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【摘要】檔案的信息化建設(shè)指的主要是利用網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理，在管理檔案的過程中利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)對資料進(jìn)行接收、匯集和歸檔整理。信息化的檔案管理實(shí)現(xiàn)了檔案實(shí)體化的管理向信息化管理的轉(zhuǎn)變。基于對檔案信息化建設(shè)與管理問題的探索，筆者在文中闡述了檔案信息化的具體內(nèi)容以及在信息化管理當(dāng)中存在的一些問題，提出了解決這些問題的具體措施，以此來完善檔案信息化的管理工作，促進(jìn)檔案管理的良好發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】檔案信息化建設(shè);檔案管理;研究

檔案管理在社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展當(dāng)中具有非常重要的影響，近幾年，科技的發(fā)展非常迅速，在檔案管理當(dāng)中運(yùn)用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，才能使檔案事業(yè)的發(fā)展順應(yīng)時代的產(chǎn)潮流，保證檔案管理工作的有效性。

一、檔案的信息化建設(shè)主要內(nèi)容

檔案的信息化建設(shè)內(nèi)容上有廣義與狹義的分別。廣義上的信息化指的是把各種信息進(jìn)行融合，利用檔案管理將政治、經(jīng)濟(jì)與文化的建設(shè)結(jié)合起來，實(shí)現(xiàn)各種信息的匯集，讓人們在利用這些信息時更加方便快捷。狹義上的檔案信息化指的僅僅是檔案，并不包含其他類型的資料，信息化建設(shè)僅僅在檔案管理部門內(nèi)部進(jìn)行。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，每個人都是信息源，檔案資料的形式日益豐富多樣，如果檔案工作不能實(shí)現(xiàn)信息化，就無法在當(dāng)前的信息化背景下得到順利發(fā)展。不管是狹義的或廣義的檔案信息化建設(shè)，其目的都是要實(shí)現(xiàn)檔案管理的良好發(fā)展，充分發(fā)揮檔案管理在社會發(fā)展當(dāng)中的作用。

二、檔案信息化的建設(shè)當(dāng)中存在的一些問題

（一）數(shù)據(jù)多樣化提升了檔案整理的難度。檔案的信息化建設(shè)使傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案接收便成了電子數(shù)據(jù)的接收，這種接收形式上的轉(zhuǎn)變可以使檔案傳輸更加安全高效，減少了紙質(zhì)檔案整理歸檔的過程，信息被接收過來就可以直接歸檔。不同單位部門通過各自的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行傳輸，數(shù)據(jù)庫當(dāng)中包含眾多信息，而且信息的屬性方面存在很大差異，這給檔案的分類與整理帶來相應(yīng)的問題，同時，檔案內(nèi)部結(jié)構(gòu)的整理也是非常繁雜的。這些問題都是都為檔案的信息化建設(shè)帶來了一定難度。無論是對個人而言還是對組織機(jī)構(gòu)來說，檔案管理都具有非常重要的作用，但由于信息源的多樣性使檔案的信息化建設(shè)遇到一些阻礙，這也是信息化時代檔案管理當(dāng)中普遍的難題。

（二）檔案管理高度分散。高度分散是檔案信息化建設(shè)過程當(dāng)中的一個難題。檔案作為一種記錄和憑證，在社會與個人的發(fā)展中均有重要作用，因此需要進(jìn)行有效管理。我國不同地區(qū)的檔案管理水平與管理方式存在一定差別，因而不能用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)對檔案管理工作的具體情況進(jìn)行衡量，管理的高度分散影響了檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展，同時也為檔案信息化建設(shè)造成了阻礙。檔案管理的分散或使信息化建設(shè)和受到阻礙，各部門之間重復(fù)交接材料，資料的布袋整合與優(yōu)化，各種信息繁雜重復(fù)，數(shù)據(jù)缺乏準(zhǔn)確性。在科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展的情況下，我國的社會經(jīng)濟(jì)已經(jīng)取得了較大的發(fā)展，但是，如果檔案管理的情況得不到提升，會阻礙我國社會經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步發(fā)展。

三、促進(jìn)檔案信息化建設(shè)與檔案管理的有效措施

檔案管理在檔案建設(shè)當(dāng)中具有非常關(guān)鍵的作用，將科技應(yīng)用到檔案管理當(dāng)中是檔案發(fā)展的內(nèi)在要求。要想使檔案管理更加科學(xué)合理，就要在管理過程中注重先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，通過科技手段提升檔案管理具有的社會價值和影響，提升管理的有效性與科學(xué)性。

（一）提升管理人員的素質(zhì)。管理人員直接接觸檔案資料，只有提升管理人員在工作方面的素質(zhì)，才能保證其管理工作的質(zhì)量，使檔案資料的價值得到充分發(fā)揮。管理人員首先要對檔案工作的目的與意義有一個深入全面的了解，認(rèn)識到工作的重點(diǎn)是為人民服務(wù)，與時俱進(jìn)的更新管理理念，增強(qiáng)管理意識，不斷提升管理方面的技能和素質(zhì)。

（二）保證管理的質(zhì)量。檔案信息化建設(shè)和檔案管理是一個整體性工作，如果檔案信息化建設(shè)工作沒有做好，后期的檔案管理就會出現(xiàn)問題，檔案管理的質(zhì)量又決定著新信息化建設(shè)的成敗。因此，一定要使檔案管理的質(zhì)量得到切實(shí)提升，管理過程當(dāng)中始終遵循檔案管理的原則與制度，保證檔案接收、整理、歸檔的全部過程都符合管理的標(biāo)準(zhǔn)。現(xiàn)階段，我國將當(dāng)心信息化化建設(shè)作為檔案管理工作的重點(diǎn)，全國的各個地區(qū)都要提升檔案管理的質(zhì)量和水平。首先，在管理過程中注重軟件和硬件共同發(fā)展；信息資源整合和整理并重；注重農(nóng)村的應(yīng)用管理和企業(yè)的管理共同發(fā)展；檔案的拓展建設(shè)和安全防范共同發(fā)展。管理人員的專業(yè)素質(zhì)必須過硬，對待查詢資料的檔案使用者要有耐心，注重提升業(yè)務(wù)水平與服務(wù)的水平。

（三）強(qiáng)化電子文件的歸檔管理。檔案信息化建設(shè)和檔案管理過程中，要強(qiáng)化檔案的歸檔管理工作，提升檔案管理的信息化水平。首先，各地區(qū)在進(jìn)行檔案的信息化建設(shè)時，要注重強(qiáng)化檔案管理，嚴(yán)格按照檔案管理的具體要求來處理不同類型的信息資料，實(shí)現(xiàn)資料地信息化轉(zhuǎn)換。其次，要強(qiáng)化電子文件收集、檢定和歸檔等一系列管理工作，保證檔案文件的真實(shí)性與完整性。這一系列工作對檔案后續(xù)的管理有很大影響，是檔案管理工作的重點(diǎn)環(huán)節(jié)，因此工作人員要有耐心，本著負(fù)責(zé)的態(tài)度完成電子文件的歸檔工作。

四、結(jié)語

檔案的信息化建設(shè)在社會發(fā)展當(dāng)中具有非常重要的作用，檔案管理部門要加大檔案信息化建設(shè)的力度，及時的解決信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)的問題和阻礙，促進(jìn)檔案管理事業(yè)的穩(wěn)定長遠(yuǎn)發(fā)展。由于檔案管理工作固有的繁復(fù)性，決定了檔案信息化建設(shè)與管理工作具有的艱巨性和長期性，這需要社會各界齊心協(xié)力才能實(shí)現(xiàn)檔案在新時期的發(fā)展目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的價值與意義，使其在社會經(jīng)濟(jì)的規(guī)劃與發(fā)展當(dāng)中發(fā)揮自身的服務(wù)性作用。

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作者:沈銅興 單位:長汀縣公安局機(jī)關(guān)后勤服務(wù)中心