的品質(zhì)，嚴(yán)把招聘關(guān)，保證工作人員的專業(yè)素質(zhì)符合標(biāo)準(zhǔn)。其次，在工作人員入職之后，要定期對(duì)其進(jìn)行專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，要求其能夠良好的掌握查找檔案與消息的方法，同時(shí)，還要對(duì)工作人員進(jìn)行英語基礎(chǔ)知識(shí)的培訓(xùn)，保證能夠理解與處理英語相關(guān)檔案。最后，要階段性地對(duì)工作人員的檔案管理質(zhì)量進(jìn)行檢查，保證檔案管理工作符合標(biāo)準(zhǔn)。

（三）及時(shí)對(duì)檔案設(shè)備加以更新。

目前，部分檔案管理相關(guān)人員不重視信息網(wǎng)絡(luò)等設(shè)備的更新，還在應(yīng)用較為老舊的系統(tǒng)，這對(duì)于檔案管理工作來說，會(huì)造成較為不利的影響。所以，相關(guān)人員必須定期對(duì)檔案設(shè)備中的配置加以更新，同時(shí)，為了提高工作質(zhì)量與速度，相關(guān)人員也要適當(dāng)加大資金投入的力度，對(duì)外界進(jìn)行良好的宣傳，力求得到各行各業(yè)的投資與支持，如果不能獲得充足的資金，相關(guān)人員就要將檔案管理工作向市場(chǎng)推銷，與其它單位或企業(yè)進(jìn)行交易，利用相互之間的交易獲取資金，使檔案管理工作能夠具有相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。這樣，不僅可以對(duì)設(shè)備配置進(jìn)行更新，還可以提高檔案管理單位的經(jīng)濟(jì)效益，使其可以更好地發(fā)展。

（四）加大檔案管理信息化建設(shè)。

在信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理工作中，電子信息的歸檔工作是極為重要的，在此過程中，要建立相關(guān)的管理模式，要求相關(guān)管理人員對(duì)電子信息歸檔工作進(jìn)行分析，保證可以更好地對(duì)信息進(jìn)行歸攏等。對(duì)文件中的動(dòng)態(tài)圖片、電子信息進(jìn)行仔細(xì)的說明等，在處理與存儲(chǔ)的過程中，進(jìn)行深入地研究，使檔案管理工作效率有效提升。另一方面，可以按照檔案法和檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，不斷研發(fā)新的檔案資源管理應(yīng)用軟件，設(shè)定出相應(yīng)的功能，例如，一鍵檢索、語音識(shí)別等功能，方便社會(huì)對(duì)檔案資源進(jìn)行查閱，同時(shí)也方便檔案館的工作人員對(duì)檔案資源進(jìn)行管理。同時(shí)也要采取相應(yīng)的安全措施，做好電子檔案的安全備份工作，避免檔案遭受電腦病毒或黑客的攻擊，進(jìn)而造成檔案資源的丟失、損壞。除此之外，還要建立檔案館的官方網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)檔案資源的網(wǎng)絡(luò)共享，以此更好地滿足人們對(duì)檔案利用的需求。這樣，不僅可以使電子信息的歸攏更加方便，還可以有效處理電子信息，為檔案管理工作的發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

（五）建立健全的檔案管理制度。

檔案管理部門應(yīng)該按照檔案法中的要求，建立健全的檔案管理規(guī)章制度，并制定出詳盡的檔案資料組卷、裝訂、編目、保管、利用以及歸檔范圍等方面的要求。同時(shí)也可以將檔案管理工作納入年度考核范圍，對(duì)檔案管理人員的工作進(jìn)行評(píng)比，并通過一些獎(jiǎng)罰措施，提高工作人員的積極性。建立完善的檔案交接制度，期間應(yīng)該保證交接工作的手續(xù)嚴(yán)密，確保檔案資源能夠得到完整地保存，使整個(gè)檔案管理工作更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

四、結(jié)束語

總而言之，在科技如此發(fā)達(dá)的社會(huì)環(huán)境中，檔案管理部門應(yīng)該不斷提高檔案管理的科學(xué)化水平，進(jìn)而高效地向社會(huì)提供各種檔案資源，滿足當(dāng)下民眾對(duì)檔案利用的需求，這樣才能使檔案部門更好地服務(wù)于人民大眾。

作者：賀林燃 單位：湖北襄陽宜城市農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全監(jiān)督檢驗(yàn)站

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