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政府采購(gòu)檔案是珍貴的信息資源，不僅包含紙質(zhì)的文本，還有大量的數(shù)字、影像、數(shù)據(jù)等資源，這些資源需要妥善留存、合理利用。因此，政府采購(gòu)檔案管理非常重要。檔案管理是政府采購(gòu)活動(dòng)中的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，是詳細(xì)記錄政府采購(gòu)全過(guò)程的重要依據(jù)，也是財(cái)政部門(mén)嚴(yán)格履行采購(gòu)項(xiàng)目監(jiān)督的一種重要手段。管理并運(yùn)用好政府采購(gòu)檔案，不僅可以對(duì)政府采購(gòu)審批和采購(gòu)結(jié)果進(jìn)行檢查，還有利于開(kāi)展審計(jì)工作，促進(jìn)黨風(fēng)廉政建設(shè)。本文結(jié)合實(shí)際，芻議政府采購(gòu)檔案管理過(guò)程中存在的“意識(shí)不強(qiáng)，人員不足，標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)不夠，信息化水平不高”等問(wèn)題，并提出相應(yīng)改進(jìn)措施。   一、檔案管理意識(shí)差   眾所周知，與國(guó)外相比，我國(guó)政府采購(gòu)活動(dòng)和采購(gòu)檔案管理稍顯滯后，存在一些薄弱環(huán)節(jié)。在人們習(xí)慣性的認(rèn)識(shí)中，檔案管理就是整理上級(jí)和本單位下發(fā)的文件，然后按照順序裝到檔案盒里保存起來(lái)，從領(lǐng)導(dǎo)干部到一般同志都認(rèn)同這個(gè)做法。由此引發(fā)的現(xiàn)象是，從事檔案管理通常都由比較清閑的人負(fù)責(zé)。正因?yàn)槿绱耍恍┎少?gòu)單位或機(jī)構(gòu)對(duì)采購(gòu)檔案的管理認(rèn)識(shí)非常模糊，既不設(shè)檔案室，也不安排專(zhuān)人管理，沒(méi)有真正認(rèn)識(shí)到采購(gòu)檔案管理的重要意義，制度不健全，整理不及時(shí)，散失損壞現(xiàn)象非常嚴(yán)重。即便設(shè)有檔案管理員的單位，管理者也不夠細(xì)致，比如開(kāi)評(píng)標(biāo)過(guò)程的音像資料未與采購(gòu)文件一并存檔，質(zhì)疑投訴資料未一并收集，無(wú)據(jù)可查的情況時(shí)常出現(xiàn)，這些都與檔案管理的精細(xì)化差距較大。   二、非專(zhuān)業(yè)人員管理   目前，部分地方的采購(gòu)檔案管理比較混亂，單位主要領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此不是非常重視，從主觀(guān)意識(shí)上存在片面性，認(rèn)為檔案管理可有可無(wú)，安排的檔案管理員基本上都是后勤人員，文化程度和專(zhuān)業(yè)水平較低，缺乏相應(yīng)的工作經(jīng)歷，甚者還使用借調(diào)人員，這些人員運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)的能力都非常弱，檔案管理僅僅局限于整理簡(jiǎn)單的資料和傳遞一些文本，質(zhì)量根本無(wú)從談起。   三、設(shè)施及設(shè)備簡(jiǎn)陋   當(dāng)前，一些采購(gòu)單位或機(jī)構(gòu)由于對(duì)采購(gòu)檔案管理的認(rèn)識(shí)程度比較低，因此，在采購(gòu)檔案設(shè)施設(shè)備的投入上少之又少，配置稍好一些的單位，有一間檔案室，配一臺(tái)電腦用來(lái)存放電子資料，條件差者根本不設(shè)立檔案室，檔案資料多數(shù)都存放在日常辦公的柜子里，長(zhǎng)期以往，檔案遺失現(xiàn)象非常嚴(yán)重，調(diào)閱某個(gè)項(xiàng)目的檔案資料如大海撈針，珍貴的檔案資源塵封到了角落里，根本無(wú)法體現(xiàn)應(yīng)有的價(jià)值。   四、檔案收集周期長(zhǎng)   實(shí)際工作中，多數(shù)地方都沒(méi)有制訂采購(gòu)檔案管理規(guī)章制度，實(shí)施采購(gòu)時(shí)的資料信息和最終收集齊的檔案信息，相互差異比較大，采購(gòu)的第一手資料出現(xiàn)“失真”。一些機(jī)構(gòu)不能適時(shí)出具項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)所需的證明材料，本身已影響了采購(gòu)檔案的歸檔和存儲(chǔ)。如果項(xiàng)目出現(xiàn)質(zhì)疑、投訴，時(shí)間跨就又相應(yīng)地拉長(zhǎng)，再遇上越級(jí)投訴的話(huà)，基本上就擱置下來(lái)了，這些都將導(dǎo)致檔案的收集整理周期被越拉越長(zhǎng)，其完整性和真實(shí)性得不到有效保障。   五、入庫(kù)檔案亂象多   據(jù)了解，多數(shù)采購(gòu)機(jī)構(gòu)即使設(shè)有檔案庫(kù)，存放進(jìn)去的采購(gòu)檔案也缺乏科學(xué)化管理，亂象叢生，垢病眾多。一是檔案庫(kù)自身?xiàng)l件比較差，通常都在角落或者在地下室，不僅通風(fēng)條件差，而且大多數(shù)都未安裝除濕設(shè)備，長(zhǎng)此一往，檔案損毀現(xiàn)象非常嚴(yán)重；二是檔案入庫(kù)不經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的核對(duì)，混裝或材料缺失現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生；三是入庫(kù)檔案隨意上架，不進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，相互混放，查找困難；四是對(duì)入庫(kù)檔案不進(jìn)行有序分區(qū)和合理編號(hào)，混亂不堪，查找困難；五是檔案室并非專(zhuān)人管理，制度缺失，借閱無(wú)序，登記制度根本得不到落實(shí)，檔案丟失現(xiàn)象嚴(yán)重。   六、信息化水平滯后   財(cái)政部關(guān)于《政府采購(gòu)機(jī)構(gòu)管理暫行辦法》等相關(guān)文件明確指出，開(kāi)評(píng)標(biāo)音像資料要清晰可辨且要與采購(gòu)文件一并保存。采購(gòu)文件可以采用電子檔案方式保存，但須符合《檔案法》和《電子簽名法》的要求，而現(xiàn)實(shí)中，許多地方政府采購(gòu)檔案的信息化建設(shè)水平明顯滯后。一些采購(gòu)機(jī)構(gòu)的檔案管理除了計(jì)算機(jī)、打復(fù)印機(jī)、掃描儀、裝訂機(jī)等常規(guī)設(shè)備以外，大多都未安裝使用檔案數(shù)字化管理軟件和自動(dòng)刻錄機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備。實(shí)操過(guò)程中，一些機(jī)構(gòu)僅僅把信息化應(yīng)用于電子檔案的錄入上，采購(gòu)檔案管理的現(xiàn)代化水平仍然比較低，根本無(wú)法適應(yīng)采購(gòu)檔案信息資源共享的基本要求。政府采購(gòu)檔案管理作為政府采購(gòu)工作中不容忽視的一個(gè)環(huán)節(jié)，唯有認(rèn)清存在的問(wèn)題，了解其目前現(xiàn)狀才能有針對(duì)性進(jìn)行優(yōu)化，提高檔案管理水平，發(fā)揮政府采購(gòu)檔案應(yīng)有的價(jià)值和作用。具體對(duì)策如下：1.高度重視定制度。一是采購(gòu)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)廣泛深入地宣傳采購(gòu)檔案管理的重要性，認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》、《政府采購(gòu)法》及《政府采購(gòu)法實(shí)施條例》等相關(guān)法律法規(guī)，切實(shí)提高政府采購(gòu)部門(mén)檔案管理意識(shí)和法制觀(guān)念；二是嚴(yán)格按照“學(xué)用結(jié)合、重在實(shí)效”的原則，增強(qiáng)采購(gòu)檔案管理的觀(guān)念，并成為采購(gòu)當(dāng)事人的行動(dòng)自覺(jué)；三是建立并完善采購(gòu)檔案管理規(guī)章制度，對(duì)資料的收集、分類(lèi)、立卷、歸檔、保存、利用、移交以及銷(xiāo)毀等方面作出明確的規(guī)定和要求；四是結(jié)合具體采購(gòu)方式，制作相應(yīng)采購(gòu)檔案模板，統(tǒng)一歸檔內(nèi)容和口徑，做到歸檔有范圍，立卷有標(biāo)準(zhǔn)，借閱有規(guī)定，保密有條例，查閱有程序，移交有記錄，從每一個(gè)環(huán)節(jié)上都能保證采購(gòu)檔案管理的規(guī)范化。2.強(qiáng)建隊(duì)伍提素質(zhì)。努力解決采購(gòu)檔案管理人員素質(zhì)低，不專(zhuān)業(yè)的問(wèn)題，確保從業(yè)人員透徹了解政府采購(gòu)有關(guān)法律法規(guī)和程序，按要求完成采購(gòu)檔案的收集、立卷、整理、入庫(kù)等工作。采取“請(qǐng)進(jìn)來(lái)走出去”的方法，加強(qiáng)檔案管理人員的專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)，不斷提高檔案管理者的業(yè)務(wù)水平和職業(yè)技能，增強(qiáng)責(zé)任心，運(yùn)用新方法，切實(shí)提高政府采購(gòu)檔案管理的工作效率。3.加大投入規(guī)范化。各采購(gòu)機(jī)構(gòu)和采購(gòu)人要增加投入，加強(qiáng)檔案軟硬件設(shè)施建設(shè)，建立專(zhuān)門(mén)的檔案室，且須滿(mǎn)足防盜、防火、防光、防高溫、防潮、防塵、防鼠、防蟲(chóng)“八防”要求，購(gòu)置計(jì)算機(jī)、打印復(fù)機(jī)、打碼機(jī)、裝訂機(jī)、光盤(pán)自動(dòng)刻錄機(jī)、檔案數(shù)字化管理軟件等設(shè)備，通過(guò)與現(xiàn)代化檔案管理模式的有機(jī)結(jié)合，最大限度地發(fā)揮信息技術(shù)的作用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，做到檔案檢索快捷，查閱方便，不斷提升檔案管理的現(xiàn)代化水平。4.完善第一手資料。各采購(gòu)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人要對(duì)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提出明確要求，確保每一項(xiàng)采購(gòu)活動(dòng)結(jié)束后，能及時(shí)把政府采購(gòu)項(xiàng)目審批表、采購(gòu)評(píng)審報(bào)告、采購(gòu)合同、質(zhì)疑答復(fù)、投訴處理等相關(guān)的第一手資料一并移交給專(zhuān)職檔案管理人員，使之能及時(shí)整理匯總和分類(lèi)管理，并簽訂文件移交手續(xù)，避免政府采購(gòu)文件被偽造、修改，保證其完整性。5.采用標(biāo)準(zhǔn)化流程。標(biāo)準(zhǔn)化代表著質(zhì)量和效率。實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，必須要采用標(biāo)準(zhǔn)化的流程來(lái)管理。一是為檔案的歸檔和提檔服務(wù)，方便使用者的借閱。二是規(guī)范檔案的管理，各類(lèi)資料分門(mén)別類(lèi)存放，規(guī)范有序。三是當(dāng)檔案管理人員更換后，可以方便交接，在一些場(chǎng)合，也適合檔案之間的交流。6.定期監(jiān)督與檢查。各機(jī)構(gòu)要將檔案管理納入目標(biāo)考核內(nèi)容，每月對(duì)照采購(gòu)項(xiàng)目和工作標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)經(jīng)辦人項(xiàng)目檔案裝訂歸檔情況進(jìn)行清點(diǎn)驗(yàn)收，做到“月考核，季通報(bào)。各級(jí)財(cái)政部門(mén)嚴(yán)格按照《政府采購(gòu)機(jī)構(gòu)管理暫行辦法》和《政府采購(gòu)機(jī)構(gòu)信用評(píng)價(jià)辦法》等要求，定期對(duì)采購(gòu)機(jī)構(gòu)的檔案管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查和信用評(píng)價(jià)，加大“違規(guī)成本”，促使采購(gòu)檔案管理上臺(tái)階。政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理，是對(duì)政府采購(gòu)活動(dòng)過(guò)程進(jìn)行反映的原始文件，是保障政府采購(gòu)“公平、公正、公開(kāi)”的重要手段，也是政府規(guī)范采購(gòu)行為、強(qiáng)化內(nèi)控管理與監(jiān)督評(píng)價(jià)的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作。本文旨在探討政府采購(gòu)檔案管理的優(yōu)化路徑，促進(jìn)政府采購(gòu)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化。   作者:王健民 單位:洛陽(yáng)市公共資源交易中心