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作者：袁新芳 單位：河南機電高等專科學校成人教育部

文件歸檔快速化在網絡沒有普遍應用時，檔案業務工作主要是人工將傳統紙質資料進行一一匯總與整理，對于成教工作來說，其頭緒多，歸檔業務雜，相當多的資料甚至需要外地教學站點進行逐個郵寄，費時費力且效果差強人意。信息化管理的實施意味著手段的革新，檔案資料可以通過熟知的網絡溝通軟件如Email、飛信來進行即時傳遞與匯總。河南省教育廳成教部甚至面向省內各高校成教部門設置QQ服務群，將多項工作檔案資料置于群空間中，便于各成教部門參考與應用，這本身便是一種高效應用。更深入的，信息化管理意味著專業化管理，目前多家高校非常注意專業化教學軟件的應用，如省內多家高校應用了某企業設計的專業化教學系統軟件，使行政服務部門、系部教學部門、教師、學生均可以通過該平臺參與到學籍管理、教材管理、課程設置、考試安排、成績錄入與查詢之中，相關資料檔案的匯總便捷快速，這也是成人教育檔案管理信息化的發展方向。

學教聯動一體化成教部門是一個半封閉的辦學機構，從整體來看，這就是一個小型的教務處，麻雀小而五臟全。其內部設立了學生管理科室與教學管理科室，負責學生生活管理、團支活動、理論與實習課程安排、教材管理、學籍管理、考試安排、教學督導……這每一項都意味著大量的檔案業務工作。資料歸檔等工作很大程度上又并非成教部門自己就能進行的，需要與其他相關部門的協作，這些部門包括上級領導機構、平行行政部門、普通教學系部、外地教學站點，甚至涉及學生個人，沒有這些相關部門和個人的支持，信息資料歸檔工作不可能順利進行。在傳統檔案管理時期，由于手段落后，方式單一，歸檔工作一直都是難題，成教部門和相關單位的互動中，任何一個渠道或方面的溝通不暢，都會使檔案資料的整理出現遲滯、誤交、不交現象，影響工作進度。隨著信息化的實施，歸檔手段現代化，方式多樣化，為相關單位尤其是外地的二級教學站點提供了極大便利，各單位可利用飛信、Ftp、E－mail、QQ等網絡溝通工具實現與成教部門的緊密聯系，構成有機整體，通過信息一體化的溝通，實現資料的迅速匯總，交由領導部門歸納整理，更便于下一步計劃的執行，有效地實現了學生管理、教學管理與相關支持單位的工作聯動。

文件資料規范化在檔案管理建設過程中常常遇到過分強調本單位個性，文件資料標準不可更改的情況。尤其對于成教工作來說，由于牽涉單位多、廣，往往會出現同一系列的資料多達十幾甚至幾十種格式，這種無視標準化的情況極其有害，造成檔案資料必須進行二次篩選、歸納與整理后方可應用。在傳統檔案管理時期，這又常常是無法避免的情況，檔案業務工作者之間當時主要靠傳統的口頭、電話、會議等方式進行溝通與協調，這些推廣方式的廣度與深度受人員素質限制會產生不同的折扣，效果很差。信息化的實施使規范的統一推廣得以實現。

教學工作有序化檔案的一大特點是其參考作用，往寬泛了講是借古鑒今，檔案資料形成后不能束之高閣，應多做參考分析。成教部門工作以忙著稱，那么忙而不亂是工作得當與否的體現。對前期的工作信息歸納整理后，加強分析其對現今工作的參考價值，在促進日常教學工作有序進行方面，有極大的參考價值。如河南機電高等專科學校成教部，在對歷年成教工作資料的歸檔匯總后，總結出全年成人教育工作的流程與每月重點，并將常用表格和文件規范化，形成紙質稿與電子稿，發送至各二級教學站點，保證二級站點能清晰了解自己何時該做何事，工作的有序進行得到了保障。

成教檔案信息化管理面臨的問題

自2000年以來，高校的很多領域都基本實現了信息化普及與管理，幾乎沒有哪個部門是沒有電腦和網絡的，但對于成教的檔案信息化管理來說，仍存在著信息化水平低、建設速度慢等明顯弊端。

1思想上不與時俱進思想上的問題是最根本的問題和阻礙，不能與時俱進就意味著落后。很多高校領導更愿意把眼光放在速見效益、出政績的工作上。檔案工作的服務性特點導致它受不到應有重視，也限制了檔案工作者創造性的發揮。對于成教部門的主管領導來說，由于平時業務工作多，也極易疏忽此項工作，或認為檔案信息化管理就是簡單的電子數據上傳和收集，而不能進一步擴大認知，提升其到應有的地位上。當工作信息紊亂，造成工作障礙時，甚至意識不到是檔案信息化管理沒有實施到位。

2責任上不明確正是由于在人力資源等方面投入不足，成教部門與其相關單位在指定檔案管理人員方面往往也會含糊，由于缺乏相關的檔案管理知識，又沒有明確職責，經常會出現問題各單位與人員間推諉責任，相互扯皮，最后造成工作事故而無法處理。如某高校將其所有業務工作資料電子稿都存放在網絡中心的FTP服務器中，但未指定專人負責，也沒有資料備份，網絡中心搬家時不知該通知何人，在搬家途中服務器受損，數據全部遺失，對工作造成極大阻礙。

3方式上不求進觀念上的不與時俱進，就會造成對應用方式的滯后。信息化指的不僅僅是紙面資料電子化存儲，它是指在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務，提高檔案管理效率與效益。很多成教部門工作者，總會認為所謂的信息化就是將工作資料存在電腦上，或通過QQ、飛信、Email進行傳遞，這固然屬于檔案信息化工作的一部分，但與全面應用信息技術相比，又差得太遠。雖然提升了一定的工作效率，但未能做到整體優化。

4人財物不跟進在實施信息化管理的今天，更迫切需要懂一定網絡技術和計算機操作能力的人員，而這些往往由于成教部門的性質所在，極為缺乏。作為學校的二級部門，成教部門一般不會像學校一樣設置專門的檔案管理崗位，這造成了檔案資料管理的人手不足。在財力物力方面，成教部門往往注重在招生宣傳和二級站點培訓方面加大經費投入，而由于本身對信息化的認知不足，必需的服務器、網站建設等經費的投入則少之又少。這導致了一些必需的檔案保管設備無法備齊，檔案的管理與利用還停留在原始的手工操作上。這種狀況，大大影響了檔案的利用效率。

成教檔案信息化管理對策研究

1思想上認真重視對于成人教育部門來說，其檔案信息化實施的步伐常常落后于學校的教務與學生管理部門，原因在于其支持單位的復雜性與二級層次的特點。所以，應當強化檔案管理的現代化意識、科技化意識、計算機管理檔案意識，尤其注意不僅僅要將歸檔工作由手工管理向計算機數字化管理轉變，還要具備整體宏觀意識，積極裝備專業化管理系統。將檔案管理從重管理、輕利用、問題多、工作亂的惡性循環中解脫出來，變“封閉型”為“開放型”，主動面向二級站點與相關系部單位，積極提供優質信息服務的軌道上來。#p#分頁標題#e#

2體制上統一規范體制上不統一，機制運行就不會有活力，這也是制約檔案信息化建設的重要因素之一。成教部門作為半封閉的辦學機構，組織結構上呈發散形。所以成教部門一定要盡早建立獨立的檔案管理體系，真正形成“統一領導、分級管理”的檔案信息化管理模式。相關教學單位、個人與二級教學站點的檔案管理工作應以成教部門提供的規范為標準，形成上下一體、規范統一的局面。目前高校校園網的成熟運用，也為成教部門為開展檔案信息管理及服務工作提供了良好的條件。在網絡平臺中，要注意文件制作與編制檢索工具同步，文件制作與檔案管理可適用同一軟件。根據文件制作平臺，把文件內容所包含的相關檢索字節，如題名、負責單位、密級、產生時間、文號等應用固定格式，再加上檔案管理的部分———如檔號等，在編制檢索時有序調出，將極大地提高能效。

3方法上先進全面對于成教部門來說，其所面向的相關單位多、人員廣、層次參差不齊，所以檔案管理的信息化手段應因對象而異，先進全面。在方式上力求進取，緊跟時代技術發展。一方面、建立并完善成教工作網站，積極應用專業化系統軟件。另一方面在與二級站點對接時要充分使用Ftp、Email、遠程登錄、即時溝通等網絡工具，與業務人員形成快速有效全面的數據交流，有條件的情況下可以通過接收電子檔案，對各種類型檔案進行數字化歸納，積極建設相關的全文和多媒體數據庫，實現檔案全文信息查詢，更好地為提高辦學質量提供佐證和參考價值。

4財力人力上投入在財力人力的投入上，成教部門負責人與學校領導應具備這樣的認識，即作為教學單位，成人教育核心仍是教學管理，只有提高辦學質量才可能吸引更多的生源。如果僅僅把成教部門當做盈利機構，經費和人力的投入只在于眼前的招生宣傳上，是目光短淺的行為。一方面成教部門要投入專項資金進行檔案信息化建設。通過增加經費投入，迅速配置必要的檔案安全保護設備和必要的計算機設施，切實夯牢檔案信息化建設的物質基礎。另一方面，要堅持全員培訓，全面提高隊伍素質。這種培訓首先要面對本部門及相關單位成教業務人員，其次更要針對二級教學站點的成教業務人員有的放矢。由于人手力量薄弱的問題，二級教學站點的工作人員往往是招生、教學、檔案管理集一身，大多畢業于非檔案管理專業，檔案管理基礎理論和基本知識貧乏，整體素質偏低，直接制約檔案信息化建設。成教部門可針對這種情況定期開展培訓會議，根據需要進行網絡遠程培訓，形成本單位成教工作電子化規程，形成辦學共識，即形成了有效的檔案信息化管理機制，更有助于辦學效率和準確率的提高。